Punto de venta (POS) — tutorial completo

El POS es una forma distinta de llegar al mismo resultado que una factura de venta: en lugar de llenar el formulario clásico (cliente, líneas, precios, guardar, cobrar, aplicar el cobro), el cajero toca los productos, el carrito se arma solo y con un clic en COBRAR NITRO hace todo junto:

1. emite la factura de venta (con su asiento de ventas, IVA débito fiscal, costo e inventario),
2. registra el cobro en la caja o banco que corresponde al método elegido (efectivo, tarjeta o QR) y lo aplica a la factura,
3. imprime el ticket (o el PDF fiscal en A4) y, si está activado, emite la Factura Electrónica ante el SIAT.

Si la venta es a crédito, se emite la factura y queda por cobrar; el cobro se registra después desde Ventas → Recibos de cobro.

Dónde está: en el módulo Ventas, barra superior, menú Punto de venta:

• Terminal POS: la pantalla de venta a pantalla completa.
• Panel POS (caja, reportes, config): el tablero del cajero con el estado de la caja y accesos a caja/arqueo, reportes, historial, configuración, códigos de barras y a las pantallas de clientes, artículos, existencias, etc.

El POS es un complemento de NITRO. Si no ve el menú Punto de venta, el complemento no está activo en su empresa o su rol no tiene el permiso: vea la sección Permisos.

• Consumidor final (S/N). Si no identifica al cliente, el POS factura al cliente genérico con NIT 0 y nombre S/N (configurables). A ese cliente solo se le puede vender cobrando el total: no admite crédito.
• Cliente por NIT/CI. Escriba el NIT o CI y la razón social; si el cliente ya existe NITRO lo toma, y si no existe lo crea automáticamente (con su sucursal y grupo de impuestos por defecto). También puede buscarlo por nombre en buscar cliente existente.
• Métodos de pago. Efectivo, Tarjeta y QR son cobros inmediatos: cada uno tiene una cuenta de caja o banco configurada (por ejemplo, Efectivo → Caja Moneda Nacional; QR → Banco). Crédito no cobra: deja la factura pendiente.
• Caja / arqueo. Es el control del efectivo físico del cajero: se abre con un fondo inicial, acumula las ventas en efectivo del turno y se cierra contando el dinero. El arqueo es operativo: no genera asientos (los cobros ya se contabilizaron venta por venta).
• Venta suspendida. Un carrito guardado para retomarlo después (por ejemplo, el cliente fue a buscar más productos). No registra nada en contabilidad hasta que se cobra.
• Ticket vs. factura fiscal. El ticket es la impresión angosta para impresora de rollo. Si la venta se emitió como Factura Electrónica, el ticket lleva CUF y QR del SIAT y dice CON DERECHO A CRÉDITO FISCAL; si no, dice DOCUMENTO SIN VALIDEZ FISCAL – SÓLO REGISTRO INTERNO.
• Idempotencia. Si por un corte de red el cajero presiona COBRAR dos veces, NITRO detecta la repetición y avisa “Esta venta ya estaba registrada (no se cobró de nuevo)”. No se duplican facturas.

En ⚙ → Roles y accesos, la sección Punto de Venta tiene cuatro áreas independientes:

Después de marcar un área nueva en un rol, el usuario debe salir y volver a entrar para que su sesión reciba el permiso. Sin el área, verá “No tiene permiso para el POS. Asígnelo en Configuración → Roles de Seguridad → Punto de Venta.”

Abra Panel POS → Configuración del POS (o Ventas POS / Historial, pestaña Configuración). Solo la ve quien tiene el área de configuración.

Presione Guardar configuración; verá “Configuración guardada.”. Si nunca guardó nada, NITRO usa valores calculados: el primer tipo de precio, el grupo IVA, el primer almacén y la primera cuenta de caja.

Panel POS → Códigos de barras. Permite que un mismo ítem tenga varios códigos (el del fabricante, el interno, el de la caja de 12). Complete Código de barras (escanee o escriba), el Item, la Cantidad por escaneo (pack) (por ejemplo 12 si el código es de una caja de 12 unidades) y presione Guardar código. Si el código ya pertenece a otro ítem, NITRO avisa: “El código '…' ya está asignado al ítem X. Si desea moverlo a Y, marque “Reasignar si ya pertenece a otro ítem” y guarde de nuevo.” Los ítems cuyo código de artículo ya es un código de barras funcionan sin registrarlos aquí.

