Usuarios y roles de seguridad

Esta sección define quién accede a NITRO y con qué permisos. Vive en el engranaje de Configuración (arriba a la derecha del tema antpro), bajo Usuarios y Roles de seguridad. Puede practicar todo lo de esta página sin miedo en el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave demo).

NITRO separa dos cosas que conviene no confundir:

• El usuario es la persona: su nombre de acceso, su clave, su correo, su idioma y la empresa a la que entra. Es quién se sienta frente a la pantalla.
• El rol de seguridad es el permiso: un paquete de casillas que dice qué puede ver y hacer esa persona. Un rol abre o cierra áreas completas del menú antpro (Ventas, Compras y gastos, Productos y servicios, Cajas y bancos, Contabilidad, Reportes) y, dentro de cada área, acciones concretas (crear, editar, anular, ver reportes, tocar la configuración).

La regla de oro: primero existe el rol, después se crea el usuario y se le asigna ese rol. Un usuario siempre pertenece a exactamente un rol dentro de una empresa. Si mañana necesita que “Ana” deje de ver Contabilidad, no toca al usuario Ana: cambia el rol que Ana tiene, o le asigna otro rol.

NITRO trae roles predefinidos (por ejemplo un rol de Administrador del sistema con todo abierto, y roles más acotados como vendedor, contador o solo consulta). Usted puede usarlos tal cual, duplicarlos y ajustarlos, o crear roles nuevos desde cero.

Particularidad importante en NITRO/yego: en las instalaciones integradas con el bot Walter/yego (WhatsApp), el rol de seguridad además se mapea por teléfono. Es decir, el número de celular registrado en el usuario define qué puede hacer esa persona cuando conversa con el bot, reutilizando el mismo rol de seguridad de NITRO. Para el uso normal del sistema web esto no cambia nada; solo téngalo presente si su empresa usa el módulo yego.

Otra particularidad de multiempresa: existe una empresa 0 (la primera instalación). El usuario administrador de la empresa 0 es el super-administrador que puede crear otras empresas y hacer tareas de instalación. En instalaciones de un solo cliente esto suele pasar desapercibido, pero conviene saberlo (ver “Consejos de permisos y super-admin”).

Ruta en el tema antpro:

1. Presione el engranaje de Configuración (arriba a la derecha).
2. En la sección Configuración / Mantenimiento, elija Usuarios para administrar personas, o Roles de seguridad para administrar permisos.

Rutas legibles:

• Menú: Configuración → Usuarios
• Menú: Configuración → Roles y accesos

Atajos:

• El buscador global (arriba) encuentra “Usuarios” o “Roles” escribiendo el nombre.
• El botón “+ Nuevo” ofrece accesos rápidos; desde allí también puede saltar a crear un usuario.

El orden natural, pensando como quien recién arranca con el sistema casi vacío:

1. Defina los roles primero. Revise los roles predefinidos. Si alguno le sirve, úselo; si no, duplique el más parecido y ajuste sus casillas, o cree uno nuevo. (Mantenimiento de permisos.)
2. Cree cada usuario y asígnele el rol que corresponde a su puesto. (Captura del día a día de la administración.)
3. Verifique entrando con ese usuario (o revisando su rol) que solo vea lo que debe. (Consulta.)
4. Mantenga con el tiempo: dar de baja usuarios que se van (mejor inactivar que borrar), cambiar claves, y ajustar roles cuando cambian las responsabilidades.

En términos de los tres bloques clásicos de administración, casi todo esto es Mantenimiento (administración de maestros: personas y permisos). No genera transacciones ni asientos contables: crear un usuario o un rol no produce ningún asiento en el libro diario. Es configuración pura.

Diagrama del ciclo:

Rol de seguridad (permisos por área)
      |
      v
Usuario (persona) -- se le asigna --> Rol
      |
      v
El usuario entra --> el menú antpro muestra
solo las áreas que su rol abre

Menú: Configuración → Usuarios

Dar de alta a una persona para que pueda ingresar a NITRO, definiendo sus datos de acceso y el rol de seguridad con el que operará.

1. Presione el engranaje de Configuración y elija Usuarios.
2. Presione + Nuevo (o el enlace para agregar un usuario nuevo). El formulario aparece vacío.
3. Complete el Nombre de usuario (con el que iniciará sesión; conviene algo corto y sin espacios, por ejemplo ana).
4. Escriba la Contraseña y confírmela. Puede entregársela a la persona para que la cambie luego.
5. Cargue el Nombre completo (nombre real, aparece en documentos y bitácoras) y el Correo electrónico (se usa para enviar documentos y para recuperar acceso).
6. Elija el Rol de seguridad de la lista desplegable. Este es el paso que define qué podrá hacer la persona. Si aún no creó el rol adecuado, primero cree el rol y vuelva.
7. Seleccione el Idioma de la interfaz para ese usuario (por ejemplo español) y, si aplica, la empresa a la que entra.
8. Deje el usuario como Activo. (Marcarlo inactivo lo deshabilita sin borrarlo.)
9. Presione Agregar nuevo / Guardar.

Para editar después, vuelva a Usuarios, seleccione la persona de la lista, cambie lo necesario (incluido cambiarle el rol o la clave) y guarde.

