Importaciones — pólizas e ítems importados

Cuando llega una importación, el contador enfrenta tres trabajos distintos:

1. Dar de alta los productos (a veces decenas o cientos: cada motor con su número de serie, cada lote de medicamentos con su vencimiento), con su subpartida arancelaria, país de origen, peso, FOB…
2. Costear la mercadería: sumar al valor FOB el flete, seguro, gravamen y despacho, y repartirlos entre los ítems para que cada uno quede en bodega con su costo real.
3. Registrar la DIM en el Libro de Compras para tomar el crédito fiscal IVA de la importación y reconocer la cuenta por pagar.

El módulo Importaciones resuelve el primer trabajo (y, si usted quiere, dispara el segundo) desde una sola planilla. La Carpeta de Importación resuelve el segundo. El Libro de Compras resuelve el tercero. Por eso el menú los agrupa:

Dónde está: módulo Compras y gastos, barra superior, menú Importaciones:

• Importar ítems (Excel) — esta pantalla: carga masiva de ítems de la póliza (título Importaciones — Carga masiva).
• Carpetas de importación (costeo + dif. cambio) — el costeo de la póliza; guía: Carpeta de Importación.
• Registrar DIM en el Libro de Compras — abre Importar Compras (Excel); guía: Libro de Compras IVA.

En resumen: Importaciones alimenta a la Carpeta. El flujo recomendado es: Importar ítems (destino Carpeta) → cargar costos y distribuir en la Carpeta → registrar la DIM en el Libro de Compras.

• DIM / DAM / póliza. La Declaración de Importación (antes DUI) que emite la Aduana. Su número se escribe en N° DAM/Póliza y queda grabado en la ficha aduanera de cada ítem y en la carpeta, para enlazarlos.
• FOB y tipo de cambio. El valor unitario de la planilla está en moneda de origen (normalmente USD). NITRO lo multiplica por el Tipo de cambio (a Bs) que usted indica para obtener el costo base en bolivianos.
• Costo landed (puesto en bodega). FOB + flete + seguro + gravamen arancelario + despacho + otros gastos, sin IVA. Es el costo con el que la mercadería debe quedar en inventario.
• Mercadería en Tránsito. Cuenta puente: cuando la mercadería entra al inventario antes de registrar la DIM, se acredita aquí; al registrar la DIM en el Libro de Compras se debita y queda en cero. Debe estar configurada en Importaciones → Configuración → Cuentas de Importación (Setup).
• Un ítem por serie. Si la planilla trae serie (chasis, IMEI, motor), cada fila crea un ítem distinto (código = modelo-serie). Es lo correcto para vehículos, maquinaria y electrónica que se venden individualmente.
• Lote / vencimiento / registro sanitario. Columnas del perfil para farmacia, alimentos y cosméticos. Se guardan en la ficha aduanera del ítem; el POS de farmacia y los reportes de vencimiento las usan. No crean ítems separados por lote.

1. Configure la cuenta Mercadería en Tránsito: Compras y gastos → Importaciones → Cuentas de Importación (Setup). Sin ella, la importación con destino Carpeta o Recepción se detiene con el aviso “Falta configurar la cuenta “Mercadería en Tránsito”…”.
2. Verifique que exista el almacén donde recibirá y una categoría de ítems adecuada (si no existe, NITRO la crea heredando las cuentas de la primera categoría y las cuentas configuradas en el Setup).
3. Tenga a mano la DIM, la factura del proveedor y el tipo de cambio del día.

Presione Descargar plantilla Excel en la pantalla. Es una planilla con encabezados en la primera fila y una fila de ejemplo que debe borrar. NITRO reconoce las columnas por su nombre (acepta sinónimos, mayúsculas o acentos), así que puede agregar columnas propias y dejar vacías las que no use.

Regla de oro de los códigos: llene codigo (o serie) siempre que pueda. Si una fila no trae ninguno de los dos, recibe un código automático IMP-NNNNN y NITRO avisa que, si vuelve a importar el mismo archivo, se duplicará.

1. Abra Compras y gastos → Importaciones → Importar ítems (Excel) y presione Descargar plantilla Excel.
2. Llene una fila por ítem (o por serie). Borre la fila de ejemplo. Guarde como .xlsx.
3. En la pantalla, elija el archivo, el destino, escriba la referencia de la carpeta y el N° DAM/Póliza, el proveedor, la fecha, el almacén y el tipo de cambio.
4. Si ya conoce el costo total nacionalizado y quiere que la mercadería entre al kardex ahora, marque Costear ahora y escriba el Costo total landed en Bs.
5. Presione Procesar importación.
6. Lea el resultado: NITRO informa “Se crearon N ítems nuevos (M ya existían) y se cargaron K en la carpeta de importación REF.” (destino Carpeta), “Procesado: N ítems nuevos, M ya existían, K recepcionados a inventario. Valor total: …” (Recepción directa) o “Procesado: N ítems nuevos, M ya existían (sin recepción).” (Solo ítems); también “Columnas detectadas: …”, para que confirme que la planilla se leyó bien, y una tabla con código, descripción, categoría, serie, cantidad, costo unitario y si el ítem es NUEVO o existente.
7. Siga el aviso de Siguiente paso: con destino Carpeta sin costear, “agrega los costos de la DAM (gravamen, flete, seguro, despacho) y distribuye el costo landed en la Carpeta de Importación →”; con Costear ahora, “Siguiente y último paso: registre la DIM en el Libro de Compras” (enlace Ir al Libro de Compras →).