El catálogo del POS muestra los ítems vendibles y activos con su precio de la lista configurada. Si un producto no aparece, revise en Productos y servicios → Productos / ítems que no esté inactivo ni marcado como “no vendible”, y que tenga precio de venta en esa lista (Precios de venta). Los kits de venta aparecen con la etiqueta KIT y se despliegan en sus componentes al facturar.

Arriba muestra el cajero y el estado de su caja: Caja ABIERTA #N (desde fecha) o Caja cerrada. Las tarjetas se agrupan en: terminal y caja (Terminal POS, Caja / Arqueo, Reportes POS, Ventas POS / Historial); ventas y clientes (cotizaciones, pedidos, devoluciones/notas de crédito, cobros de clientes, clientes); inventario y artículos; compras y proveedores; tesorería, gastos y reportes; y configuración. Cada tarjeta aparece solo si el usuario tiene permiso para esa pantalla, de modo que un cajero no ve accesos que le darían “acceso denegado”.

Panel POS → Caja / Arqueo. Si no tiene caja abierta, verá “No tiene una caja abierta. Abra una con el fondo inicial para comenzar el turno; las ventas en efectivo se imputarán a ella para el arqueo.”

1. Escriba el Fondo inicial (efectivo): el dinero para dar cambio con el que empieza (puede ser 0).
2. Opcionalmente una Nota de apertura.
3. Presione Abrir caja. Verá “Caja abierta #N.”

Reglas: el fondo no puede ser negativo (“El fondo inicial no puede ser negativo.”) y cada cajero tiene una sola caja abierta a la vez (“Ya tiene una caja abierta. Ciérrela antes de abrir otra.”). La apertura no genera asiento: el fondo es dinero que ya está en la cuenta de caja contable.

• Buscar o escanear. El cursor está siempre en Buscar o escanear código de barras (Enter = agregar). Escriba parte del nombre o código y presione Enter: si hay un solo resultado (o el código coincide exactamente) el ítem se agrega solo. Con un lector de código de barras, basta escanear.
• Chips de categoría. Todos 37 · Componentes 8 · Mercaderías 18 · … filtran el catálogo con un toque; el número es la cantidad de ítems.
• Tarjetas. Cada producto muestra código, nombre, foto (o iniciales) y precio. Toque la tarjeta para agregar una unidad; tocarla de nuevo suma otra (la tarjeta queda resaltada en verde con la cantidad).

• En la venta actual, cada línea tiene − / + y un campo de cantidad editable, el precio editable (para ítems Sin precio es obligatorio escribirlo) y × para quitarla.
• El TOTAL se recalcula al instante. La moneda (BOB) aparece como distintivo; si elige un cliente con moneda extranjera, el carrito se recotiza y avisa “Carrito recotizado en USD por moneda del cliente”.

• Para consumidor final, deje 0 / S/N.
• Para factura con nombre, escriba el NIT/CI y la Razón social / Cliente. Si el NIT ya existe, NITRO completa el nombre; si no existe, crea el cliente al cobrar.
• O escriba en buscar cliente existente… parte del nombre, NIT o código y elija de la lista.

⏸ Suspender guarda el carrito con el cliente y muestra “Venta suspendida”. ↺ Recuperar (N) abre la lista: toque una para volver a cargarla (“Venta recuperada”) o el ícono rojo para descartarla. Las suspendidas son por cajero y no tocan inventario ni contabilidad.

1. Toque Efectivo, Tarjeta, QR o Crédito. Debajo se muestra Cuenta de cobro: … (la caja o banco donde entrará el dinero) para los tres primeros.
2. Si quiere, anote el Nro comprobante / voucher (número de voucher de tarjeta, referencia del QR; máximo 60 caracteres).
3. Marque o desmarque Emitir Factura Electrónica (SIAT).
4. Presione COBRAR.

