Tabla de Contenidos

Walter: el asistente de WhatsApp que opera NITRO

Inicio · Mapa · Ventas · Walter: el asistente de WhatsApp que opera NITRO

Walter (antes llamado Yego) es el empleado con inteligencia artificial que atiende el WhatsApp de su negocio: cotiza con la lista de precios, arma pedidos, confirma pagos por QR/Yape, emite facturas, registra compras y carga los partes de producción, todo dentro de NITRO y según el rol que usted asigne a cada número de celular. Esta guía explica cómo se administra desde NITRO. En el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave 4804) el módulo está instalado con actores de ejemplo, pero el canal de WhatsApp está pendiente de conexión.

Walter: el asistente de WhatsApp que opera NITRO

En dos minutos

  Cliente / empleado escribe o manda nota de voz por WhatsApp
          |
          v
  Walter entiende el pedido ("quiero 2 cafés", "ordeñamos 246 litros")
          |
          +--> ¿Quién es este número?  --> Actores y roles (cliente, vendedor, contador, planta...)
          |
          +--> ¿Puede hacer esto?      --> matriz de permisos por rol
          |
          +--> Responde por WhatsApp y, si es una escritura, pide confirmación: "¿Lo confirmo? (responda sí)"
          |
          v
  Al confirmar, ejecuta en NITRO: cotización, pedido, factura, cobro, compra, movimiento de inventario
          |
          v
  Todo queda en la Bitácora (mensajes y acciones, con el documento generado)

Dónde está: Ventas → Walter (IA) → Walter — Centro de herramientas. El Centro reúne todo: Configuración de Walter (tokens, banco, bandeja de últimos mensajes y acciones), Actores y roles, Carga de producción, Bitácora, el Panel de WhatsApp (la bandeja de conversaciones en vivo), Salud de la API y la Wiki de Inventario y Producción que Walter usa como base de conocimiento.

Conceptos que conviene tener claros

Actor. Un número de WhatsApp conocido por NITRO, con nombre, rol, NIT/CI opcional y, si es cliente, el cliente de NITRO al que corresponde. Un número desconocido se registra solo con el rol por defecto (prospecto o cliente), que solo puede consultar precios.
Rol. Define qué puede pedirle cada número a Walter:

Rol	Puede
cliente / prospecto	consultar productos, cotizar, armar pedido, confirmar su pago, consultar el estado de sus documentos
vendedor	lo anterior + consultar inventario, emitir factura
contador	lo anterior + registrar compras
gerente_almacen	inventario, compras, entrada a planta y producto terminado
planta_ordeno	registrar el ordeñe + consultar inventario
encargado_produccion	entrada a planta y producto terminado + inventario
admin	todo

Confirmación en dos pasos. Toda acción que escribe en la contabilidad o el inventario se propone primero (“Voy a armar este pedido: … ¿Lo confirmo?”) y solo se ejecuta cuando la persona responde sí. Se puede apagar con Exigir confirmación antes de contabilizar, pero no es recomendable.
Idempotencia. Cada mensaje de WhatsApp tiene un identificador único; si llega dos veces, Walter no registra dos veces.
Tokens. Dos claves compartidas entre NITRO y el canal de WhatsApp: una para recibir mensajes y otra para ejecutar acciones. Deben coincidir en ambos lados.
Canal de WhatsApp. El número de la empresa conectado a Walter. Lo conecta el equipo de NITRO; el Centro muestra si está Módulo listo y si el canal está conectado o “pendiente de configuración”.

Antes de empezar: configuración

Configuración de Walter

Walter activo: interruptor general.
Auto-provisionar actores nuevos (como cliente): si un número desconocido escribe, se crea como actor con el Rol por defecto (contacto desconocido).
Exigir confirmación antes de contabilizar: déjelo marcado.
Token API (webhook liviano) y Token del agente: reemplace los valores CHANGE_ME… por claves propias y comuníquelas a quien conecte el canal.
Moneda, Ubicación por defecto (el almacén desde el que se venden y consultan existencias), Grupo de impuestos (el que aplica IVA 13 %), Tipo de venta (lista de precios) y Banco para cobros.
Monto mínimo para contabilizar (Bs) y Ventana de conciliación de pagos (min): los mismos criterios que Cobros Yape / QR, que es quien confirma los pagos.
Guardar configuración (“Configuración guardada.”). La nota al pie recuerda: “El registro de cobros reutiliza Payment Hub; configure allí el banco y el ítem genérico.”