Un ítem que ya existía (mismo código) no se duplica: se actualiza su ficha aduanera y se agrega a la carpeta o recepción con la cantidad de la fila. Así puede reimportar una planilla corregida.

Depende del destino:

Ejemplo (Costear ahora): 10 bombas a FOB 420 USD, TC 6,96, costo landed total informado Bs 36.500,00:

Y al registrar la DIM en el Libro de Compras, NITRO completa el circuito: Debe Mercadería en Tránsito (lo nacionalizado) y Debe Crédito fiscal IVA (el que figura en la DIM) / Haber Cuentas por pagar (proveedor / aduana). Mercadería en Tránsito queda en cero; si queda saldo, el costo landed informado y la DIM no coinciden: revíselo en la Carpeta (ajuste estimado → real).

1. En la planilla, use las columnas lote, fecha_vencimiento y registro_sanitario (y codigo con el código comercial del producto; no use serie, porque un lote no es un ítem distinto).
2. Importe con el destino que corresponda. Los datos quedan en la ficha aduanera del ítem junto con subpartida, origen y FOB.
3. Si usa el POS de farmacia (control de lotes y vencimientos FEFO), las existencias por lote se administran al recibir la mercadería; la ficha aduanera sirve como respaldo documental de la DIM y del registro sanitario para inspecciones.
4. Para consultar o corregir estos datos, abra la ficha del ítem en Productos y servicios → Productos / ítems.

• “El archivo debe ser .xlsx (planilla Excel).” — guardó como .xls o .csv. En Excel use Guardar como → Libro de Excel (.xlsx).
• “El archivo es muy grande (máximo 25 MB).” — quite imágenes u hojas sobrantes; solo importa la primera hoja.
• “No se pudo subir el archivo (error N).” / “No se pudo leer el Excel: …” — archivo dañado o subida interrumpida; vuelva a guardarlo y reintente.
• “El Excel no tiene la columna “descripcion” (¿usaste la plantilla?).” — la primera fila no tiene los encabezados de la plantilla. Use la plantilla descargada.
• “Falta configurar la cuenta “Mercadería en Tránsito”. Ve a Importaciones → Configuración → Cuentas de Importación (Setup).” — configure la cuenta puente antes de importar con destino Carpeta o Recepción.
• “El almacén “X” no existe.” — el almacén elegido fue eliminado; elija otro.
• “Aviso: N ítem(s) no traen código ni serie, así que recibieron un código automático (IMP-…). Si vuelves a importar el mismo archivo, se crearán duplicados…” — complete la columna codigo antes de reimportar.
• “No se pudo distribuir directamente: …” — el costeo inmediato falló (por ejemplo, el motor de la carpeta no está disponible); los ítems y la carpeta sí se crearon: distribuya desde la Carpeta.
• “Fila N: …” — un error puntual de esa fila (por ejemplo, un dato inválido); el resto de la planilla se procesa.
• Las columnas detectadas no incluyen una que llené — el encabezado no coincide con ningún nombre aceptado; renómbrelo como en la plantilla (sin espacios: peso_neto_kg).
• Se crearon ítems con nombres de categoría “(importación)“ — ya existía una categoría de activo fijo con el mismo nombre; NITRO creó una categoría normal con ese sufijo para no mezclar.
• Mercadería en Tránsito no queda en cero — el costo landed que informó en Costear ahora difiere de lo que registró en la DIM; ajuste en la Carpeta (estimado → real).

• ¿Puedo importar la planilla varias veces? Sí, si las filas tienen código o serie: los ítems existentes se actualizan y no se duplican. Con códigos automáticos IMP-… sí se duplican.
• ¿Necesito la Carpeta si mi importación es simple? No. Use Recepción directa con un tipo de cambio que ya incluya los gastos (o un valor unitario “landed”) y registre la DIM en el Libro de Compras como una compra más.
• ¿Qué pasa con el IVA de la importación? No lo toma esta pantalla. Lo toma el Libro de Compras al registrar la DIM (crédito fiscal exacto del SIN).
• ¿La planilla sirve para cualquier rubro? Sí: el núcleo (código, descripción, cantidad, subpartida, origen, FOB, peso) es universal; el perfil (serie, marca, modelo, año, estado, lote, vencimiento, registro sanitario) se llena según el rubro.
• ¿Puedo mezclar varios proveedores en una planilla? Sí; la carpeta admite ítems de varios proveedores. El campo Proveedor es solo la referencia principal.
• ¿Dónde veo la ficha aduanera después? En la ficha del ítem (Productos / ítems) y en la carpeta de importación correspondiente.

• Carpeta de Importación (costeo de pólizas + diferencias de cambio) — el paso siguiente del flujo.
• Libro de Compras IVA (Importar Compras Excel) — registrar la DIM y tomar el crédito fiscal.
• Importar ítems desde Excel/CSV — carga masiva de catálogo sin datos aduaneros (ítems, precios, kits, unidades).
• Productos y servicios — categorías, cuentas e ítems.
• Inventario y existencias — ajustes y kardex.
• Monedas y tipos de cambio.