Al terminar verá ✔ Venta registrada con el número de factura y los botones Imprimir ticket, PDF fiscal A4 y Nueva venta.

• La factura aparece en Ventas POS / Historial (fecha, número, cliente, método, monto, estado de FE, cajero y enlace Ver) y en todas las consultas de Ventas como cualquier factura.
• Si la FE falló, el ticket muestra “FE no emitida: … La factura #N quedó registrada; reintente la FE desde el panel”: la venta nunca se pierde por un problema con el SIAT; se reintenta desde Ventas → Facturación Electrónica → Consulta de facturas / estado.

Ejemplo del demo: venta de Bs 125,00 al contado en efectivo, con ítems de inventario que costaron Bs 80,00.

a) La factura de venta (igual que una factura de venta normal; IVA por dentro al 13 %):

Las cuentas exactas salen de la categoría del ítem (ventas, costo, inventario) y de la ficha del cliente, como en cualquier venta. Los servicios no llevan las dos últimas líneas.

b) El cobro (solo Efectivo, Tarjeta o QR):

Y el cobro queda aplicado a la factura, que pasa a saldo cero. Con Crédito no hay asiento b): la factura queda por cobrar y se cobra después desde Ventas → Recibos de cobro (Cobro del cliente).

c) Caja/arqueo, movimientos de gaveta y ventas suspendidas: ningún asiento. Un retiro a caja fuerte registrado como egreso de gaveta es solo control del efectivo físico; si ese dinero cambia de cuenta contable, regístrelo como transferencia en Cajas y bancos.

1. Entre a Caja / Arqueo. Verá el Movimiento del turno: ventas por método (Efectivo, Tarjeta, QR, Crédito, con la cantidad entre paréntesis), el fondo inicial, las ventas en efectivo, los ingresos y egresos de gaveta y el Efectivo esperado en gaveta.
2. Cuente el dinero y escríbalo en Efectivo contado; agregue una Nota de cierre si corresponde.
3. Presione Cerrar caja y registrar arqueo. NITRO muestra “Caja cerrada. Esperado: X · Contado: Y · Diferencia: Z” y, si cuadra, “(cuadra)”. Si no cuadra, la diferencia queda registrada (en rojo) para control.

Movimientos de gaveta: durante el turno puede registrar Ingreso de efectivo (+) (cambio traído) o Egreso de efectivo (−) (retiro a caja fuerte, pago menor, vale) con Monto y Motivo / concepto → Registrar movimiento. Ajustan el esperado del arqueo; no generan asiento.

Abajo, Cajas recientes lista cada caja con cajero, apertura, cierre, fondo, esperado, contado, diferencia y estado (ABIERTA / cerrada).

Fórmula: Esperado = fondo inicial + ventas en efectivo del turno + ingresos − egresos de gaveta. La Diferencia = contado − esperado.

Panel POS → Reportes POS. Elija Desde / Hasta y presione Mostrar. Muestra: Cobrado por método (movimientos y monto por Efectivo/Tarjeta/QR, el total Cobrado, las ventas a Crédito / a cuenta y el TOTAL facturado), el resumen de Factura Electrónica (emitidas · con error · sin FE), las ventas Por cajero y el Arqueo de cajas del período. Son reportes operativos del turno; los reportes contables (Libro de Ventas IVA, mayor, inventario valorizado) siguen siendo los de Ventas, Contabilidad y Productos.

Una venta del POS es una factura de venta y se anula como cualquiera: ⚙ → Anular una transacción, tipo Factura de venta, número de la factura. Si la venta fue cobrada (efectivo/tarjeta/QR), anule primero el cobro (tipo Recibo de cliente) y luego la factura; NITRO genera los asientos inversos y repone el inventario. En el historial del POS la fila aparece tachada con la marca Anulada. Vea el detalle en Anulaciones de ventas.

