Plan de cuentas (PUC Bolivia)

Esta sección define y organiza todas las cuentas contables donde NITRO registra cada movimiento de valor como Debe o Haber. Vive en el sidebar antpro dentro de Contabilidad → Plan de cuentas. Puede practicar sin miedo en el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave demo): todo lo que se describe abajo está cargado y listo para explorar.

Antes de tocar botones conviene entender el modelo mental. NITRO (sistema contable para Bolivia) organiza el plan de cuentas en tres niveles jerárquicos, siempre en este orden:

1. Clase: el nivel más alto. Se apoya en seis Tipos fijos del sistema que NO se editan: Activo (1), Pasivo (2), Patrimonio (3), Ingresos (4), Costo de ventas (5) y Gastos (6). Ejemplos de clase: “ACTIVO CORRIENTE”, “ACTIVO NO CORRIENTE”.
2. Grupo: agrupa cuentas dentro de una clase. Ejemplos: “DISPONIBLE”, “EXIGIBLE”, “REALIZABLE”. Los grupos pueden anidarse como subgrupos.
3. Cuenta: el nivel operativo, donde realmente se imputan los asientos. Ejemplos: “Caja MN”, “Banco Unión MN”, “IVA Crédito Fiscal”.

Esta jerarquía Clase → Grupo → Cuenta es la que estructura sus reportes: el Balance General, el Estado de Resultados y la Balanza de Comprobación se arman a partir de ella. Por eso, cuando usted selecciona una cuenta en cualquier pantalla de NITRO, la lista aparece ordenada por Clase/Grupo/Cuenta, no por número.

Punto clave que sorprende a los usuarios nuevos: usted casi nunca crea asientos a mano en este módulo. La enorme mayoría de los movimientos del Mayor los generan solos los demás módulos (Ventas emite facturas, Compras registra facturas de proveedor, Inventario valoriza, Bancos mueve caja). El plan de cuentas es la base sobre la que se apoya todo eso. Solo se cargan asientos directos para ajustes, aperturas, correcciones o depreciaciones.

Regla boliviana que ya viene incorporada: el IVA 13% “por dentro” usa cuentas propias (IVA Crédito Fiscal en compras, IVA Débito Fiscal en ventas); el importe se ingresa con IVA incluido y el sistema separa base e IVA contra esas cuentas. NITRO trae el PUC boliviano ya cargado, así que rara vez arma el catálogo desde cero.

NITRO ya instala un Plan Único de Cuentas boliviano predefinido, con muchas cuentas que existen porque son estándar en el país. Dos particularidades que debe conocer:

• Cuentas predefinidas de Bolivia: ciertas cuentas vienen de fábrica porque el sistema las necesita para funcionar en el contexto boliviano (IVA crédito/débito, comprobantes, retenciones). No conviene borrarlas.
• Código de Cuenta 2: es un identificador secundario, opcional, que en NITRO cumple una función muy concreta: es el puente al código de 9 dígitos del PUC nuevo. Si su empresa migra desde un plan antiguo hacia el PUC nuevo de 9 dígitos, usted mantiene el Código de Cuenta que usa NITRO internamente y anota en el Código de Cuenta 2 el código de 9 dígitos equivalente. Así ambos mundos quedan enlazados sin renumerar todo el catálogo.

En el sidebar antpro (columna izquierda) siga esta ruta:

• Contabilidad → Plan de cuentas (árbol rápido)
• Contabilidad → Tablas → Cuentas del Mayor (formulario detallado)

Atajos útiles:

• El buscador global (arriba) encuentra una cuenta por nombre o código.
• El botón “+ Nuevo” ofrece accesos rápidos para crear una cuenta.
• El engranaje de Configuración lleva a Grupos y Clases de cuenta y a las cuentas GL por defecto.

