Productos e inventario

Esta sección es donde usted define qué compra, vende y fabrica su empresa: los artículos (ítems) y el control de sus existencias (stock). Vive en el sidebar antpro bajo Productos y servicios, y es el corazón que enlaza Ventas, Compras, Contabilidad y Manufactura. Todo lo que se describe acá puede probarlo sin miedo en el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave demo).

Para el índice maestro de todas las transacciones del sistema (con su comprobante y su asiento), vea el Recorrido transaccional.

Antes de tocar botones, conviene fijar el modelo mental. NITRO, sistema contable boliviano, trata al inventario así:

• Primero existen los ítems. Nada de comprar o vender “productos sueltos”: usted da de alta cada artículo en el maestro, y recién después aparece para elegir en una factura de venta, una orden de compra o una receta de producción.
• Todo ítem tiene un TIPO fijo: Comprado (con control de existencias), Fabricado (con control de existencias, sale de una orden de trabajo) o Servicio (SIN existencias). Solo Comprado y Fabricado son “artículos de stock” y participan del inventario; los de Servicio no manejan existencias (por ejemplo honorarios, fletes, mantenimiento). El tipo no se puede cambiar después desde la interfaz, así que elíjalo bien al crear el ítem.
• La categoría define las cuentas GL del artículo. Cuando usted crea un ítem lo asigna a una categoría de ítems, y esa categoría le hereda automáticamente las cuentas contables (Ventas, Inventario, Costo de ventas/COGS, Ajustes de inventario), el tipo de impuesto y la unidad. Así no tiene que decidir cuentas ítem por ítem: se configura la categoría una vez y todos los ítems nacen bien contabilizados.
• El costo es promedio ponderado. NITRO no usa costo estándar rígido ni FIFO/LIFO: cada entrada al inventario recalcula un costo promedio por artículo. Ese costo es el que usa el sistema para valorizar existencias y para el costo de ventas.
• Regla boliviana clave. El IVA del 13% va “por dentro”: los precios se manejan con IVA incluido y el sistema separa base e impuesto. Los movimientos de inventario que nacen de compras y ventas heredan los comprobantes CI/CE/CT y las referencias automáticas de cada documento (ver más abajo).

En el sidebar antpro abra Productos y servicios. Ahí encontrará, agrupadas, las tres familias de opciones:

• Transacciones: Ajustes de inventario y Transferencias entre ubicaciones.
• Consultas e informes: Estado del ítem (existencias), Movimientos de ítem (kárdex) y reportes.
• Mantenimiento: Artículos (ítems), Categorías, Unidades de medida, Ubicaciones/almacenes, Niveles de reposición, Códigos externos (barras) y Kits de venta.
• Precios y costos: Precios de venta, Precios de compra/datos de proveedor y Costo estándar (ajuste del costo promedio).

Atajos útiles:

• El buscador global (arriba) encuentra un ítem por código o nombre sin navegar el menú.
• El botón “+ Nuevo” ofrece accesos rápidos como “Nuevo artículo” o “Nuevo ajuste de inventario”.
• El engranaje (Configuración) lleva a la configuración global, incluidas las cuentas GL por defecto de toda la empresa.

El orden natural para dejar el inventario operativo y luego usarlo:

  Unidades de medida
        |
        v
  Categorías  --->  (heredan cuentas GL, impuesto y unidad)
        |
        v
     Ítems  --->  Precios de venta  +  Precios de compra
        |
        v
   Almacenes / ubicaciones
        |
        v
  Existencia inicial (Ajuste +)
        |
        v
  OPERACIÓN:  Ventas descuentan (out) · Compras suman (in)
              Producción consume insumos y da de alta terminado
              Transferencias mueven entre almacenes
              Ajustes registran mermas/sobrantes
        |
        v
  CONTROL:  Estado del ítem  +  Movimientos (kárdex)

En términos de los tres bloques: el Mantenimiento (categorías, ítems, unidades, almacenes, precios) es la preparación; las Transacciones (ajustes y transferencias) son el día a día manual del stock; y las Consultas y Reportes (estado y kárdex) son el control.