• “No tiene permiso para el POS. Asígnelo en Configuración → Roles de Seguridad → Punto de Venta.” — falta el área en el rol; después de asignarla, salga y vuelva a entrar.
• “El carrito está vacío” / “La venta no tiene items.” — agregue al menos un producto antes de cobrar o suspender.
• “Revise: hay líneas con precio/cantidad en cero o descuento 100%.” y “El total debe ser mayor a 0.” — corrija la línea; un ítem Sin precio exige escribir el precio.
• “Este item no tiene precio de lista: ingrese el precio en el carrito.” — el ítem no tiene precio en la lista configurada; escríbalo o cargue precios en Productos → Precios de venta.
• “Sin coincidencias para '…'” — nada en el catálogo coincide con lo escrito o escaneado; registre el código de barras del ítem.
• “No se puede vender a crédito al consumidor final genérico (S/N). Seleccione o registre al cliente con su NIT/CI, o cobre la venta.” — el crédito exige cliente identificado.
• “No tiene una caja abierta. Abra la caja (POS > Caja) antes de cobrar en efectivo.” — está activada la opción Exigir caja abierta; abra la caja.
• “Stock insuficiente para: …” — la empresa no permite stock negativo y no hay existencia en el almacén del POS. Reciba la mercadería o ajuste el inventario.
• “La fecha no pertenece a un ejercicio fiscal abierto o el periodo esta cerrado.” — la gestión está cerrada; vea Gestiones fiscales.
• “La cuenta del cliente está en espera (no admite facturas).” — el estado de crédito del cliente bloquea ventas; revise su ficha (Estados de crédito).
• “Cuenta de cobro no configurada o inexistente para el método …” — en la Configuración del POS falta la caja/banco de ese método.
• “La venta al consumidor final genérico (S/N) debe cobrarse completa” — con S/N el total debe pagarse con efectivo/tarjeta/QR.
• “Esta venta ya estaba registrada (no se cobró de nuevo)” — se presionó COBRAR dos veces; no hay duplicado.
• “FE no emitida: …” — la factura quedó registrada; reintente la FE desde Facturación Electrónica. Causas frecuentes: SIAT sin conexión, NIT inválido, FE no configurada.
• El producto no aparece en el catálogo — está inactivo, es “no vendible” o no tiene precio; revise la ficha del ítem.
• El ticket dice “Documento sin validez fiscal” — la venta se registró sin FE. Para facturas válidas ante el SIN, active y emita la Factura Electrónica.
• La venta en efectivo no aparece en el arqueo — se cobró sin caja abierta. Active Exigir caja abierta para cobrar en efectivo para evitarlo.

• ¿El POS reemplaza a la factura de venta normal? No: es otra forma de emitirla. Ambas generan la misma factura y el mismo asiento. El POS es más rápido para mostrador; el formulario clásico es mejor para ventas con muchas condiciones (descuentos especiales, pedidos previos, entregas parciales).
• ¿Puedo vender en dólares? Si el cliente tiene moneda USD, el carrito se recotiza a USD; la cuenta de cobro debe ser de la misma moneda del cliente, si no NITRO lo avisa.
• ¿Qué pasa con el IVA? Igual que en toda venta: el precio es con IVA incluido y NITRO separa el 13 % como débito fiscal.
• ¿Puedo dar descuento por línea? Sí, hasta 99,99 %; un descuento del 100 % se rechaza.
• ¿Puedo cobrar parte en efectivo y parte con QR? El terminal estándar cobra con un solo método por venta; el ticket soporta pago dividido cuando la venta se registra con varios pagos.
• ¿Cuántas cajas puede tener abiertas un cajero? Una. Cada cajero abre y cierra la suya.
• ¿El arqueo cambia la contabilidad? No. La diferencia del arqueo es un dato de control; si falta dinero, el ajuste contable lo decide el contador (por ejemplo, un egreso de caja a una cuenta de faltantes).
• ¿Puedo usar el POS en el celular o tablet? Sí: el Terminal y el Panel son responsivos; en pantallas angostas el carrito se apila debajo del catálogo.

• Ventas paso a paso — factura de venta, cobros, notas de crédito y anulaciones.
• Configuración FE y homologación — para que el POS emita Factura Electrónica.
• Productos y servicios — ítems, categorías, precios y kits.
• Cajas y bancos — las cuentas de cobro del POS y las transferencias de efectivo.
• Configuración avanzada → Puntos de venta — el maestro clásico de cajas de venta por usuario.
• Usuarios y roles — permisos del POS por rol.