Ventas (Cuentas por Cobrar)

Esta sección cubre todo lo que NITRO ofrece para venderle a un cliente: dar de alta al cliente, emitir cotizaciones, pedidos y facturas, registrar y aplicar los cobros, y manejar notas de crédito y devoluciones. Vive en el menú Ventas del sidebar antpro. Puede probar cada pantalla, sin miedo a romper nada, en el demo público https://nitro.com.de/demo (usuario admin, clave demo).

Antes de tocar botones conviene entender el modelo mental de Ventas, porque NITRO le agrega las particularidades tributarias de Bolivia a la contabilidad comercial.

Ventas es “muy flexible”: usted elige el nivel de proceso. No está obligado a recorrer todo el ciclo. Según la operación, puede:

1. Proceso simple (1 paso): emitir una Factura directa, que crea internamente el pedido y la entrega en automático.
2. Proceso intermedio (2 pasos): hacer la Entrega (despacho) y luego Facturar esa entrega.
3. Proceso completo: Cotización → Pedido → Entrega → Factura → Cobro → Aplicación.

Qué genera asiento y qué no. Este es el punto clave que confunde a quien recién entra:

1. La Cotización NO genera asiento contable NI reserva o mueve inventario. Es un documento comercial.
2. El Pedido tampoco mueve stock ni contabiliza: es un compromiso.
3. La Entrega (despacho) SÍ mueve inventario (descarga existencias).
4. La Factura SÍ genera el asiento en Cuentas por Cobrar (CxC) y en el mayor (GL), y es la que reconoce el ingreso y el IVA débito fiscal.

IVA 13% “por dentro” (débito fiscal). En Bolivia el IVA va incluido en el precio. Usted ingresa el importe con IVA incluido y NITRO separa automáticamente la base imponible y el impuesto (13%). En ventas ese IVA es débito fiscal (lo que usted debe al fisco); en compras sería crédito fiscal. No se tipea el IVA a mano: se deriva del precio y de la configuración de impuestos del cliente.

Referencias FV- automáticas. Cada documento recibe una referencia que NITRO propone sola (por ejemplo FV- para facturas de venta, OF- para órdenes/pedidos). No la borre ni escriba texto libre: si lo hace, aparece el error “La referencia ingresada no es válida”. Deje la que el sistema sugiere.

Comprobantes bolivianos CI/CE/CT. Los cobros y movimientos generan comprobantes de Ingreso (CI), Egreso (CE) o Traspaso (CT) con numeración automática por período. Se generan solos; usted no los numera.

Costo y cuentas. Las cuentas contables de cada línea (ventas, IVA, CxC, costo de ventas) salen de la categoría del ítem y de las cuentas por defecto del cliente. El costo del inventario es promedio ponderado.

Antes de facturar, el cliente debe existir. En NITRO un cliente tiene además al menos una sucursal (branch): la sucursal es la que lleva la dirección de entrega, el grupo de impuestos y las cuentas. Sin cliente + sucursal no se puede cotizar ni facturar.

Propósito: registrar a quién le vamos a vender, con su NIT/razón social, término de pago, lista de precios, moneda y grupo de impuestos.

Procedimiento:

1. Vaya a Ventas → Clientes (o use el botón “+ Nuevo” → Cliente).
2. Complete la razón social y el NIT (imprescindible para la factura boliviana). El resto de datos (teléfono, email, notas) es opcional.
3. Elija término de pago (contado o crédito), moneda (BOB por defecto; USD si factura en dólares) y grupo de impuestos (define si aplica IVA 13%).
4. Guarde. Luego cree o revise la Sucursal del cliente: allí quedan la dirección, el área de ventas y las cuentas por cobrar/ventas por defecto (ya vienen predeterminadas).

