Importar ítems desde Excel/CSV

Dar de alta productos uno por uno en Productos y servicios → Productos / ítems está bien para diez; para quinientos, no. Esta pantalla lee un archivo CSV (texto separado por comas, que Excel genera con Guardar como → CSV) y, fila por fila:

• crea el ítem si el código no existe, o lo actualiza si ya existe (descripción, categoría, unidad, tipo, cuentas),
• crea la categoría y la unidad de medida si no existen,
• opcionalmente carga el precio de venta de la lista que elija,
• y, con otros tipos de fila, carga precios de compra por proveedor, kits, listas de materiales y códigos alternativos (códigos de barras o del proveedor).

Las cuentas contables de los ítems nuevos (ventas, inventario, costo, ajuste, ensamblaje) se toman de los valores por defecto que la pantalla muestra arriba; NITRO los valida antes de importar.

No genera asientos: solo crea maestros. El inventario inicial de esos ítems se carga después con un ajuste de inventario (Ajustes de inventario) o con el Balance de apertura.

¿Excel o CSV? La pantalla acepta solo CSV. Prepare la planilla en Excel y guárdela como CSV (delimitado por comas). Si sus descripciones llevan comas, guarde con separador ; y escriba ; en el campo Field separator.

¿Es lo mismo que Importaciones? No. Importaciones (pólizas e ítems importados) carga ítems de una póliza de importación con datos aduaneros (DIM, subpartida, serie, lote, vencimiento) y los lleva a una carpeta de costeo. Esta pantalla carga el catálogo general, sin datos aduaneros, y además precios, kits y unidades.

Es un complemento del módulo Productos y servicios (nombre del complemento: Importar Ítems desde CSV). Para usarlo:

1. El complemento debe estar activo en su empresa. Si al abrirlo ve “Las configuraciones de seguridad de su cuenta no le permiten acceder a esta función” aunque sea administrador, el complemento no está activado para la empresa o su rol no tiene el área Importar Ítems desde CSV (⚙ → Roles y accesos). Pida al soporte que lo active y vuelva a entrar.
2. La pantalla no figura en las barras de NITRO X; se abre por enlace directo: abrir en el demo (en su instalación, reemplace «demo» por el nombre de su empresa).

La pantalla conserva sus textos en inglés (Import of CSV formatted Items, Default GL Accounts, Import CSV File…). Esta guía los cita tal como aparecen.

El archivo tiene siempre 10 columnas, en este orden, y la primera columna dice qué tipo de dato trae la fila. La primera línea del archivo es el encabezado (se ignora). Las columnas que un tipo no usa se dejan vacías (pero deben existir, para mantener las 10 posiciones).

• mb_flag: B = comprado / mercadería (lleva inventario), M = fabricado (producción), S = servicio (sin inventario).
• NOTE en la columna type = comentario; la fila se ignora.
• FOREIGN asocia un código alternativo (código de barras, código del proveedor) a un ítem existente: en item_code va el código alternativo y en stock_id el ítem de NITRO.
• KIT crea un kit de venta: item_code es el código del kit, stock_id cada componente y qty su cantidad. Una fila por componente.
• BOM crea la lista de materiales para producción: item_code el producto, stock_id el insumo, description el centro de trabajo (se crea si no existe), qty la cantidad.
• BUY carga el precio de compra por proveedor; el proveedor (columna category) debe existir con ese nombre exacto. Si el ítem no tiene costo estándar, se le asigna este precio como costo.

type,item_code,stock_id,description,category,units,qty,mb_flag,currency,price
ITEM,CEM-IP30,CEM-IP30,Cemento Portland IP-30 (bolsa 50kg),Materiales,U,,B,,58
ITEM,CLAVO-3,CLAVO-3,Clavo 3 pulgadas (kg),Ferretería,kg,,B,,16
ITEM,SRV-INST,SRV-INST,Servicio de instalación,Servicios,U,,S,,250
PRICE,CEM-IP30,,,,,,,BOB,55
FOREIGN,7791234567890,CLAVO-3,Clavo 3 pulgadas (kg),Ferretería,,1,,,
KIT,KIT-ALBANIL,CEM-IP30,Kit albañil,Kits,,2,,,
KIT,KIT-ALBANIL,CLAVO-3,Kit albañil,Kits,,5,,,
UOM,kg,Kilogramo,,,,2,,,

Guárdela como CSV con separador coma (o ; si usa comas en las descripciones) y codificación UTF-8 para que se respeten las tildes.

1. Haga un respaldo de la empresa (⚙ → Respaldo y restauración). La importación actualiza ítems existentes y no tiene “deshacer”.
2. Revise que existan las cuentas contables por defecto (ventas, inventario, costo de ventas, ajuste de inventario, costos de ensamblaje) en ⚙ → Config. Sistema y Libro Mayor; la pantalla las propone.
3. Cree el almacén, el tipo de impuesto de ítem (IVA) y el tipo de venta (lista de precios) que usará, si no existen.
4. Para filas BUY, cree antes los proveedores con el nombre exacto; para FOREIGN, KIT y BOM, los ítems referenciados deben existir (o venir antes en el mismo archivo como filas ITEM).