Menú: Productos y servicios → Mantenimiento → Categorías de ítems

Una categoría agrupa artículos parecidos (por ejemplo “Mercaderías”, “Servicios profesionales”, “Materia prima”) y, sobre todo, fija las cuentas contables por defecto que heredarán todos los ítems que usted cree dentro de ella: cuenta de Ventas, de Inventario, de Costo de ventas (COGS) y de Ajustes de inventario, además del tipo de impuesto y la unidad de medida. Es el paso que le ahorra decidir cuentas ítem por ítem.

1. Presione Agregar nuevo (o el lápiz para editar una existente).
2. Escriba el Nombre de la categoría.
3. Elija el Tipo de impuesto del ítem (para Bolivia, el que corresponda al IVA 13%).
4. Defina la Unidad de medida por defecto.
5. Asigne las cuentas GL: Ventas, Inventario, Costo de ventas (COGS) y Ajustes de inventario. Para servicios, en COGS use una cuenta de gasto/costo.
6. Presione Agregar nuevo / Actualizar para guardar.

• Cree primero una categoría para stock (mercaderías) y otra para servicios, porque sus cuentas son distintas.
• Si cambia las cuentas de una categoría, eso afecta a los ítems nuevos; los ítems ya creados conservan las cuentas que tomaron al nacer (revise ítem por ítem si necesita corregirlos).

Menú: Productos y servicios → Mantenimiento → Artículos

Es la pantalla central del módulo: acá se crean, editan y desactivan los artículos de inventario y de servicio. Cada ítem queda enlazado a su categoría, su tipo, su unidad, su impuesto y sus cuentas contables.

1. Presione “+ Nuevo” → “Nuevo artículo” (o entre a Artículos y Agregar nuevo).
2. Escriba el Código del artículo (único y NO modificable después) y el Nombre/Descripción.
3. Elija la Categoría (le precarga impuesto, unidad y cuentas).
4. Elija el Tipo de artículo: Comprado, Fabricado o Servicio.
5. Confirme la Unidad de medida y el Tipo de impuesto del ítem.
6. Revise las cuentas GL heredadas: Ventas, Inventario, Costo de ventas (COGS) y Ajustes de inventario. Ajústelas solo si este ítem necesita algo distinto de su categoría.
7. Opcional: casillas Descripción editable, Excluir de ventas, Excluir de compras; imagen .jpg; y Estado (Activo/Inactivo).
8. Presione Agregar nuevo para guardar.

• Marque como Servicio los ítems sin inventario. En un ítem de Servicio siempre cargue una cuenta de gasto en el campo de Costo de ventas (COGS): ahí se postean sus compras.
• El Tipo de artículo no se puede cambiar luego desde la interfaz. Si se equivocó, cree un ítem nuevo con el tipo correcto y desactive el anterior.
• Con muchos ítems, active la búsqueda por fragmento en la configuración de la empresa; use * para listar todos.

Menú: Productos y servicios → Mantenimiento → Unidades de medida

Define las unidades en que se cuenta cada artículo (unidad, caja, hora, kilogramo, litro) y sus decimales. La categoría y el ítem toman de acá su unidad por defecto.

1. Presione Agregar nuevo.
2. Escriba la abreviatura (ej. und, caja, hr) y el nombre/descripción.
3. Indique la cantidad de decimales permitidos (0 para artículos que no se fraccionan).
4. Presione Agregar nuevo para guardar.

• Defina las unidades antes de crear categorías e ítems, para no tener que corregir después.
• Para servicios facturados por tiempo, una unidad “hora” con decimales suele ser cómoda.

Menú: Productos y servicios → Mantenimiento → Ubicaciones de inventario

Las ubicaciones son los almacenes o sucursales donde físicamente están las existencias. Todo movimiento de stock (compra, venta, ajuste, transferencia) ocurre en una ubicación. Si su empresa maneja un solo depósito, igual necesita al menos una ubicación.

1. Presione Agregar nuevo.
2. Escriba el Código de ubicación y el Nombre.
3. Complete dirección, teléfono y correo de contacto (útil para los avisos de reposición).
4. Presione Agregar nuevo para guardar.

