Configuración inicial de la empresa

Esta sección es lo primero que usted toca cuando estrena una empresa en NITRO: aquí define la identidad de la compañía (razón social, NIT), la gestión fiscal activa, la numeración automática de documentos, las cuentas contables por defecto y los respaldos. Vive bajo el engranaje Configuración de la barra superior del tema antpro. Puede practicar todo lo de esta página en el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave demo).

NITRO es un sistema contable boliviano de doble partida con el tema visual antpro. Antes de emitir una sola factura o registrar una compra, el sistema necesita saber quién es usted y con qué reglas contables va a trabajar. Todo lo que configure aquí se hereda en cada transacción posterior: cada módulo (Ventas, Compras, Bancos, Contabilidad, Producción) lee de esta sección los valores por defecto.

El modelo mental clave es este:

• Una sola vez, muchos usos. Las cuentas GL por defecto, la gestión fiscal activa, los prefijos de referencia y los términos de pago se fijan aquí una vez y luego se repiten solos en cada documento. Si algo “postea a la cuenta equivocada” más adelante, casi siempre el origen está en esta pantalla, no en el módulo que lo generó.
• El Libro Mayor manda. Cada movimiento de NITRO termina en un asiento de doble partida. La configuración define a qué cuentas van esos asientos. Por eso este cimiento se arma antes de operar.
• Reglas bolivianas. El IVA es del 13% “por dentro” (usted ingresa el importe con IVA incluido y el sistema separa base e IVA: crédito fiscal en compras, débito fiscal en ventas). Los comprobantes CI (Ingreso), CE (Egreso) y CT (Traspaso) se numeran automáticamente por período. El tipo de cambio USD/BOB es variable desde 2026 (antes fijo 6,96), así que hay una cuenta de variación de cambio que también se define aquí.
• Interdependencia. Algunos parámetros se crean en una pantalla pero se activan en otra. El caso típico: la gestión fiscal se crea en Gestiones fiscales pero se selecciona como activa en Datos de la empresa.

La Facturación Electrónica SIAT y los módulos de IA (yego/Walter) son piezas aparte; aquí solo dejamos el terreno parejo.

En el tema antpro las opciones de configuración viven bajo el engranaje Configuración de la barra superior (a la derecha del buscador global y del botón + Nuevo).

Ruta general: Barra superior → engranaje Configuración → sección correspondiente.

Las pantallas de esta página se agrupan así:

• Empresa → Datos de la empresa, Sistema y Contabilidad General (GL por defecto), Formularios/Referencias, Gestiones fiscales.
• Mantenimiento → Respaldar y Restaurar, Anular una transacción, Ver/Imprimir transacciones, Idiomas.

Atajos útiles:

• Buscador global (arriba): escriba “empresa”, “gestión” o “referencias” para saltar directo a la pantalla.
• Botón “+ Nuevo”: accesos rápidos para crear una gestión fiscal o un término de pago sin recorrer todo el menú.

El orden natural para dejar una empresa lista, de arriba hacia abajo:

1. Gestión fiscal. Verifique o cree la gestión (año fiscal) correcta. Si la empresa nueva trae una gestión que no corresponde a su inicio, cree la correcta y borre las demás mientras no tengan transacciones.
2. Datos de la empresa. Cargue razón social, NIT, dirección, email, y active la gestión fiscal creada en el paso anterior. Ajuste preferencias (listas de búsqueda, descripción larga en factura).
3. Plan de cuentas. Asegúrese de que existan las cuentas que va a necesitar (vea Plan de cuentas (PUC)).
4. Cuentas GL por defecto. En Sistema y Contabilidad General asigne, con las listas desplegables, todas las cuentas por defecto: variación de cambio, ventas/envío, compras, ítems, activos fijos, manufactura; y parámetros como algoritmo de impuesto, morosidad, límite de crédito y texto legal.
5. Referencias / numeración. En Formularios fije el número inicial/siguiente de cada tipo de documento (facturas, órdenes, pagos, etc.).
6. Respaldos. Genere un primer respaldo antes de empezar a cargar datos reales.

