Importar asientos desde Excel (carga masiva)

En dos minutos: usted arma sus asientos en una planilla Excel (uno debajo del otro, cada uno con sus líneas al Debe y al Haber), la sube a NITRO, revisa la vista previa y presiona Contabilizar. NITRO crea todos los comprobantes de una sola vez, con su numeración oficial CI/CE/CT, y guarda el lote para que pueda consultarlo o anularlo completo si se equivocó.

Muchos contadores preparan sus asientos mensuales en Excel: la rendición de la caja chica, los gastos del mes, las provisiones, los ajustes. Pasarlos uno por uno al sistema toma tiempo y es donde se cuelan los errores de tipeo. La importación de asientos resuelve eso:

• Se editan todos los asientos en Excel (varios asientos en un mismo archivo, sin límite práctico; hasta 500 por archivo).
• NITRO valida antes de grabar: que la cuenta exista, que la fecha esté en una gestión abierta, que cada asiento cuadre al centavo y que no esté repetido.
• La contabilización es todo o nada: si una sola línea tiene error, no se graba ningún asiento. Nunca quedan asientos a medias.
• Cada asiento recibe su comprobante boliviano (CI, CE o CT) exactamente como si lo hubiera cargado a mano.
• Queda un historial por lote con enlace a cada comprobante y un botón para anular el lote entero.

Datos mínimos. Esta herramienta está pensada para cargas rápidas y efectivas. Cada línea necesita solo: número de asiento, fecha, glosa, cuenta y el importe al Debe o al Haber. Si usted usa centros de costo (dimensiones), referencias u otros detalles, impórtelos así y luego complete esos datos editando el comprobante en NITRO.

Entre a Contabilidad y en la barra superior abra el menú Comprobantes → Importar Asientos (Excel). También la encuentra en el menú clásico de Contabilidad, en la sección de transacciones.

La pantalla tiene tres pestañas:

Permisos. El administrador de la empresa ya tiene acceso. Para otro usuario, en Configuración → Roles y accesos marque el área “Importar Asientos (Excel)” en su rol.

Descargue la plantilla desde la pestaña Plantilla y ayuda (botón “Descargar plantilla Excel”). Tiene cuatro hojas:

Resume cómo llenar la planilla. Léala una vez y pase a la hoja Asientos.

Aquí se pega el plan de cuentas de su empresa. Para obtenerlo, en la pestaña Plantilla y ayuda presione “Descargar plan de cuentas de esta empresa (CSV)”, ábralo y copie las dos columnas (cuenta y nombre) sobre esta hoja. Gracias a esto la planilla autocompleta el nombre de la cuenta mientras usted escribe el código y le avisa si el código no existe.

Es una tabla con una fila por línea contable. Las celdas amarillas se escriben; las grises se calculan solas.

Al final de la tabla hay un resumen: cantidad de asientos, total Debe, total Haber, líneas con alerta, asientos descuadrados y la señal LISTO PARA IMPORTAR: SÍ / NO. No suba la planilla hasta que diga SÍ.

Consejos de llenado
* No deje filas vacías entre las líneas de un mismo asiento.
* Puede tener varias cuentas al Debe y varias al Haber en el mismo asiento; lo único que importa es que la suma de ambos lados coincida.
* Si una cuenta no aparece en el plan, créela primero en NITRO (Contabilidad → Plan de cuentas) y vuelva a descargar el CSV.
* Borre los dos asientos de ejemplo que trae la plantilla antes de usarla.

Se genera sola a partir de la hoja Asientos: una línea de texto por fila, con los campos separados por una barra vertical. Es la alternativa para quienes prefieren copiar y pegar en vez de subir el archivo: copie toda la columna A y péguela en el cuadro de texto de la pestaña Importar.

Vamos a registrar dos asientos de fin de mes de la empresa de ejemplo:

El primer asiento tiene dos cuentas al Debe y una al Haber (600 = 180 + 420). El segundo es un pago en efectivo.

En la pestaña Importar, elija el archivo con “Choose File” o pegue el texto de la hoja “Pegar en NITRO” en el cuadro. Luego presione Analizar y previsualizar.

NITRO lee el archivo, agrupa las líneas por número de asiento y valida cada una contra su plan de cuentas y su gestión fiscal. Arriba verá el resumen: asientos encontrados, total Debe = Haber, cuántos tienen errores (bloquean) y cuántos tienen avisos (posibles duplicados). Debajo, cada asiento con sus líneas: fila de origen, cuenta, nombre, Debe, Haber y glosa particular. La barra de color de la izquierda es verde cuando el asiento está bien.