Consejos:

1. Para cotizar a prospectos (aún no clientes) no cree un cliente por cada uno: use un cliente ficticio tipo “Cotizaciones” con término de pago a crédito, y cuando la cotización se acepte, recién cree el cliente real y conviértala en pedido.
2. Si al facturar no aparece el IVA, revise el grupo de impuestos del cliente/sucursal: puede estar en un grupo exento (común en exportación).
3. El término de pago decide si la venta es al contado o a crédito. Es la palanca más importante: define si la factura descarga a Caja/Banco o a Cuentas por Cobrar (véase más abajo “Al contado vs a crédito”).

En el sidebar antpro, Ventas agrupa las opciones en tres bloques clásicos:

1. Transacciones (el día a día): Cotización de venta, Pedido de venta, Entrega directa, Factura directa, Entregar contra pedido, Facturar contra entrega, Cobro del cliente, Nota de crédito, Aplicar cobros/notas, Facturas recurrentes.
2. Consultas y reportes: Consulta de cotizaciones, Consulta de pedidos, Consulta de transacciones del cliente (aquí se reimprime, modifica y anula una factura), Reportes y análisis, Consulta de asignaciones.
3. Mantenimiento (maestros): Clientes y sucursales, Tipos de venta (listas de precios), Vendedores, Grupos y áreas de venta, Facturas recurrentes, Estado de crédito.

Atajos útiles:

1. Botón “+ Nuevo” (arriba): accesos rápidos a Factura, Cotización, Pedido, Cobro y Cliente.
2. Buscador global (arriba): escriba el nombre del cliente o un número de documento.
3. Engranaje (Configuración): cuentas GL por defecto, referencias, tipos de venta.

El ciclo natural, cuando usa el proceso completo, es:

  Cotización  ->  Pedido  ->  Entrega  ->  Factura  ->  Cobro  ->  Aplicar cobro
  (sin asiento) (sin asiento)(mueve stock)(asiento CxC (CI banco)  (salda la factura)
                                          + IVA + GL)

La navegación entre pantallas es encadenada: desde una consulta salta con iconos de acción (editar, entregar, facturar, asignar) a la transacción siguiente. Por ejemplo, desde la Consulta de pedidos presiona el icono de entrega y ya está en “Entregar contra pedido”; desde la entrega, el icono de factura lo lleva a “Facturar contra entrega”.

Si su operación es simple (venta de mostrador o servicio), sáltese todo y use Factura directa: NITRO arma pedido + entrega + factura en una sola pantalla.

Menú: Ventas → Cotización de venta

Crear una cotización (presupuesto) para el cliente y luego verla, modificarla e imprimirla. No genera asiento contable ni reserva inventario. Es la puerta comercial del ciclo.

1. Vaya a Ventas → Cotización de venta. La Referencia se propone sola: déjela.
2. Elija el Cliente y la Sucursal (deben existir de antemano; también un Ítem).
3. Fije la fecha y, si desea, una fecha de validez de la cotización.
4. Agregue líneas: seleccione el artículo, la cantidad y verifique el precio (se autocompleta desde la lista de precios del cliente).
5. Guarde la cotización. Podrá imprimirla en PDF y enviarla.

Ninguno. La cotización es puramente comercial: no toca el Libro Mayor, no mueve inventario y no genera comprobante CI/CE/CT. Por eso tampoco lleva IVA “confirmado”: el impuesto que se ve es solo estimativo hasta que se facture.

1. Para prospectos, use el cliente ficticio de cotizaciones y convierta a pedido recién al aceptarse.
2. Puede mantener ítems y clientes en otra pestaña del navegador; a veces conviene refrescar la página para que aparezcan los nuevos.

Menú: Ventas → Pedido de venta

Registrar un compromiso de venta en firme. Sirve para planificar entregas y facturas. Tampoco mueve inventario ni contabiliza hasta que se entrega/factura.

1. Vaya a Ventas → Pedido de venta (o convierta una cotización existente con “hacer pedido” desde la Consulta de cotizaciones).
2. Verifique Cliente, Sucursal, fecha requerida y lugar de entrega.
3. Cargue las líneas con cantidades y precios; el precio se autocompleta si hay precio de venta configurado.
4. Presione “Realizar pedido” para guardarlo.

