Inventario (existencias, kardex y costo)

Esta sección controla la mercadería de su empresa: qué artículos maneja, en qué almacén está cada uno, cuánto hay (existencias), a qué costo y con qué movimientos (kardex). Vive en el sidebar antpro bajo Productos y servicios (catálogo, existencias, ajustes y transferencias) y se alimenta, sobre todo, de las compras.

Para la ficha del artículo y sus cuentas, vea también Productos y servicios; para fabricar productos a partir de materiales, Inventario y Producción (Manufactura). Esta página se centra en el movimiento de existencias y su costo.

• Categoría = cuentas contables. Cada artículo pertenece a una categoría, y la categoría define automáticamente sus cuentas: Inventario (existencias), Costo de venta (COGS), Ventas, Ajustes y Ensamblaje. Así, cada movimiento se contabiliza en la cuenta correcta sin que usted la elija a mano.
• Costo promedio ponderado. El valor del stock se lleva al costo promedio: cada entrada recalcula el promedio; cada salida sale a ese promedio y no lo cambia.
• El IVA es “por dentro”; a inventario entra el NETO. En una compra, al inventario entra el importe menos el crédito fiscal (13% por dentro). El crédito fiscal va a su cuenta de IVA, no al costo del artículo.
• Dos modos de llevar el inventario: periódico (la compra carga la cuenta de inventario en bloque, sin mover stock por artículo) y perpetuo (además mueve el kardex artículo por artículo). Los explicamos abajo; conviven en el mismo sistema y se eligen compra por compra.
• Anular, no borrar. Un movimiento equivocado se anula y NITRO repone el stock y el costo a como estaban.

Menú: Productos y servicios → Catálogo → Categorías de artículos

Propósito: agrupar los artículos y, sobre todo, fijar sus cuentas por defecto. La cuenta de inventario de la categoría es la que enlaza la compra con el stock: cuando una compra usa esa cuenta en el Debe, NITRO sabe a qué almacén contable pertenece (Mercaderías, Almacén de Suministros, Envases y Embalajes, etc.).

Consejo: si comparte la misma cuenta de inventario en varias categorías, NITRO prefiere “Mercaderías” al crear un artículo nuevo automáticamente.

Menú: Productos y servicios → Catálogo → Almacenes (ubicaciones)

Cada existencia y cada movimiento pertenecen a un almacén. El sistema trae uno por defecto; agregue los que necesite (Santa Cruz, Planta, Depósito) para controlar stock por lugar.

Menú: Productos y servicios → Catálogo → Artículos

Cada artículo tiene código, descripción, categoría (de la que hereda las cuentas), unidad de medida y tipo (se compra / se fabrica / servicio). No hace falta crearlos todos a mano: el flujo de detalle de compras crea el artículo si no existe, enrutándolo a la categoría cuya cuenta de inventario coincide con la de la compra.

Esta es la decisión central del módulo, y en NITRO se toma compra por compra, desde el importador de Compras y gastos → Importar Compras:

En la fila de la compra ponga la cuenta de inventario en el Debe y su contrapartida en el Haber, y presione “Contabilizar” (sin detallar).

• Débito: Inventario por el neto (importe − crédito fiscal) + IVA crédito fiscal.
• Crédito: Caja/Banco (contado) o Cuentas por Pagar (crédito).

La cuenta de inventario sube por el total neto, pero no hay movimiento de stock por artículo: el costo de lo vendido se determina al cierre, por diferencia de inventario.

Es el modo periódico más el detalle por ítems. En la fila (con la cuenta de inventario y el Haber ya elegidos) presione el enlace “detalle”: se abre la ficha de detalle por ítems.

1. Se abre la pantalla “Registrar detalle de inventario (por ítems)“ con el proveedor, la fecha y la referencia ya cargados desde el Libro.
2. Agregue los artículos (código, descripción, cantidad y precio con IVA incluido). Puede “Subir PDF” de la factura para que el sistema sugiera las líneas y usted solo revise.
3. El Pago llega preseleccionado según el Haber de la fila: una caja/banco = contado (genera el pago); “Crédito — Cuentas por Pagar” = queda en CxP.
4. Procese. La fila del Libro queda enlazada (aparece “Ver #“).