• Piense las ubicaciones como sucursales/almacenes, no como estantes: para detalle fino conviene otro esquema.
• El correo por ubicación se usa en los avisos de niveles de reposición.

Menú: Productos y servicios → Catálogo → Precios de venta

Fija el precio de venta de cada artículo, pudiendo diferenciarlo por tipo de cliente/venta (mayorista, minorista) y por moneda. Recuerde que en Bolivia el precio se maneja con IVA incluido (13% por dentro): el sistema separa base e IVA al facturar.

1. Elija el artículo (o entre desde la ficha del ítem).
2. Seleccione el Tipo de venta y la Moneda.
3. Escriba el Precio (con IVA incluido, si esa es su política).
4. Presione Agregar nuevo para guardar.

• Los precios de compra / datos del proveedor se cargan aparte, en Precios y costos → Precios de compra, e incluyen el factor de conversión de unidad.
• El Costo estándar (Precios y costos → Costo estándar) permite ajustar manualmente el costo promedio de un artículo; úselo con cuidado porque afecta la valorización (ver más abajo “Actualización de costo estándar”).

Acá empieza la operación del stock. Los movimientos se dividen en manuales (usted los registra: ajustes, transferencias, costo estándar) y automáticos (nacen de otro documento: compras, ventas, producción). Todos quedan registrados en el kárdex del artículo y todos, salvo aviso, se pueden anular (ver la sección Anulaciones).

Recordatorio de comprobantes bolivianos: los movimientos de inventario que no mueven caja usan el CT (Traspaso); las entradas por compra heredan el CI (Ingreso) de su recepción/factura; las salidas por venta heredan el comprobante de su entrega/factura.

Menú: Productos y servicios → Inventario → Ajustes de inventario

Registra una entrada de stock que no proviene de una compra: la existencia inicial cuando arranca el sistema, un sobrante detectado en un conteo físico, o una devolución interna que hay que reponer al inventario. Aumenta la cantidad y el valor del inventario de la empresa.

1. Presione “+ Nuevo” → “Nuevo ajuste de inventario”.
2. Elija la Ubicación/almacén que recibe el stock.
3. Elija el Tipo de ajuste = positivo y la fecha (dentro de un período abierto).
4. Agregue las líneas: artículo, cantidad y el costo unitario (obligatorio en el ajuste positivo, porque es el valor con el que entra al inventario y recalcula el costo promedio).
5. Revise la referencia automática; no la borre.
6. Presione Procesar/Agregar para confirmar.

Comprobante CT (Traspaso). Contra la cuenta de Ajustes de inventario del ítem:

• Debe cuenta de Inventario (por el valor cantidad × costo unitario).
• Haber cuenta de Ajustes de inventario.

• Para cargar el stock inicial al empezar, use un ajuste positivo con el costo real de cada artículo: eso fija el costo promedio de partida. Es preferible al Balance de apertura para lo que es inventario, porque además crea el movimiento en el kárdex.
• Cada ajuste positivo recalcula el costo promedio ponderado: si el costo unitario que carga difiere del promedio actual, el promedio se moverá. Verifíquelo luego en el kárdex.
• Los ajustes solo aplican a ítems Comprado/Fabricado; los de Servicio no tienen existencias que ajustar.

Menú: Productos y servicios → Inventario → Ajustes de inventario

Registra una salida de stock que no proviene de una venta: una merma (rotura, vencimiento, robo, obsolescencia), una baja por deterioro o una diferencia negativa detectada en un conteo físico. Disminuye la cantidad y el valor del inventario, reconociendo una pérdida.

1. Presione “+ Nuevo” → “Nuevo ajuste de inventario”.
2. Elija la Ubicación/almacén de donde sale el stock.
3. Elija el Tipo de ajuste = negativo y la fecha.
4. Agregue las líneas: artículo y cantidad a dar de baja. La salida se valoriza al costo promedio vigente del artículo (no lo teclea usted).
5. Revise la referencia automática.
6. Presione Procesar/Agregar para confirmar.