El plan de cuentas pertenece al bloque de Mantenimiento (maestros/catálogos), no al día a día. Su ciclo natural de uso es:

1. Puesta en marcha (una sola vez): revise el PUC boliviano que NITRO ya instaló. Si necesita cargar o ajustar muchas cuentas, use el árbol rápido. Si solo agrega una cuenta puntual y quiere fijar su Código de Cuenta 2, use el formulario detallado.
2. Operación diaria (automática): las Transacciones de Ventas, Compras y Bancos generan los asientos solas contra las cuentas del PUC. Usted no toca este módulo salvo para un ajuste manual vía Asiento de diario.
3. Consultas y Reportes: Consulta de Mayor, Balanza de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados leen la jerarquía Clase/Grupo/Cuenta que usted definió aquí.

Diagrama del ciclo:

Definir Clases  →  Definir Grupos  →  Definir/ajustar Cuentas  →  (los módulos imputan asientos)  →  Reportes por Clase/Grupo/Cuenta

Menú: Contabilidad → Plan de cuentas

Es la herramienta pensada para cargar y gestionar todo el PUC boliviano rápido. Muestra el árbol completo de cuentas agrupadas (ACTIVO CORRIENTE, ACTIVO NO CORRIENTE, PASIVO, etc.) y permite dar de alta, editar y eliminar cuentas en línea y de forma masiva, sin entrar a un formulario distinto por cada una. Cada fila trae sus botones de editar y eliminar.

1. Entre a Contabilidad → Plan de cuentas. Verá el árbol completo agrupado por Clase y Grupo.
2. Para editar una cuenta, presione el botón de edición en su fila, cambie el nombre o el código directamente y confirme. El cambio se guarda sin salir de la vista.
3. Para agregar una cuenta nueva, ubique el grupo correcto y use la fila de alta que ofrece el árbol; escriba Código, Nombre y, si corresponde, el Código de Cuenta 2.
4. Para eliminar, presione el botón de eliminar en la fila. El sistema no dejará borrar cuentas que sean cabecera de grupo o que ya tengan movimientos.
5. Repita para todas las cuentas que necesite; al ser una vista única, avanza mucho más rápido que cargando una por una.

• Use esta herramienta cuando trae un PUC completo desde una plantilla o desde otra empresa y necesita crear o depurar decenas de cuentas.
• Numere las cuentas con criterio dentro de cada grupo para que el orden en reportes salga prolijo.
• Si una fila no muestra el botón de eliminar, es una cuenta principal o predefinida protegida (ver más abajo).

Menú: Contabilidad → Tablas → Plan de cuentas

Es el formulario clásico para trabajar una cuenta a la vez, con todos los campos a la vista. Es la vía recomendada cuando necesita fijar con cuidado el Código de Cuenta 2 (el puente al PUC de 9 dígitos) o revisar el detalle completo de una cuenta.

Campos del formulario:

• Código de Cuenta: identificador único y obligatorio con el que NITRO opera internamente.
• Código de Cuenta 2: identificador secundario opcional; aquí carga el código de 9 dígitos del PUC nuevo.
• Nombre de la cuenta: el rótulo que se ve en desplegables y reportes.
• Grupo de Cuenta: el grupo al que pertenece; define dónde aparece en los reportes.
• Etiquetas (Tags): clasificación opcional para filtrar cuentas en consultas.
• Estado: activa o inactiva. Una cuenta con movimientos no se borra, pero se puede inactivar.

1. Entre a Contabilidad → Tablas → Cuentas del Mayor.
2. Para crear, escriba un Código de Cuenta único y su Nombre.
3. Cargue el Código de Cuenta 2 con el código de 9 dígitos del PUC nuevo si está migrando o mapeando.
4. Elija el Grupo de Cuenta correcto (esto determina la clase y el lugar en los reportes).
5. Agregue Etiquetas si las usa y deje el Estado en activo.
6. Presione Agregar cuenta (o Actualizar si está editando una existente).

• Prefiera este formulario para altas delicadas o cuando el Código de Cuenta 2 es importante.
• Para altas masivas vuelva al árbol rápido; para el mapeo fino al PUC de 9 dígitos, quédese aquí.