Ninguno. El pedido es un compromiso: reserva la intención de venta pero no genera asiento contable ni comprobante, y no descarga stock. El inventario recién se moverá cuando entregue, y la contabilidad recién al facturar.

1. Para ver pedidos abiertos use la Consulta de pedidos. Para reutilizar un pedido como plantilla, marque la casilla “Plantilla” en esa consulta.
2. Cuidado con “Cancelar”: en un pedido nuevo descarta los cambios, pero editando un pedido existente lo elimina.

Menú: Ventas → Entrega directa, o Entregar contra pedido

Despachar la mercadería al cliente (nota de remito o de entrega). Es el paso que mueve el inventario: descarga las existencias del depósito, aun cuando todavía no se haya emitido la factura. Sirve cuando entrega hoy y factura después.

1. Entrega directa: vaya a Ventas → Entrega directa, elija cliente y sucursal, cargue las líneas y confirme. La referencia se propone sola.
2. Entregar contra pedido: desde la Consulta de pedidos, presione el icono de entrega sobre el pedido; revise cantidades (puede entregar parcial) y confirme.
3. Imprima el remito en PDF para acompañar la mercadería.

Solo si el ítem maneja inventario (producto físico, no servicio):

• Débito: Costo de Ventas (al costo promedio ponderado).
• Crédito: Inventario.

Genera comprobante CT (traspaso). Todavía no reconoce ingreso ni IVA: eso ocurre al facturar. Si el ítem es de servicio, la entrega no produce asiento.

1. Al facturar contra esta entrega, NITRO ya no vuelve a mover inventario ni el costo: reconoce solamente el ingreso y el IVA. Así se evita duplicar el costo.
2. Si se equivocó en el despacho y aún no facturó, puede anular la entrega para devolver el stock (véase “Anulaciones”).

Menú: Ventas → Factura directa, o Facturar contra entrega

Emitir la factura al cliente. Es el documento que reconoce el ingreso, genera el IVA débito fiscal y carga la deuda en Cuentas por Cobrar (o el cobro en Caja/Banco, si es al contado). Es el corazón del módulo y admite varias variantes según de dónde parta y cómo se cobre.

1. Factura directa: Ventas → Factura directa. Elija cliente y sucursal, cargue las líneas (importes CON IVA incluido) y verifique el flete si corresponde. La Referencia FV- viene sola. Presione “Procesar factura”.
2. Facturar contra entrega: desde la Consulta de pedidos/entregas, presione el icono de factura sobre la entrega despachada, revise cantidades, flete y notas, y presione “Procesar factura”.
3. Imprima la factura en PDF. Para reimprimir, corregir o anular después, use Consulta de transacciones del cliente.

Al procesar la factura a crédito de un ítem con inventario, NITRO registra aproximadamente:

• Débito: Cuentas por Cobrar (cliente) por el total con IVA.
• Crédito: Ventas (base imponible, sin IVA).
• Crédito: IVA Débito Fiscal (13% de la base).
• Si la factura es directa (sin entrega previa) y el ítem maneja inventario: Débito Costo de Ventas / Crédito Inventario.

Si es al contado, el débito va a Caja/Banco en lugar de Cuentas por Cobrar (véase abajo). Genera comprobante de Venta (y CI si cobra en el acto).

(a) Factura directa. El caso más común. En una sola pantalla NITRO arma pedido + entrega + factura. Ideal para venta de mostrador o de servicios. Si el ítem maneja inventario, aquí sí se genera el asiento de costo (D Costo de Ventas / H Inventario), porque no hubo una entrega previa que ya lo hubiera hecho.

(b) Factura desde un pedido. Parte de un Pedido de venta ya cargado. Desde la Consulta de pedidos salta a facturar (pasando o no por la entrega). Útil cuando cotizó, el cliente confirmó y usted quiere facturar lo pactado sin recargar las líneas. Contablemente el asiento es idéntico al de la factura directa; lo que cambia es que reutiliza las líneas del pedido.