La pestaña Bandeja de esta misma pantalla muestra las Últimas acciones (fecha, celular, rol, acción, estado, documento generado, error) y los Últimos mensajes.

Actores y roles

Abra Actores y roles desde el Centro.
Complete Celular (formato internacional sin el signo +, por ejemplo 59170000000), Nombre, Rol, NIT/CI, el Cliente de NITRO al que corresponde (opcional, para que sus pedidos y facturas salgan a su nombre), Activo y Notas.
Presione Crear actor (“Actor creado”; si el número ya existía: “Actor actualizado (ya existia)”).
En la lista, use editar o desactivar / activar (“Estado cambiado”). Un actor desactivado no puede operar aunque escriba.

El rol de un número es la única autorización que cuenta: aunque el canal de WhatsApp entre a NITRO con un usuario de amplios permisos, Walter solo ejecuta lo que el rol del celular permite.

Permisos en NITRO

El rol del usuario de NITRO necesita las áreas Walter - configuración y bandeja, Walter - actores/roles de WhatsApp, Walter - bitácora de conversaciones y acciones y, para la carga de producción, Walter - carga de producción por etapa. Sin ellas verá “No tiene permiso para este módulo. Asígnelo en Configuración → Roles de Seguridad → Walter (IA).” (Usuarios y roles). Después de cambiar un rol hay que volver a iniciar sesión.

Qué puede hacer Walter y qué genera en NITRO

Lo que escribe la persona	Acción	Qué queda en NITRO	Asiento
“¿cuánto cuesta el café?”	consultar producto / cotizar	nada (respuesta con precios)	ninguno
“quiero 2 cafés” + “sí”	crear pedido	Pedido de venta a nombre del actor	ninguno (el pedido no contabiliza)
“hazme una cotización de 10 kilos” + “sí”	crear cotización	Cotización	ninguno
“ya pagué 150”	confirmar pago	busca en Cobros Yape/QR un pago de Bs 150 reciente y lo liga al actor	el de Cobros Yape/QR: factura + cobro CI
“factura el pedido” + “sí” (vendedor)	emitir factura	Factura de venta	Debe Cuentas por cobrar / Haber Ventas + Débito fiscal IVA; IT 3 %
“registra la compra de harina a Molinos por 800” + “sí” (contador)	registrar compra	Factura de proveedor	Debe Compras o inventario + Crédito fiscal IVA / Haber Cuentas por pagar
“¿cuánto arroz hay?”	consultar inventario	nada	ninguno
“ordeñamos 246 litros” + “sí” (planta)	registrar ordeñe	ingreso de leche al almacén de ordeñe, valorado al costo por litro	Debe Inventario / Haber Costo de producción (ajuste de inventario)
“entraron 160 litros a producción” + “sí”	entrada a producción	transferencia de almacén ordeñe → planta	ninguno (traspaso entre almacenes)
“salieron 56 kilos de queso criollo” + “sí”	producto terminado	ingreso del producto terminado por lote (con vencimiento) y salida de leche e insumos según receta	Debe Inventario de producto terminado / Haber Inventario de insumos
“¿cómo va la producción?” / “¿qué pasó con mi pedido?”	consultar producción / estado	nada	ninguno

Cada acción ejecutada queda en la Bitácora con el tipo y número del documento de NITRO; desde ahí puede abrirlo en la consulta correspondiente (Ventas, Compras, Inventario).

Bitácora de conversaciones y acciones

Abra Bitácora desde el Centro. Escriba un celular en el filtro y presione Filtrar para ver solo esa conversación.
Mensajes: fecha, celular, dirección (entrada o salida), tipo (texto, audio, imagen, sistema), contenido y enlace al archivo si lo hubo (las notas de voz se transcriben; las fotos se leen).
Acciones: fecha, celular, rol, acción, estado, documento de NITRO, parámetros y error. Es solo lectura: sirve para auditar qué hizo Walter y por qué.

