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Con registro de Clientes (Ventas Excel)
En una frase: decide si toda venta del Libro de ventas se registra como factura a nombre del cliente (con su cobro automático si fue al contado) o si las ventas al contado van a un solo asiento sin pasar por el cliente.
Dónde está
Ventas → Importar Ventas (Excel), debajo de la fila del período. Es un interruptor por empresa: cada empresa guarda su propia elección.
Qué cambia
Hay dos tipos de venta: al contado (la contrapartida es Caja o Banco) y a crédito (la contrapartida es Cuentas por Cobrar). Cualquiera de las dos puede llevar detalle de ítems con el botón “Detallar” cuando la cuenta de ventas es de mercadería; el detalle solo agrega la baja del inventario y el costo de venta, no cambia lo de abajo. (En Compras es distinto: allí el detalle de ítems siempre pasa por el proveedor.)
Si está DESACTIVADO (así viene NITRO):
Venta al contado → un solo asiento: Caja/Banco al Debe contra Ventas y Débito Fiscal. El cliente no queda registrado. Si tiene detalle, el mismo asiento baja el inventario.
Venta a crédito → un asiento con el cliente en la línea de Cuentas por Cobrar (el saldo sí aparece en el cliente). Si tiene detalle, se registra como factura de venta.
Si está ACTIVO:
Venta al contado → dos asientos en un clic: la factura de venta a nombre del cliente (Cuentas por Cobrar contra Ventas y Débito Fiscal) y el cobro automático (Caja/Banco contra Cuentas por Cobrar), ya asignado. El cliente queda con saldo cero y la venta aparece en su historial.
Venta a crédito → factura de venta a nombre del cliente con saldo por cobrar, tenga o no detalle.
Ejemplo: factura de Bs 1.130 cobrada en efectivo (venta Bs 983,10 + Débito Fiscal Bs 146,90; el IT 3 % va aparte en los dos casos).
| | DESACTIVADO | ACTIVO |
| Asiento 1 | Caja 1.130 al Debe; Ventas 983,10 y Débito Fiscal 146,90 al Haber | Cuentas por Cobrar 1.130 al Debe (a nombre del cliente); Ventas 983,10 y Débito Fiscal 146,90 al Haber |
| Asiento 2 | no hay | Caja 1.130 al Debe; Cuentas por Cobrar 1.130 al Haber (cobro automático) |
| Cliente | no aparece | aparece con la venta y saldo 0 |
Cuándo activarlo
Si vende a clientes recurrentes y necesita su estado de cuenta completo, también lo cobrado al contado, en Ventas → Clientes o en los reportes de ventas por cliente.
Si quiere que Ventas Excel se comporte igual que la Factura de venta manual.
Cuándo dejarlo desactivado
Si vende al público (muchos NIT distintos, consumidor final): activarlo crearía un cliente por cada NIT y dos comprobantes por cada venta al contado.
Si prefiere menos comprobantes. Para el mínimo de asientos, use Contabilizar consolidado por día.
Cosas que no cambian
Contabilizar sigue siendo un clic. Con el interruptor activo, la fila muestra “Ver #N” y, al lado, el enlace al cobro.
Anular revierte todo junto: la factura, el cobro automático y el costo de venta si lo hubo. La fila vuelve a quedar pendiente.
Corregir respeta la configuración vigente: si cambió el interruptor, la corrección se vuelve a contabilizar por el camino nuevo.
Lo ya contabilizado no se toca: el interruptor rige para lo que contabilice de aquí en adelante.
El Libro de ventas, el débito fiscal, el IT y el resumen “Ventas por cliente” se calculan igual en los dos casos.
Relación con Compras
Compras Excel tiene su propio interruptor, Con registro de Proveedores, independiente de este. Puede, por ejemplo, llevar ventas sin registro de clientes y compras con registro de proveedores.