NITRO valida las cuentas antes de importar: si alguna no existe en el plan, es de caja/banco o la de ajuste coincide con la de inventario, muestra el error y no importa nada.

1. Prepare la planilla en Excel con las 10 columnas y guárdela como CSV.
2. Abra la pantalla (pestaña Import, que es la inicial). Revise las cinco cuentas propuestas; cámbielas solo si los ítems de este archivo deben ir a otras cuentas (por ejemplo, una categoría de productos con cuenta de ventas distinta).
3. Elija el separador, el almacén, el tipo de impuesto y la lista de precios.
4. Seleccione el archivo en CSV Import File y presione Import CSV File.
5. Lea el resumen: “N item posts created, M item posts updated.” y, si corresponde, “N Item Dimensions added.”, “N sales kit components added or updated.”, “N BOM components added or updated.”, “N Units of Measure added or updated.”, “N Purchasing Data items added or updated.”, “N Prices items added or updated for X”. Las filas que actualizaron un ítem existente se listan como “Line N: Update CODIGO”.
6. Verifique en Productos y servicios → Productos / ítems algunos ítems al azar: categoría, unidad, tipo, cuentas y precio.
7. Cargue las existencias iniciales con un ajuste de inventario o el balance de apertura.

El enlace Export (arriba, junto a Import) genera un CSV con los datos actuales, útil para corregir masivamente y reimportar, o para migrar a otra empresa:

Elija el tipo, la lista de precios si corresponde y presione Export CSV File. Si no hay datos, verá “No Results to download.”.

Flujo recomendado para cambiar precios: exporte Price List, edite la columna price en Excel, guarde como CSV y reimporte. Los precios existentes se actualizan.

Ninguno. Esta pantalla crea y actualiza maestros (ítems, categorías, unidades, precios, kits, listas de materiales). Las cuentas que asigna a cada ítem se usarán después, en cada venta, compra, ajuste o producción. El primer movimiento contable de un ítem importado será el ajuste de inventario inicial: Debe Inventario / Haber cuenta de ajuste de inventario (o la cuenta de apertura que use).

• “Las configuraciones de seguridad de su cuenta no le permiten acceder a esta función” — complemento no activo en la empresa o rol sin el área. Vea Dónde está y permisos.
• “No CSV file selected” — presionó importar sin elegir archivo.
• Error de cuentas (la cuenta no existe, es de caja/banco o ajuste = inventario) — corrija las cuentas propuestas antes de importar.
• Se creó un solo ítem con un nombre larguísimo — el separador del archivo no coincide con Field separator: si guardó con ;, escriba ;.
• Tildes y eñes salen como símbolos — guarde el CSV en UTF-8 (en Excel: CSV UTF-8 (delimitado por comas)).
• “Supplier X not found” — la fila BUY nombra un proveedor que no existe con ese nombre exacto; créelo o corrija el nombre.
• “Stock Code X does not exist” — una fila BUY apunta a un ítem inexistente; importe primero el ítem.
• “Line N: BOM Component X must be a STOCK_ID not ITEM_CODE” — en BOM el componente debe ser un código de ítem real, no un código alternativo.
• Se duplicaron categorías (“Ferreteria” y “Ferretería”) — el nombre de categoría se compara exacto; unifique la ortografía en la planilla.
• Los ítems quedaron con cuentas equivocadas — reimporte el mismo archivo con las cuentas correctas: los ítems existentes se actualizan (descripción, categoría, unidad, tipo y cuentas).
• Importé dos veces y no veo duplicados — correcto: el código del ítem es único; la segunda importación actualizó.
• Importé y el stock sigue en cero — es lo esperado: la importación no carga existencias; use un ajuste de inventario.

• ¿Puedo cargar el stock inicial en el mismo archivo? No. Primero los ítems con esta pantalla; luego las cantidades y costos con un ajuste de inventario o el balance de apertura.
• ¿Qué pasa con los ítems que ya existen? Se actualizan con los datos de la fila (descripción, categoría, unidad, tipo, cuentas y precio). No se borran ítems: lo que no está en el archivo queda como estaba.
• ¿Sirve para dar de alta activos fijos? No; los activos fijos se cargan en el padrón (Activos fijos).
• ¿Puedo importar productos de una póliza de importación con esta pantalla? Puede, pero perderá los datos aduaneros; para eso existe Importaciones.
• ¿Cómo cargo códigos de barras? Con filas FOREIGN (código de barras → ítem). Para el Terminal POS también puede usar su pantalla de códigos de barras (POS → Códigos de barras).
• ¿Por qué la pantalla está en inglés? Es un complemento heredado que conserva sus textos originales; su funcionamiento es el descrito aquí.

• Productos y servicios: guía completa — alta manual, categorías, unidades, precios.
• Alta de ítem (tipo y cuentas) — qué significa cada cuenta del ítem.
• Ajustes de inventario — para cargar existencias iniciales.
• Kits, producción y etapas — kits de venta y listas de materiales.
• Importaciones: pólizas e ítems importados.
• Importar asientos desde Excel — la otra importación masiva de NITRO.