• No borre usuarios que ya operaron: si una persona registró transacciones, es preferible inactivarla para no perder la trazabilidad de quién hizo qué. Borrar se reserva para usuarios de prueba sin actividad.
• Registre el correo correcto: sin él, el usuario no puede recibir documentos por email ni recuperar su acceso cómodamente.
• Si la empresa usa el módulo yego/Walter, cargue el número de celular de la persona en su usuario: ese teléfono es el que el bot usa para reconocerla y aplicarle el rol.
• Una clave temporal simple está bien para el alta; pida que la cambie en el primer ingreso.

Menú: Configuración → Roles y accesos

Definir paquetes de permisos. Cada rol es una lista de casillas agrupadas por área del menú antpro; al asignar un rol a un usuario, ese usuario ve únicamente las áreas y acciones marcadas.

1. Presione Configuración → Roles de seguridad.
2. Para partir de algo hecho, seleccione un rol existente parecido al que quiere (por ejemplo el de vendedor o el de contador) y presione la opción de clonar/duplicar; así hereda sus casillas y solo ajusta lo distinto.
3. Escriba un Nombre de rol claro (por ejemplo “Vendedor mostrador”, “Contador”, “Consulta”). Agregue una descripción breve.
4. Recorra las áreas y marque o desmarque las casillas. Están agrupadas por sección, del mismo modo que el menú antpro:
   • Ventas (crear facturas/cotizaciones/pedidos, cobrar, notas de crédito, clientes, reportes de ventas).
   • Compras y gastos (proveedores, órdenes, recepciones, facturas de compra, pagos, importador de compras del SIAT).
   • Productos y servicios (ítems, categorías, precios, almacenes, ajustes de inventario).
   • Cajas y bancos (pagos, depósitos, transferencias, conciliación, cuentas y monedas).
   • Contabilidad (asientos, plan de cuentas, comprobantes, estados financieros).
   • Reportes de cada área.
   • Configuración (los permisos “peligrosos”: empresa, usuarios, roles, respaldos). Resérvelos solo para administradores.
5. Presione Guardar. El rol queda disponible en la lista desplegable al crear o editar usuarios.

• Piense en puestos, no en personas: cree “Vendedor”, “Contador”, “Cajero”, y luego asigne varias personas al mismo rol. Así, un cambio de política se hace en un solo lugar.
• Menos es más: dé a cada rol solo lo que necesita para su trabajo. Un vendedor no necesita el área de Configuración ni ver Respaldos.
• Las casillas de anular (void) y configuración son las más sensibles: quien las tiene puede deshacer o reconfigurar. Conceda con criterio.
• No puede quedarse sin ningún administrador: mantenga siempre al menos un usuario con rol de administrador completo.

Ninguno. Administrar usuarios y roles es configuración y no produce asientos contables. Los asientos aparecen recién cuando esos usuarios registran transacciones (una factura de venta, un pago, etc.), no al darlos de alta.

Menú: Configuración → Usuarios / Roles de seguridad

Entender el caso especial del super-administrador y de la primera empresa (empresa 0), para no bloquearse ni abrir de más.

1. Reconozca que la instalación tiene una empresa 0 (la primera). El administrador de esa empresa es el super-administrador: puede crear/actualizar otras empresas, instalar extensiones y hacer actualizaciones de software, además de todo lo normal.
2. Para el uso diario, no opere logueado como super-administrador. Cree un usuario administrador “de trabajo” y reserve el super-admin para tareas de instalación.
3. Si administra varias empresas, recuerde que cada usuario se asocia a la empresa por la que entra; un mismo nombre de usuario puede existir con roles distintos según la empresa.
4. Antes de recortar permisos a su propio usuario, asegúrese de que otro usuario conserve el rol de administrador completo, para no quedar sin acceso a Configuración.

• Guarde las credenciales del super-admin (empresa 0) en un lugar seguro y aparte; es la “llave maestra” de la instalación.
• En instalaciones multiempresa gestionadas por panel, las altas de empresa suelen hacerse desde herramientas de administración externas; a nivel de esta pantalla usted administra usuarios y roles dentro de su empresa.

• “El usuario no ve una sección que debería ver.” No es un error del menú: su rol tiene esa área sin marcar. Vaya a Roles de seguridad, edite el rol de esa persona y marque la casilla del área/acción faltante. El cambio aplica al próximo ingreso.
• “Cambié el rol pero el usuario sigue viendo lo mismo.” Pídale que cierre sesión y vuelva a entrar; los permisos se cargan al iniciar sesión.
• “No puedo entrar / olvidé la clave.” Otro usuario con permiso de Usuarios puede editar la persona y asignarle una clave nueva. Si nadie tiene ese permiso, se necesita el super-administrador (empresa 0).
• “Quiero borrar un usuario pero no me deja o temo perder datos.” Si registró transacciones, inactívelo en vez de borrarlo; conserva la trazabilidad y libera el acceso igual.
• “Me quedé sin ningún administrador.” Situación crítica: solo se resuelve con el super-administrador de la empresa 0. Por eso nunca recorte el último rol de administrador.
• “En yego/Walter la persona no tiene los permisos correctos.” Verifique que el número de celular esté cargado en su usuario y que el usuario tenga el rol de seguridad adecuado: el mapeo del bot parte de ahí.
• “Dos personas comparten un mismo usuario.” Evítelo: rompe la trazabilidad de quién hizo cada asiento. Cree un usuario por persona, aunque compartan el mismo rol.

• Configuración completa de la empresa
• Plan de cuentas (PUC Bolivia)
• Inicio de la ayuda de NITRO