Estos seis pasos abarcan los tres bloques: Mantenimiento (maestros y catálogos: gestiones, GL por defecto, referencias), y luego las Transacciones y las Consultas y Reportes ya heredan lo definido.

Ciclo en texto:

Crear gestión  ->  Activar gestión + datos/NIT  ->  Cuentas GL por defecto  ->  Referencias  ->  Respaldo  ->  Operar

Menú: engranaje Configuración → Empresa → Datos de la empresa

Define la identidad y las preferencias generales de la compañía: razón social, NIT, dirección, email y la gestión fiscal activa. Es el panel central desde el que el resto del sistema toma “quién es usted”.

1. Ingrese la razón social tal como debe aparecer en documentos y reportes.
2. Cargue el NIT de la empresa. Es el dato imprescindible para Bolivia; se usa en facturas, libros de compras/ventas y en la extensión SIAT.
3. Complete dirección, teléfono y email de la empresa (se usa al enviar documentos por correo).
4. Seleccione en la lista la Gestión Fiscal actual (la lista se mantiene en Gestiones fiscales).
5. Active/desactive las facilidades de búsqueda: Buscar lista de ítems, Buscar lista de clientes, Buscar lista de proveedores. Con el buscador activo se listan ítems escribiendo un espacio, luego * y Tab/Enter, o los primeros caracteres para filtrar.
6. Configure Descripción larga en factura si desea una segunda línea por ítem (útil para mostrar el ítem en otro idioma o con detalle ampliado).
7. Guarde.

• Las listas de búsqueda rinden sobre todo cuando hay muchos ítems/clientes/proveedores; con pocos registros conviene dejar las listas desplegables simples.
• La gestión fiscal se selecciona aquí, pero se crea y se cierra en Gestiones fiscales. Si el desplegable está vacío o incompleto, vaya primero a esa pantalla.
• El NIT bien cargado evita rechazos posteriores en la Facturación Electrónica y en los libros SIAT.

Menú: engranaje Configuración → Empresa → Años fiscales

Crear, activar y cerrar los años fiscales (gestiones). La gestión define qué períodos están abiertos para registrar transacciones y cuáles están cerrados.

1. Revise la gestión que trae la empresa nueva. Si no corresponde a su fecha de inicio, cree la correcta indicando fecha de inicio y fin.
2. Borre las gestiones que no use, siempre que no tengan transacciones asociadas.
3. Deje la gestión como abierta para poder operar en ella.
4. Vuelva a Datos de la empresa y selecciónela como Gestión Fiscal actual.
5. Al terminar el año, cree la siguiente gestión, cambie la activa y, tras los asientos de cierre, cierre la gestión anterior.

El cierre de una gestión genera automáticamente el asiento de resultados:

• Débito / Crédito de las cuentas de ingresos y gastos contra Resultados Acumulados (o Pérdida/Ganancia del Ejercicio), según el saldo del período.

• No cierre una gestión hasta haber conciliado bancos y revisado el Balance de Comprobación.
• Un período cerrado bloquea el registro de nuevas transacciones con esa fecha: si intenta cargar una factura en un mes cerrado, NITRO la rechaza.

Menú: engranaje Configuración → Empresa → Formularios

Establecer o reiniciar el número de referencia actual/siguiente de cada tipo de documento: facturas de venta (FV-), facturas de compra (FC-), pagos (PP-), órdenes (OF-), y demás. NITRO incrementa ese número en uno cada vez que se crea el documento.

1. Ubique el tipo de documento en la lista.
2. Ingrese en Referencia siguiente el número con el que debe continuar (o reiniciar) la secuencia.
3. Puede usar referencias alfanuméricas, por ejemplo un prefijo S antepuesto (S0001).
4. Para reiniciar, re-ingrese el número de inicio deseado (por ejemplo 500000 para facturas de 6 dígitos que empiecen en 500000).
5. Guarde.

• No borre ni escriba texto libre en el campo de referencia al momento de emitir un documento. Si la referencia no respeta el patrón esperado, NITRO responde: “La referencia ingresada no es válida”. Deje que el sistema sugiera la referencia y solo cámbiela por otra que respete el formato.
• Los comprobantes bolivianos CI / CE / CT se numeran aparte, de forma automática por período, y se generan solos desde Ventas, Compras y Bancos; no se configuran uno por uno aquí.