Procedimiento:

1. Decida a qué Grupo pertenece la cuenta (eso define su Clase automáticamente).
2. Elija la herramienta: árbol rápido para carga veloz, formulario detallado para fijar el Código de Cuenta 2.
3. Complete Código, Nombre y Grupo; agregue Código de Cuenta 2 si mapea al PUC de 9 dígitos.
4. Guarde. La cuenta queda disponible de inmediato en todos los desplegables de selección de cuenta del sistema.

Consejo: una cuenta recién creada no tiene saldo hasta que un asiento (manual o generado por otro módulo) la use.

Procedimiento:

1. Ubique la cuenta en el árbol rápido o en el formulario detallado.
2. Presione el botón de eliminar (árbol) o abra la cuenta y use la acción de borrado (formulario detallado).
3. Confirme.

NITRO rechaza el borrado en tres casos: si la cuenta ya tiene movimientos contables, si es una cuenta principal (cabecera de grupo) o si está configurada como cuenta por defecto en algún lado. En esos casos, en vez de borrar, marque la cuenta como inactiva desde el formulario detallado.

Las cuentas principales son las cabeceras que representan un Grupo dentro del árbol (por ejemplo, el encabezado “ACTIVO CORRIENTE”). No se pueden modificar ni eliminar porque no son cuentas donde se imputan asientos: son la estructura que sostiene la jerarquía y los reportes. Si se pudieran borrar, el Balance y el Estado de Resultados perderían su armado por Clase/Grupo. Para reorganizar el catálogo, se trabaja sobre los Grupos y Clases (ver abajo), no sobre estas cabeceras.

Además de las principales, algunas cuentas vienen predefinidas porque son estándar en Bolivia y el sistema las usa internamente: IVA Crédito Fiscal, IVA Débito Fiscal, cuentas de retenciones, cuentas por pagar/cobrar por defecto, y las cuentas ligadas a los comprobantes CI/CE/CT. Conviene no borrarlas ni renombrarlas a la ligera: hay procesos automáticos (facturación, importación del RCV, comprobantes por período) que esperan encontrarlas. Si necesita adaptarlas a su realidad, cambie mejor la asignación en la configuración de cuentas por defecto que el nombre o código de la cuenta.

Para reorganizar la estructura del catálogo (no las cuentas individuales) use estas dos pantallas, accesibles desde el engranaje de Configuración:

• Grupos de cuentas: crea o edita los Grupos, los asigna a una Clase y permite anidar subgrupos.
• Clases de cuentas: crea o edita las Clases y las apunta a uno de los seis Tipos fijos del sistema (1 a 6).

Consejo: numere Clases y Grupos con saltos (por ejemplo de 5 en 5) para poder insertar niveles nuevos y reordenar el Balance o el Estado de Resultados sin renumerar todo el plan.

• “No me deja eliminar una cuenta”: casi siempre es porque ya tiene movimientos, es cabecera de grupo (principal) o está usada como cuenta por defecto. Solución: en lugar de borrar, márquela como inactiva.
• “No veo el botón de editar/eliminar en una fila”: esa cuenta es principal o predefinida y está protegida a propósito.
• “Quiero cargar todo el PUC y voy muy lento”: está usando el formulario detallado de a una cuenta. Cambie al árbol rápido, que permite alta y edición en línea masiva.
• “Necesito el código de 9 dígitos del PUC nuevo”: eso va en el Código de Cuenta 2, no en el Código de Cuenta. Use el formulario detallado para cargarlo con cuidado.
• “Creé la cuenta pero no aparece en el reporte”: revise que esté asignada al Grupo correcto; el lugar en el Balance/Estado de Resultados depende del Grupo y su Clase.
• “La referencia ingresada no es válida” al registrar asientos: no es un problema del plan de cuentas sino de las referencias automáticas por documento (FV-, FC-, PP-…); no borre ni tipee libre la referencia sugerida.
• “Toqué una cuenta de IVA o comprobantes y algo dejó de funcionar”: son cuentas predefinidas de Bolivia; restaure su nombre/código original o revise las cuentas por defecto en la configuración.

• Configuración general de la empresa
• Contabilidad: asientos, comprobantes y reportes
• Productos y servicios (categorías y cuentas GL)
• Compras y gastos