Carga de producción por etapa (desde la web)

Pensada para negocios de producción con etapas (el modelo de ejemplo es una quesería): el encargado de cada etapa puede cargar el parte desde NITRO además de hacerlo por WhatsApp. Cada carga mueve el inventario real.

1) Ordeñe (planta / animal): elija la Planta (ordeño 1 o 2), el Animal, los Litros ordeñados y la Fecha; presione Registrar ordeñe. La leche entra al almacén de esa planta al costo por litro configurado.
2) Entrada a la planta: Desde planta de ordeño, Litros que entran, Fecha; Registrar entrada. Es una transferencia al almacén de producción.
3) Producto terminado (lote): Producto, Cantidad, Lote (opcional, se genera solo), Vence (opcional) y Fecha; Registrar producto terminado. Ingresa el producto y descuenta la leche y los insumos según la receta.
Abajo, la pantalla muestra las Órdenes de producción (planificación diaria) con lo que falta producir y la leche cruda a pedir, el Stock por ubicación (ordeño 1, ordeño 2, planta, venta), el Hato lechero, la Matriz de ordeñe (últimos 30 partes) y los Lotes de producto terminado (por vencimiento).

Cada carga responde con el mismo texto que Walter daría por WhatsApp (“Cargado.” o el detalle del movimiento) y queda en la Bitácora con origen web.

Situaciones y problemas comunes

Walter no responde en WhatsApp. El Centro dice “Canal de WhatsApp: pendiente de configuración” o el Token no coincide con el del canal. También puede estar apagado el interruptor Walter activo. Revise Salud de la API en el Centro: debe responder “encendido”.
Responde “no tiene permiso para esta acción”. El rol del número no autoriza esa acción (por ejemplo, un cliente pidiendo registrar una compra). Cambie el rol en Actores y roles.
Un cliente nuevo no puede hacer pedidos. El Rol por defecto es prospecto (solo precios). Cámbielo a cliente o asigne el rol a mano.
“ya pagué” y Walter no encuentra el pago. El pago no llegó a Cobros Yape / QR, es menor al Monto mínimo, o pasó la Ventana de conciliación. Registre un pago manual y pida al cliente que repita “ya pagué”.
Walter facturó al cliente genérico. El actor no tiene asignado su Cliente de NITRO. Asígnelo en Actores y roles; las próximas facturas saldrán a su nombre.
“Celular requerido” al crear un actor: falta el número.
“Etapa no reconocida.” / “No se pudo cargar.” en la carga de producción: el producto o la planta elegidos no existen en el inventario, o el almacén de esa etapa no está creado.
Mensajes de voz mal interpretados. La transcripción falla con ruido o términos muy locales. Walter siempre repite lo que entendió antes de pedir confirmación: si está mal, responda no y escríbalo.
“No tiene permiso para este módulo…“ en NITRO: falta el área Walter en el rol del usuario; vuelva a iniciar sesión tras asignarla.

Preguntas frecuentes

¿Walter emite facturas electrónicas al SIAT? Emite facturas de venta en NITRO con los datos del actor (NIT/CI). Si la empresa tiene activa la facturación electrónica, se aplican las mismas reglas que a cualquier factura.

¿Puedo tener varios números de WhatsApp? Un canal por empresa. Varias personas pueden atender la bandeja del Panel de WhatsApp mientras Walter responde lo automático.

¿Qué pasa si dos personas confirman lo mismo? La idempotencia por mensaje evita el doble registro: la segunda confirmación recibe la respuesta de que ya está hecho.

¿Walter puede responder preguntas sobre cómo usar NITRO? Sí: usa la wiki de Inventario y Producción como base de conocimiento para interpretar los partes de planta y responder dudas básicas del proceso.

¿Dónde se configura la receta del queso y el costo por litro? En el catálogo de producción de NITRO: lista de materiales (receta) y centros de trabajo (Producción, Kits, producción y etapas).