Comprobante CT (Traspaso). Es el espejo del ajuste positivo:

• Debe cuenta de Ajustes de inventario (reconoce la pérdida / gasto).
• Haber cuenta de Inventario (baja el valor del stock).

• La cuenta de Ajustes de inventario del ítem debería apuntar a una cuenta de pérdida/gasto (por ejemplo “Pérdidas y mermas de inventario”) para que la merma quede bien reflejada en resultados.
• El sistema no deja dejar el stock en negativo por un ajuste: no puede sacar más de lo que existe en esa ubicación a esa fecha. Si le falta cantidad, primero regularice con una entrada o revise la fecha.
• Un ajuste negativo no cambia el costo promedio (solo baja cantidad al promedio vigente); lo que cambia el promedio son las entradas.

Menú: Productos y servicios → Inventario → Transferencias entre ubicaciones

Mueve existencias de una ubicación a otra dentro de la misma empresa: solo cambia dónde está el stock, no la cantidad ni el valor total del inventario de la empresa. Es el movimiento típico entre depósito central y sucursales.

1. Presione “+ Nuevo” → “Nueva transferencia”.
2. Elija la ubicación origen y la ubicación destino (deben ser distintas).
3. Indique la fecha y agregue las líneas (artículo y cantidad). La transferencia se valoriza al costo promedio del artículo, que viaja con la mercadería (el destino hereda ese costo).
4. Revise la referencia automática.
5. Presione Procesar para confirmar.

Comprobante CT (Traspaso). Depende de cómo estén configuradas las cuentas de las ubicaciones:

• Caso normal (mismas cuentas de inventario en origen y destino): es neutra a nivel contable: el valor total del inventario no cambia y no se genera un asiento con efecto neto (Debe y Haber caen en la misma cuenta de Inventario). Solo se mueve la cantidad entre ubicaciones en el kárdex.
• Caso especial (cada ubicación con cuenta de inventario distinta): sí genera un asiento: Debe Inventario de la ubicación destino · Haber Inventario de la ubicación origen, por el costo transferido. El total sigue igual, pero se reclasifica entre cuentas.

• Si origen y destino son el mismo, el sistema no la procesa; elija ubicaciones distintas.
• Verifique que haya existencia suficiente en la ubicación origen antes de transferir: el sistema no permite dejar el origen en negativo.
• Una transferencia no altera el costo promedio del artículo (el costo viaja con la mercadería).

Menú: Productos y servicios → Catálogo → Costo estándar

Permite ajustar manualmente el costo promedio de un artículo (por ejemplo tras un error de carga, un reavalúo o para corregir el valor con el que quedó el stock). No mueve cantidades: solo cambia la valorización del inventario existente a un costo nuevo. Úselo con criterio contable, porque impacta directamente el valor del inventario y, al vender, el costo de ventas.

1. Elija el artículo.
2. Revise el costo actual (promedio ponderado vigente) que muestra la pantalla.
3. Escriba el nuevo costo unitario.
4. Confirme. El sistema valoriza la existencia actual al nuevo costo y registra la diferencia.

Comprobante CT (Traspaso). Reajusta el valor del stock por la diferencia (nuevo costo − costo anterior) × existencia actual:

• Si el costo sube: Debe Inventario · Haber Ajustes de inventario (mayor valor del stock).
• Si el costo baja: Debe Ajustes de inventario (pérdida por menor valor) · Haber Inventario.

• Es una herramienta de corrección, no de operación diaria: para el costo del día a día deje que las compras y los ajustes positivos formen el promedio solos.
• Documente el motivo (nota interna) porque afecta la valorización de un golpe y se ve en resultados.

Buena parte del inventario se mueve solo, sin que usted entre a este módulo: lo disparan los documentos de otros módulos. Todos aparecen en el kárdex del artículo con su comprobante y su valorización al costo promedio.

Al recibir mercadería de un proveedor (recepción / GRN), o al facturar una compra con inventario, el stock entra a la ubicación indicada al costo de compra. Ese ingreso recalcula el costo promedio ponderado del artículo.

