Rendición de Cuentas (Fondos a Rendir)

El complemento resuelve un caso muy común: la empresa entrega dinero a una persona (un responsable, o una caja chica) para que pague gastos, y esa persona luego debe rendir —demostrar en qué lo gastó—. NITRO lleva la cuenta por responsable, arrastra el saldo de un mes al siguiente, concilia los gastos con factura contra el registro de compras y aplica el tratamiento tributario boliviano (RC-IVA, IT, IUE) a los gastos sin factura.

Vive en el menú Contabilidad (GL):

• Transacciones → «Rendición de Cuentas» — la pantalla principal (crear y trabajar las rendiciones).
• Informes → «Reporte de Rendición» — la hoja de rendición para imprimir y firmar.
• Mantenimiento → «Config Rendición (Retenciones)» — las tasas y las cuentas contables (se configura una sola vez).

• Un responsable, un fondo, un período. Cada rendición es de una persona (el responsable) para un mes (período AAAA-MM). Si el mismo responsable rinde varios meses, NITRO encadena las rendiciones y arrastra el saldo.
• «Fondos a Rendir» es una cuenta por cobrar, no un banco. Mientras la persona no rinda, ese dinero es una cuenta por cobrar a su nombre (cuenta 112013001 «FONDOS A RENDIR»). Cada responsable se identifica con una dimensión (auxiliar), para poder sacar su estado de cuenta.
• La empresa asume las retenciones de los gastos sin factura. En Bolivia, un gasto sin factura obliga a retener impuestos. Aquí el método es: gasto contable = lo que se pagó + las retenciones; a «Fondos a Rendir» se abona solo lo efectivamente desembolsado.
• Nada se contabiliza sin que usted lo confirme. NITRO siempre le muestra primero el asiento propuesto (Debe/Haber) y solo lo registra con un segundo clic.
• Los cuatro estados de una rendición: Borrador → Conciliada → Contabilizada → Cerrada.

En Mantenimiento → «Config Rendición (Retenciones)» revise:

• Tasas de retención (%): RC-IVA 13, IT 3, IUE Bienes 5 (valores por defecto; ajústelos si su caso lo requiere).
• Cuentas contables (según su plan): «Fondos a Rendir», «Retención RC-IVA por pagar (F-604)», «Retención IT por pagar (F-410)», «Retención IUE por pagar (F-570)».
• Matriz de retenciones por tipo de gasto (la tabla que muestra qué impuesto aplica a cada tipo).

Presione «Guardar configuración». NITRO valida que «Fondos a Rendir» no sea una cuenta bancaria.

En la pantalla principal presione «＋ Nueva Rendición» y complete la cabecera: responsable, CI, cargo, período (AAAA-MM), banco/caja de origen y asignación de fondos (el monto que entrega).

Puede registrar la entrega en el mismo paso marcando «Registrar la entrega de fondos ahora (pago bancario)», o después, desde la sección «Entrega de fondos al responsable» (botón «Registrar entrega de fondos»).

Asiento de la entrega (es un pago bancario, ST_BANKPAYMENT; referencia REND-ANT-N):

Una vez registrada la entrega, los datos de cabecera quedan congelados (🔒) para proteger la contabilidad.

Los gastos se cargan en la rendición (sección «Agregar gasto»), ya sea por el contador o por el responsable desde su celular (Portal, ver §8). En cada gasto elija el «Tipo de gasto»:

• No sujeto a impuesto (recibo) — peajes, parqueo, transporte: sin retención.
• Compra CON factura — ver §5.
• Viáticos (recibo) — retiene RC-IVA 13 %.
• Alquiler (recibo) — retiene RC-IVA 13 % + IT 3 %.
• Servicio sin factura — retiene RC-IVA 13 % + IT 3 %.
• Bien sin factura — retiene IUE 5 % + IT 3 %.

La tabla «Gastos de la rendición» muestra, por cada línea: Fecha, Cuenta, Descripción, Tipo, Proveedor/NIT, Pagado, RC-IVA, IT, IUE, Gasto contable y si está conciliado.

La persona compró útiles con factura por Bs 640 (NIT y número de factura del proveedor).

1. Cárguelo con el tipo «Compra CON factura» (indique NIT y N.º de factura).
2. Este gasto no genera asiento aquí. Se concilia con el registro de compras (§7): la factura entra por «Importar Compras (Excel)», que es la fuente única del registro fiscal (IVA / crédito fiscal). Al conciliar, NITRO deja pre-asignado en esa factura Debe = cuenta del gasto y Haber = Fondos a Rendir.
3. En la columna «Concil.» el gasto aparece como pend. hasta que lo concilie, y luego con ✓.

En resumen: la factura la registra Compras Excel (para el crédito fiscal), y la rendición solo la “amarra” al fondo del responsable mediante la conciliación.

La persona compró un bien sin factura por Bs 1.000 (lo que efectivamente pagó al proveedor). Como es «Bien sin factura», la empresa retiene IUE 5 % e IT 3 %:

• IUE = 1.000 × 5 % = Bs 50
• IT = 1.000 × 3 % = Bs 30
• Gasto contable = 1.000 + 50 + 30 = Bs 1.080
• Desembolsado (se abona a Fondos a Rendir) = Bs 1.000

Asiento propuesto (ST_JOURNAL; referencia REND-N):

(Para «Servicio» o «Alquiler» sin factura, en vez de IUE se retiene RC-IVA 13 % + IT 3 %; el mecanismo es el mismo.)