© Factura desde una entrega ya hecha. Es “Facturar contra entrega”. El inventario ya se descargó cuando hizo el remito, así que esta factura no vuelve a tocar Costo de Ventas ni Inventario: solo reconoce Ventas + IVA Débito Fiscal contra Cuentas por Cobrar (o Caja/Banco). Es la vía correcta cuando entregó primero y factura días después.

(d) Factura recurrente (plantilla periódica). Para cobros repetitivos (alquileres, suscripciones, honorarios mensuales). Se configura en Ventas → Facturas recurrentes: se toma un pedido/plantilla como molde y se define la periodicidad (mensual, etc.). NITRO genera las facturas del período de una sola pasada. Cada factura emitida hace el mismo asiento que una normal (Ventas + IVA contra CxC); la plantilla en sí no contabiliza hasta que se emite cada factura.

(e) Al contado vs a crédito. Lo decide el término de pago del cliente (o el que elija en la factura):

• A crédito: Débito Cuentas por Cobrar / Crédito Ventas + IVA Débito Fiscal. La deuda queda abierta y luego se salda con un Cobro que se aplica a la factura.
• Al contado: Débito Caja/Banco / Crédito Ventas + IVA Débito Fiscal. El cobro se registra junto con la factura (comprobante CI), sin dejar deuda pendiente ni necesidad de aplicar cobro aparte.

La única diferencia contable es la cuenta del Debe: CxC (crédito) frente a Caja/Banco (contado). El lado de Ventas + IVA es igual en ambos.

(f) Con y sin manejo de inventario. Depende del tipo de ítem:

• Ítem con inventario (producto físico): además de Ventas + IVA, la salida de stock genera D Costo de Ventas / H Inventario (en la entrega, o en la factura directa si no hubo entrega previa). El costo es el promedio ponderado.
• Ítem sin inventario (servicio, o producto marcado como no inventariable): no genera asiento de costo ni mueve Kardex. Solo Ventas + IVA contra CxC/Banco.

1. No modifique la referencia FV-.
2. Si el IVA no se calcula, el cliente está en un grupo de impuestos exento.
3. Evite facturar dos veces la misma entrega: use siempre “Facturar contra entrega” para no duplicar el costo.

Menú: Ventas → Cobro del cliente

Registrar el dinero que el cliente paga, en una cuenta bancaria o de caja. Genera un comprobante de Ingreso (CI). Se usa para las ventas a crédito: primero se factura, después el cliente paga y usted registra ese cobro.

1. Vaya a Ventas → Cobro del cliente.
2. Elija el Cliente, la cuenta bancaria/caja donde ingresa el dinero y la fecha.
3. Ingrese el importe cobrado y, si aplica, descuentos o cargos bancarios.
4. Guarde. Si el cobro corresponde a facturas concretas, continúe en Aplicar cobros.

• Débito: Banco/Caja (cuenta donde ingresa el dinero).
• Crédito: Cuentas por Cobrar (cliente).

Comprobante CI (ingreso). El cobro por sí solo baja la deuda global del cliente; para que salde una factura concreta hay que aplicarlo (paso siguiente).

1. Si factura en USD y cobra en BOB (o viceversa), NITRO usa el tipo de cambio del día (variable desde 2026); pueden aparecer diferencias de cambio.
2. Un cobro registrado pero no aplicado deja la factura como pendiente aunque el dinero ya esté en el banco: no olvide aplicarlo.

Menú: Ventas → Aplicar cobros/notas

Vincular (“asignar”) un cobro o una nota de crédito contra las facturas pendientes del cliente, para que las facturas queden saldadas y no aparezcan como deuda abierta. Es un paso de imputación, no un asiento nuevo: no mueve el Libro Mayor, solo enlaza documentos que ya contabilizaron.