• Comprobante: CI (Ingreso).
• Asiento típico de la recepción: Debe Inventario · Haber Compras por facturar (luego la factura de compra la salda contra Cuentas por Pagar e imputa el IVA Crédito Fiscal).
• Detalle en Compras y gastos.

Al entregar (remito) o facturar con manejo de inventario, el stock sale de la ubicación al costo promedio vigente, reconociendo el costo de ventas (COGS).

• Comprobante de la entrega: CT; la factura lleva su comprobante de Venta con el IVA Débito Fiscal.
• Asiento de la salida de inventario: Debe Costo de ventas · Haber Inventario. Si se factura sin entrega previa, ese par se genera junto con la factura.
• Detalle en Ventas.

En Manufactura, la emisión de materiales de una orden de trabajo consume insumos del inventario, y la recepción de producción da de alta el producto terminado. Ambos mueven stock automáticamente y valorizan el terminado por promedio ponderado (insumos + mano de obra + gastos, si se cargan).

• Emisión de materiales: Debe Productos en Proceso (WIP) · Haber Inventario de insumos.
• Recepción de producción: Debe Inventario de producto terminado · Haber Productos en Proceso (WIP).
• Detalle en Producción.

El kárdex (Movimientos de ítem) reúne todos estos movimientos —manuales y automáticos— por artículo y ubicación, en orden de fecha, mostrando cantidad de entrada/salida, costo, valor y saldo acumulado. Es la fuente de verdad de la valorización:

• Cada entrada (compra, ajuste positivo, producción, costo estándar al alza) recalcula el costo promedio = valor total en stock ÷ cantidad total en stock.
• Cada salida (venta, ajuste negativo, transferencia de salida, consumo de producción) descuenta al costo promedio vigente en ese momento.
• Los ítems de Servicio no aparecen en el kárdex: no manejan existencias.

Menú: Productos y servicios → Consultas e informes → Estado del ítem y Movimientos de ítem

Son las dos consultas de control. El Estado del ítem muestra la existencia actual por ubicación, más lo comprometido (por pedidos de venta) y lo en pedido (por órdenes de compra). El Movimientos de ítem (kárdex) lista, por período, cada entrada y salida del artículo con su cantidad, costo y saldo acumulado.

1. Para el estado: entre a Estado del ítem, elija el artículo y lea las columnas de existencia, comprometido y en pedido por ubicación.
2. Para el kárdex: entre a Movimientos de ítem, elija el artículo, la ubicación y el rango de fechas, y presione Mostrar.

• El kárdex es su mejor herramienta para entender por qué el costo promedio de un artículo quedó en cierto valor: cada entrada lo recalcula.
• Si un artículo “no aparece” para vender, revise que no esté marcado Excluir de ventas o Inactivo, y que tenga existencia en la ubicación elegida.

Un movimiento de inventario registrado por error no se borra ni se edita a mano: se anula, y el sistema genera el movimiento contrario exacto, devolviendo cantidades, valor y asiento a su estado previo. Es el mismo criterio que rige todo NITRO (ver Recorrido transaccional y Anular una transacción).

1. Abra Configuración → Anular una transacción y busque el ajuste por su número/referencia (o llegue desde el kárdex del artículo).
2. Confirme la anulación.
3. Qué revierte: un ajuste positivo anulado saca de nuevo esa cantidad y su valor del inventario (y revierte el asiento: Debe Ajustes de inventario · Haber Inventario). Un ajuste negativo anulado repone la cantidad al costo con que salió (revierte: Debe Inventario · Haber Ajustes de inventario).

1. Igual, desde Configuración → Anular una transacción (o desde la consulta/kárdex).
2. Qué revierte: devuelve la cantidad transferida de la ubicación destino a la ubicación origen, al mismo costo con que viajó. Si la transferencia había generado asiento (ubicaciones con cuentas de inventario distintas), la anulación genera el asiento contrario; si fue neutra, solo revierte el movimiento de cantidad en el kárdex.