Todos los gastos sin factura de la rendición se acumulan en un solo asiento. Las líneas con factura y las devoluciones se excluyen de este asiento (las primeras van por Compras Excel; las segundas solo reponen efectivo).

Para los gastos con factura, abra «Conciliación con Compras Excel» (botón dentro de la rendición). NITRO busca, en el registro de compras (0_facturas_compra, cargado desde «Importar Compras (Excel)»), las facturas candidatas aún no contabilizadas que coincidan:

• por NIT exacto, o
• si no hay NIT, por importe dentro de una tolerancia (2 % o 1 Bs).

Seleccione la factura correcta y presione «Conciliar factura seleccionada». NITRO deja pre-asignado en esa factura Debe = cuenta del gasto y Haber = Fondos a Rendir, y marca el gasto como conciliado (✓). El banner de avance indica «X de Y gastos con factura conciliados»; cuando están todos, la rendición pasa de Borrador a Conciliada. Si se equivocó, use «Deshacer».

Cada rendición tiene un link con token (Portal) que puede enviar al responsable. Desde su celular, la persona agrega sus gastos (con foto de recibo si desea), ve su saldo, y al terminar presiona «✓ Entregar rendición» e imprime la hoja para firmar. El contador ve el estado del Portal en la lista: link activo / cargando / entregada.

NITRO calcula el saldo del responsable así:

//Fondos disponibles = saldo anterior + asignación + otros ingresos//
//Saldo = fondos disponibles − gastado − devoluciones//

Ejemplo — saldo POSITIVO (le sobró fondo): se entregaron Bs 8.000 y rindió Bs 4.090 en gastos → saldo Bs 3.910 a favor de la empresa. NITRO lo indica: “Saldo a favor de la empresa: se arrastra a la próxima rendición del responsable.” La persona debería devolver ese efectivo o queda como saldo a favor.

Ejemplo — saldo NEGATIVO (puso de su bolsillo): se entregaron Bs 5.000 y rindió Bs 5.300 → saldo −Bs 300 (sobregiro). NITRO indica: “Sobregiro: la empresa debe reintegrar o arrastrar este saldo a la próxima rendición.”

Arrastre entre meses: al crear la siguiente rendición del mismo responsable, el campo «Saldo anterior» se llena solo con el remanente del mes anterior (“Saldo arrastrado de la rendición #N (período): X”). Así la cuenta de cada persona nunca se pierde.

Dónde ver el saldo:

• En la lista de rendiciones: columnas Fondos / Gastado / Saldo.
• En el Extracto del responsable (botón «Ver extracto del responsable»): un estado de cuenta corrido de «Fondos a Rendir» por ese responsable, con columnas Fecha, Tipo, Nro, Concepto, Cargo (entrega), Abono (rendición/dev.), Saldo. Un saldo positivo significa que el responsable todavía tiene fondos pendientes de rendir.

En la rendición, en el bloque «Cierre de la rendición» → «Propuesta de asiento (gastos sin factura)», NITRO muestra el asiento completo con columnas Cuenta, Nombre, Concepto, Debe, Haber y la fila TOTALES. Revíselo:

• Si Debe = Haber, está cuadrado.
• Si no cuadra, NITRO le avisa: “La propuesta no cuadra (debe != haber). Revise las cuentas antes de contabilizar.”

Para registrarlo, presione «Contabilizar gastos sin factura». Aparece una confirmación (“¿Contabilizar este asiento? Será registrado en el libro mayor.”): ese es el segundo clic que exige NITRO. Al confirmar, lo lleva directo al asiento generado y la rendición pasa a Contabilizada.

El contador puede corregir de tres maneras, siempre antes de contabilizar/conciliar la línea:

1. Corregir una línea de gasto (cuenta contable equivocada, monto o tipo): use el enlace «editar» de la línea → formulario «Corregir gasto #N», cambie la «Cuenta de gasto» (u otro dato) y presione «Guardar corrección». Nota: no se puede editar una línea ya contabilizada o conciliada.
2. Reabrir el Portal para que el responsable corrija y vuelva a entregar: botón «Reabrir para corrección del responsable» (solo si está “entregada” y aún no contabilizada).
3. Corregir la configuración de cuentas (tasas o cuentas de registro) en «Config Rendición», válido antes de contabilizar.

Si necesita corregir una entrega de fondos ya contabilizada (el pago bancario), eso se hace con el flujo de anulación/reversión del pago en Cajas y Bancos; la rendición vuelve a quedar editable.

Cuando los gastos están conciliados y contabilizados, la rendición se cierra. El saldo remanente (positivo o negativo) se arrastra automáticamente a la próxima rendición del mismo responsable. Para la firma del responsable y de contabilidad, use Informes → «Reporte de Rendición», que incluye el «Resumen para el Departamento Contable» (totales por tipo de gasto y de retenciones) y los espacios de firma.

Ver también: Compras y gastos · Libro de Compras IVA (Excel) · Contabilidad · Carpeta de Importación