1. Vaya a Ventas → Aplicar cobros/notas. Verá los cobros y notas sin asignar.
2. Presione el icono de asignación sobre el cobro (o la nota de crédito) que quiere aplicar.
3. Marque las facturas a las que se imputa e ingrese el monto por cada una (parcial o total).
4. Guarde la asignación.

Ninguno propio. La aplicación no genera partida contable ni comprobante: los asientos ya los hicieron el cobro (D Banco / H CxC) y la factura (D CxC / H Ventas+IVA). Aplicar solo “casa” ambos saldos dentro de Cuentas por Cobrar para que la factura figure como pagada.

1. Un cobro puede repartirse entre varias facturas y una factura puede recibir varios cobros parciales.
2. Una nota de crédito también se aplica aquí: se imputa contra la factura que corrige, dejándola total o parcialmente saldada.
3. Si un cobro quedó sin asignar, la factura seguirá figurando como pendiente aunque el dinero ya esté en el banco: no olvide este paso.
4. Para deshacer una aplicación (por ejemplo, para poder anular la factura), use la Consulta de asignaciones y quite la asignación antes de anular.

Menú: Ventas → Nota de crédito

Anular total o parcialmente una factura, o registrar una devolución. Reduce la deuda del cliente y revierte el IVA débito fiscal; opcionalmente reingresa el inventario devuelto.

1. Vaya a Ventas → Nota de crédito. Elija facturar contra una factura existente (recomendado, hereda líneas y cuentas) o una nota libre.
2. Ajuste las cantidades/importes a acreditar.
3. Indique si el artículo vuelve al inventario (devolución física) o no (descuento/error de facturación).
4. Procese la nota. La referencia se genera sola.
5. Aplíquela a la factura que corrige desde Aplicar cobros/notas.

Es el asiento inverso de la factura:

• Débito: Ventas (base) e IVA Débito Fiscal (13%).
• Crédito: Cuentas por Cobrar (cliente).
• Si reingresa stock: Débito Inventario / Crédito Costo de Ventas.

Genera comprobante de Venta (con signo contrario).

1. El saldo a favor del cliente puede dejarse para futuras facturas o reembolsarse vía un pago desde Cajas y bancos + asignación.

Corregir en NITRO no es borrar: es anular. Cuando un documento salió mal, se lo deja “sin efecto” y NITRO genera el movimiento contrario exacto del asiento original, dejando registro de la anulación. No se edita el asiento a mano ni se elimina la transacción del historial. Las anulaciones se hacen desde la Consulta de transacciones del cliente (icono de anular sobre el documento) o desde Configuración → Anular una transacción, buscando por número.

Revierte el asiento de la factura: Débito Ventas + IVA Débito Fiscal / Crédito Cuentas por Cobrar (o Caja/Banco si fue al contado). Si la factura había descargado inventario, la anulación reingresa el stock (D Inventario / H Costo de Ventas) y revierte el Kardex.

• Restricción clave: no se puede anular una factura que ya tiene un cobro (o una nota de crédito) aplicado. Primero hay que deshacer la asignación (desde la Consulta de asignaciones) y, si hace falta, anular el cobro; recién entonces se puede anular la factura.

Deshace la nota: vuelve a cargar la deuda que la nota había reducido y reconstituye el IVA débito fiscal. Si la nota había reingresado mercadería, la anulación la vuelve a descargar del inventario. Igual que con la factura, si la nota ya fue aplicada a una factura, hay que quitar esa aplicación antes de anularla.

Revierte el comprobante CI: Débito Cuentas por Cobrar / Crédito Banco/Caja. El dinero “sale” de la cuenta y la deuda del cliente vuelve a quedar abierta.

• Restricción: si el cobro estaba aplicado a una o varias facturas, primero se desaplica (Consulta de asignaciones) y luego se anula. Un cobro aplicado no puede anularse directamente sin deshacer antes la asignación.

Devuelve la mercadería al depósito: Débito Inventario / Crédito Costo de Ventas, y revierte el Kardex. Se usa cuando despachó de más o mal y todavía no facturó esa entrega.