Igual que el periódico en la parte contable, pero con kardex:

• Débito: Inventario por el neto + IVA crédito fiscal.
• Crédito: Cuentas por Pagar (y, si es contado, el pago contra caja/banco en el mismo acto).
• Kardex: por cada ítem se registra una entrada de stock por su cantidad, al costo neto (el neto de la factura repartido entre los ítems según su subtotal). Ese costo recalcula el costo promedio del artículo.

Consejo: el crédito fiscal se fuerza exacto al del SIAT (no se recomputa por ítem), así el detalle no genera diferencias de centavos. Al inventario entra el neto, nunca el importe con IVA.

Menú: Productos y servicios → Inventario → Ajustes de inventario

Propósito: corregir el stock sin una compra o venta de por medio: inventario inicial, mermas, roturas, sobrantes de un conteo físico.

1. Elija el almacén y la fecha.
2. Cargue los artículos con la cantidad (positiva = entra, negativa = sale) y el costo.
3. Indique el tipo/motivo del ajuste y procese.

• Entrada (sobrante): Débito Inventario / Crédito Cuenta de Ajustes de inventario.
• Salida (merma): Débito Cuenta de Ajustes de inventario / Crédito Inventario.

Menú: Productos y servicios → Inventario → Transferencias

Mueve stock de un almacén a otro. No cambia el valor total del inventario ni el costo (es un movimiento interno): baja en el origen y sube en el destino, por lo que no genera asiento contable, solo movimientos de kardex.

• Movimientos (kardex) — Inventario → Movimientos de inventario: la historia de entradas y salidas de un artículo, con su costo.
• Existencias por almacén — Inventario → Consulta de existencias: cuánto hay de cada artículo y en qué almacén, con su valor al costo promedio.

Cuando vende un artículo de inventario (perpetuo), NITRO baja el stock al costo promedio y postea, dentro de la misma factura de venta, el costo:

• Débito: Costo de venta (COGS) por cantidad × costo promedio.
• Crédito: Inventario por el mismo monto.

La salida no cambia el costo promedio del artículo. (La venta en sí —ingreso, IVA débito fiscal y cuentas por cobrar— es un asiento aparte de la factura.)

• Anular una compra con detalle (perpetuo): revierte la factura, el pago del contado (repone la caja/banco), el kardex (quita las entradas y deshace el costo promedio de forma simétrica) y, si hubo recepción, la libera. El inventario queda como antes de la compra.
• Anular un ajuste: repone el stock y revierte su asiento.
• Corregir una compra detallada: al re-registrar, el sistema desarma primero el detalle anterior (para no duplicar stock ni pago) y vuelve a armarlo.

• “No aparece el enlace detalle”: la cuenta del Debe no es de inventario, o falta elegir el Haber (el modo de pago es parte del asiento y debe estar definido antes de detallar).
• Compré mercadería pero el stock no se movió: la contabilizó en modo periódico (sin detallar). Para llevar kardex, use “detalle” (perpetuo).
• El costo del artículo se ve raro: recuerde que a inventario entra el neto (sin IVA) y que el costo es promedio ponderado; una entrada a un precio muy distinto mueve el promedio.
• El artículo no existía y se creó solo: el flujo de detalle crea el artículo si no lo encuentra, enrutándolo a la categoría cuya cuenta de inventario coincide con la de la compra. Revise su categoría si quedó en “Mercaderías” por defecto.
• Diferencia de centavos en el IVA: no debería ocurrir: el crédito fiscal se toma exacto del SIAT. Si aparece, revise que el importe de la fila cuadre con la suma de los ítems.
• Transferí stock y no veo asiento: es correcto. La transferencia entre almacenes no genera asiento (no cambia el valor total del inventario).

Para ver toda la historia de un solo producto (cada entrada y salida con su fecha, cantidad, costo unitario y valor, y el saldo corriente en cantidad, valor y costo promedio) use Reportes → Inventario → Kardex Valorado por Ítem. Elija el ítem, el rango de fechas y, si quiere, un almacén; sale en PDF o Excel.

Es el reporte que piden los auditores y los bancos para sustentar la valuación de inventarios: el costo promedio se recalcula con cada entrada y las salidas se valúan al costo vigente en ese momento.

• Activos fijos (padrón y depreciación) — el “espejo” de este módulo para bienes de uso.
• Productos y servicios — la ficha del artículo y sus cuentas GL.
• Inventario y Producción (Manufactura) — fabricar productos a partir de materiales (BOM, órdenes).
• Compras y gastos — de dónde entra la mercadería.
• Recorrido transaccional — índice maestro de asientos y anulaciones.