Compare la vista previa con su planilla antes de seguir. Lo que ve aquí es exactamente lo que se va a grabar.

Presione Contabilizar N asientos. NITRO graba todos los asientos en una sola operación y lo lleva a la pestaña Lotes importados, donde el lote nuevo aparece arriba con el enlace a cada comprobante creado.

En el ejemplo, el asiento 1 recibió el comprobante CT-09-014 (traspaso: no toca caja ni banco) y el asiento 2 el CE-09-012 (egreso: sale dinero de Caja MN). Al hacer clic en el enlace se abre el comprobante tal como quedó en el Libro Diario:

Y en Contabilidad → Libro Diario los asientos aparecen junto a los demás, sin ninguna diferencia con los cargados a mano:

Exactamente el que usted escribió. NITRO no agrega IVA, retenciones ni líneas automáticas: cada fila de su planilla es una línea del comprobante, con su glosa particular como detalle. Para el caso práctico:

La vista previa distingue dos niveles:

• Errores (rojo): bloquean la contabilización. Corrija la planilla y vuelva a analizarla.
• Avisos (naranja): no bloquean, pero exigen que marque “Importar de todos modos”. Hoy el único aviso es el de posible duplicado.

NITRO asigna la clase del comprobante mirando las cuentas del asiento, igual que en el resto del sistema:

• CI (ingreso): entra dinero a una cuenta de caja o banco.
• CE (egreso): sale dinero de una cuenta de caja o banco.
• CT (traspaso o diario): el asiento no toca caja ni banco, o lo toca por los dos lados.

La columna “Tipo” de la planilla es solo una ayuda para usted; si no coincide con lo que NITRO determina, manda NITRO. La numeración es correlativa por clase y por mes, así que un asiento importado con fecha de un mes anterior toma el siguiente número libre de ese mes.

Además de la plantilla, el importador entiende:

• Planilla por bloques: cada asiento como un bloque con una fila “Fecha de transacción”, una fila “Glosa principal”, un encabezado “Número de cuenta / Nombre de cuenta / Debe / Haber / Glosa particular” y sus líneas hasta la fila TOTAL. Es el formato que algunos contadores ya usan; se puede subir tal cual.
• Texto pegado: una línea por fila con 8 campos separados por barra vertical, en este orden: asiento | fecha | tipo | glosa | cuenta | debe | haber | glosa particular. También se aceptan punto y coma o tabulador como separador.
• Archivo .csv con las mismas columnas de la plantilla.

Los importes aceptan punto o coma decimal (2350.50 y 2.350,50 valen lo mismo).

Si después de contabilizar descubre que el archivo estaba mal, no hace falta anular asiento por asiento. En Lotes importados presione Anular lote: NITRO revierte todos los comprobantes de esa importación (quedan como anulados en el Libro Diario, con la fecha de anulación) y marca el lote en rojo.

Anular un lote es definitivo para ese lote. Si solo un asiento estaba mal, es más simple anular ese comprobante desde Configuración → Anular una transacción y volver a cargarlo.

¿Puedo subir varios meses en un archivo? Sí, mientras cada asiento tenga su fecha correcta y las gestiones estén abiertas.

¿Qué pasa si subo dos veces el mismo archivo? La vista previa marca cada asiento como posible duplicado y no deja contabilizar sin que usted lo confirme.

¿Se guarda mi Excel en NITRO? No. NITRO solo lo lee al momento de importar; lo que queda son los asientos, iguales a los que se cargan a mano. Por eso no importa si su archivo tiene fórmulas o formatos: se leen los valores.

¿Puedo usar dimensiones o referencias propias? No desde la planilla. Importe el asiento y luego edítelo en el Libro Diario para completar esos campos.

¿Y las columnas con nombre de cuenta? Solo se usa el código. El nombre de la plantilla es una ayuda visual.

1. Plan de cuentas actualizado en la hoja “Plan de cuentas”.
2. Todas las líneas con N° de asiento, fecha y glosa.
3. Ningún “CUENTA NO EXISTE” en la columna de nombre.
4. Columna Control en CUADRADO para todos los asientos.
5. Resumen: LISTO PARA IMPORTAR = SÍ.
6. Asientos de ejemplo borrados.

• Contabilidad: comprobantes, libros y cierre
• Guía del plan de cuentas
• Recorrido transaccional: qué asiento genera cada operación