• Restricción: no se puede anular una entrega que ya fue facturada. Primero se anula la factura (que a su vez exige no tener cobros aplicados), y recién después la entrega.

Como cada documento se apoya en el anterior, hay que anular de atrás hacia adelante: primero lo posterior, luego lo base. El orden típico es:

  quitar aplicación  ->  anular cobro / NC  ->  anular factura  ->  anular entrega

• Período cerrado: no se puede anular dentro de un período cerrado. Primero se reabre la gestión (o se anula con una fecha que caiga en un período abierto).
• Documento ya “consumido”: no se anula una entrega ya facturada, ni una factura con cobro/NC asignado, hasta deshacer lo posterior.
• Efecto: toda anulación deja el inventario, el saldo del cliente y el IVA exactamente como estaban antes del documento anulado.

Consulta de transacciones del cliente: historial de facturas, notas y cobros de un cliente; desde aquí reimprime, modifica o anula una factura y ve su estado de asignación.

Otras consultas: Consulta de cotizaciones, Consulta de pedidos (pendientes de entregar/facturar) y Consulta de asignaciones (aquí se ve y se deshace qué cobro/NC quedó aplicado a qué factura, paso previo obligado para anular).

Reportes y análisis: listados de facturas, estado de cuenta del cliente, antigüedad de saldos (aging), ventas por ítem/cliente/vendedor y comisiones. Útiles para el cierre y para conciliar CxC con el mayor.

NITRO agrega un módulo boliviano análogo al de compras para el Libro de Ventas. Desde ahí se exporta/importa el registro de ventas en formato del SIAT/RCV, para preparar la declaración del IVA débito fiscal. La Descarga del SIAT y el asistente de Estados Financieros integran estos datos en el cierre.

La Facturación Electrónica SIAT y el módulo yego/Walter IA (ventas por WhatsApp) son módulos aparte; se mencionan aquí solo como parte del ecosistema.

1. “La referencia ingresada no es válida”: borró o editó la referencia FV-/OF-. Solución: deje la que NITRO propone.
2. No puedo cotizar/facturar, dice que falta cliente o sucursal: cree primero el Cliente y su Sucursal (y al menos un Ítem). Sin los tres no hay documento.
3. No aparece el IVA en la factura: el cliente/sucursal está en un grupo de impuestos exento; revise su configuración de impuestos.
4. La factura sigue como pendiente aunque ya cobré: faltó Aplicar el cobro contra esa factura.
5. No me deja anular la factura: tiene un cobro o una nota de crédito aplicados; primero deshaga la asignación (Consulta de asignaciones) y anule el cobro/NC, luego la factura.
6. No me deja anular la entrega: ya fue facturada; anule primero la factura y después la entrega.
7. No me deja anular nada: el documento cae en un período cerrado; reabra la gestión o use una fecha de un período abierto.
8. Al editar un pedido presioné “Cancelar” y desapareció: en pedidos existentes, “Cancelar” elimina; para descartar cambios sin borrar, salga sin guardar por el menú.
9. La cotización no muestra movimiento contable: es correcto; cotizaciones y pedidos no generan asientos ni mueven stock.
10. El costo se duplicó: facturó una entrega con “Factura directa” en vez de “Facturar contra entrega”; corrija anulando y refacturando por la vía correcta.
11. Diferencia entre CxC del cliente y el mayor: suele venir de cobros sin asignar o notas de crédito no aplicadas; use la Consulta de asignaciones.
12. Factura en USD, cobro en BOB: revise el tipo de cambio del día (variable desde 2026) y las diferencias de cambio generadas.

• Recorrido transaccional (índice maestro de todas las transacciones y sus anulaciones)
• Productos y servicios (ítems, categorías, cuentas GL)
• Cajas y bancos (cobros, tipos de cambio)
• Contabilidad (asientos, comprobantes, IVA)
• Compras y gastos (el ciclo espejo hacia proveedores)
• Guía del Plan de Cuentas (PUC Bolivia)