Menú: engranaje Configuración → Empresa → Sistema y Contabilidad General

Asignar las cuentas contables por defecto que consumen todos los módulos, más los parámetros generales del sistema. Es el corazón contable de la configuración: define a qué cuentas del Libro Mayor van los asientos que generan Ventas, Compras, Inventario, Bancos y Manufactura.

1. Antes que nada, asegúrese de que las cuentas necesarias existan en el Plan de Cuentas (vea Plan de cuentas (PUC)).
2. Con las listas desplegables, asigne las cuentas por defecto para:
   • Variación de Cambio (registra la ganancia/pérdida por tipo de cambio; imprescindible con USD/BOB variable).
   • Clientes y Ventas (ventas, envío y manejo).
   • Proveedores y Compras.
   • Ítems (inventario).
   • Activos Fijos y Manufactura.
3. Fije los parámetros generales: Algoritmo de Impuesto, Intervalo de Morosidad (días por período vencido, típico 30), Límite de Crédito por defecto, Texto Legal en Factura, Entregas requeridas por (días), Dimensiones requeridas por (días), Tolerancia Entrega/Factura (porcentaje de desviación de precio permitida), Permitir Inventario Negativo y Orden de Trabajo requerida por (días).
4. Guarde.

• Las categorías de ítems definen automáticamente las cuentas GL de cada artículo. Lo que fija aquí es el punto de partida; la categoría lo especializa por tipo de ítem (Comprado / Fabricado / Servicio).
• Proveedores y clientes traen sus propias cuentas por cobrar/pagar, gasto y descuento predeterminadas desde estos valores por defecto.

• Con Permitir Inventario Negativo activo puede fijar el Costo Estándar de ítems nuevos aun sin stock; ese valor se usa en las entregas para estimar el costo de ventas (COGS).
• NITRO usa costo promedio ponderado; cuando el stock baja de cero conserva el último valor previo y ajusta por detrás las cuentas de Inventario/COGS al normalizarse el stock.

Menú: engranaje Configuración → Sistema → Respaldo y restauración

Generar y restaurar copias de seguridad de la base de datos de la empresa. Es la red de protección antes de cualquier carga masiva o migración.

1. Entre a Respaldar y Restaurar.
2. Presione Crear respaldo para generar un archivo con el estado actual de la base.
3. Descargue el archivo a un lugar seguro fuera del servidor.
4. Para restaurar, seleccione un archivo de respaldo de la lista y confirme. La restauración sobreescribe los datos actuales: hágalo solo con plena conciencia de lo que reemplaza.

• Genere un respaldo antes de importar el Libro de Compras/Ventas del SIAT o de correr el asistente de Estados Financieros.
• Un respaldo reciente permite deshacer una importación masiva que salió mal sin tener que revertir transacción por transacción.

• “La referencia ingresada no es válida” al guardar un documento. La referencia fue borrada o reemplazada por texto libre que no respeta el patrón (FV-, FC-, PP-, OF-…). Deje la referencia sugerida o reinicie la secuencia en Formularios.
• No puedo registrar una factura con cierta fecha. El período está en una gestión cerrada o no abierta. Revise Gestiones fiscales y active/abra la gestión correcta.
• El desplegable de gestión fiscal aparece vacío en Datos de la empresa. Todavía no creó la gestión; hágalo en Gestiones fiscales y vuelva a seleccionarla.
• Un módulo postea a una cuenta equivocada. El origen suele estar en Sistema y Contabilidad General (cuentas GL por defecto) o en la categoría del ítem, no en el módulo que generó el asiento.
• Ganancias/pérdidas de cambio que no cuadran. Falta asignar (o está mal asignada) la cuenta de Variación de Cambio; con el TC USD/BOB variable esto es imprescindible.
• Quiero borrar una gestión pero no me deja. Solo se pueden borrar gestiones sin transacciones. Si ya tiene movimientos, no se elimina.
• No hay respaldo antes de una carga masiva. Genere siempre un respaldo previo; es lo único que le permite volver atrás sin dolor.

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