• Período cerrado. No se puede anular en un período contable cerrado. Primero reabra la gestión, o registre la corrección con una fecha dentro de un período abierto.
• Stock insuficiente / negativo. La anulación no puede dejar existencia negativa. Ejemplos: no se puede anular un ajuste positivo o una entrada si esa mercadería ya se vendió/consumió/transfirió y en la ubicación ya no queda la cantidad para retirarla; no se puede anular una transferencia si el stock ya salió de la ubicación destino. En esos casos, primero deshaga lo posterior (la venta, el consumo, la otra transferencia) y luego anule el movimiento base.
• Movimientos automáticos. Una entrada por compra o una salida por venta no se anula desde este módulo: se anula el documento que la originó (la recepción, la factura, la entrega, la orden de producción), y con él se revierte su movimiento de inventario. Deshaga siempre de lo último hacia lo primero (por ejemplo: primero el pago, luego la factura, luego la recepción).
• Efecto en el costo promedio. Anular una entrada recalcula el promedio como si nunca hubiera ocurrido; por eso, si en el medio hubo salidas valorizadas a ese promedio, el sistema exige que primero se deshagan.

Los ítems de tipo Fabricado se obtienen mediante el módulo de Manufactura: usted define una receta (BOM) con los insumos y crea una Orden de trabajo (OT) que consume la materia prima y produce el artículo terminado, moviendo el stock automáticamente. Ese flujo se documenta aparte en Producción; acá basta con saber que el ítem Fabricado debe existir en el maestro antes de armar su receta.

• “La referencia ingresada no es válida”. Alguien borró la referencia automática del documento (FV-, FC-, PP-, OF-, o el correlativo del ajuste/transferencia) o escribió texto libre. Deje la referencia que sugiere el sistema; se numera automáticamente por período.
• El gasto de un servicio va a la cuenta equivocada. En ítems de Servicio, cargue una cuenta de gasto en el campo de Costo de ventas (COGS), y en el proveedor use la opción de usar la cuenta COGS/Inventario del ítem. Si no, el gasto se postea contra la cuenta por defecto del proveedor.
• Me equivoqué de tipo de artículo. El tipo no se cambia por la interfaz. Desactive el ítem y cree uno nuevo con el tipo correcto.
• No me deja el ajuste negativo / la transferencia por falta de stock. El sistema no permite dejar existencia negativa: revise la cantidad disponible en esa ubicación y la fecha (a esa fecha quizás aún no había ingresado el stock).
• No puedo anular: “período cerrado” o “stock insuficiente”. Reabra la gestión o use fecha en período abierto; y deshaga primero los movimientos posteriores que ya consumieron esa mercadería (ver Anulaciones).
• No puedo modificar/eliminar una cuenta al configurar cuentas GL. Las cuentas principales (cabeceras de grupo) del PUC no se editan ni se borran, y varias vienen predefinidas por ser estándar en Bolivia (ver Guía del plan de cuentas).
• Un ítem Servicio tipo “Descuento” con precio negativo distorsiona el costo. Evite usar artículos de descuento con precio negativo mezclados con artículos de stock; afectan el costo unitario de los demás.
• El costo promedio “salta”. Es normal: cada entrada de compra, ajuste positivo, producción o costo estándar al alza recalcula el promedio ponderado. Use el kárdex para auditar el movimiento que lo cambió.
• Tipo de cambio USD/BOB. Desde 2026 el TC es variable (antes fijo en 6,96). Si maneja artículos o precios en dólares, revise que los tipos de cambio importados estén al día (ver Cajas y bancos).

• Recorrido transaccional — índice maestro de todas las transacciones, su comprobante y su asiento.
• Producción — recetas (BOM), órdenes de trabajo, consumo y alta de terminado.
• Guía del plan de cuentas (PUC Bolivia) — de dónde salen las cuentas GL que hereda cada ítem.
• Compras y gastos — cómo las recepciones suman existencias.
• Ventas — cómo las entregas/facturas descuentan existencias.
• Contabilidad — comprobantes CI/CE/CT, asientos y estados financieros.
• Anular una transacción — procedimiento general de anulación.