Herramientas de contabilidad: Devengados, Entradas rápidas y Consulta de impuestos

NITRO tiene tres utilitarios contables heredados del motor base. Ninguno de los tres es necesario para la contabilidad boliviana del día a día (para eso están el Comprobante de diario, el Asiento rápido con sus modelos y los Libros IVA), pero conviene saber qué hacen y cuándo pueden servir:

Importante. Estas pantallas no aparecen en los menús del tema actual de NITRO. Se abren únicamente por enlace directo o desde esta ayuda. Si su empresa no las usa, no le hacen falta; si las usa, lea la sección correspondiente antes de procesar nada, porque Devengados crea muchos asientos de golpe.

• Devengar / diferir. Cuando paga hoy un servicio que corresponde a varios meses (un alquiler anual, una prima de seguro), el gasto no es de hoy: se difiere en una cuenta de balance (por ejemplo, Gastos pagados por anticipado) y cada mes se traslada la parte que corresponde a la cuenta de gasto. El mismo razonamiento aplica a un cobro anticipado que se reconoce como ingreso mes a mes. La pantalla de Devengados automatiza exactamente ese traslado periódico.
• Cuenta de balance acumulado. Es la cuenta donde quedó “estacionado” el importe (el activo o pasivo diferido). La pantalla la llama Cuenta de Balance Acumulado.
• Cuenta de ingresos / costos. Es la cuenta de resultado a la que irá cada cuota (el gasto o el ingreso del período). La pantalla la llama Cuenta de Ingresos / Costos.
• Plantilla de entrada rápida. Una lista de líneas que dice “de este importe base, tanto por ciento va a tal cuenta, tanto a tal otra y el resto a esta”. Al usarla, usted escribe un solo importe y NITRO completa todas las líneas. No confunda estas plantillas con los Modelos del Asiento rápido propio de NITRO, que son otra cosa (asientos completos guardados con sus cuentas y proporciones).
• Débito fiscal y crédito fiscal. En Bolivia el IVA es “por dentro” al 13 %. El IVA de las ventas es débito fiscal (a favor del fisco) y el de las compras es crédito fiscal (a su favor). La diferencia del mes es lo que se paga o se arrastra como saldo. La Consulta de Impuestos muestra esa diferencia con los nombres Cargado en las ventas (Débito fiscal) y Pagado en Compras (Crédito fiscal).
• Comprobantes CI / CE / CT. Todo asiento que nace de estas pantallas recibe su comprobante boliviano automático: los devengados y las entradas rápidas usadas en un comprobante de diario generan CT (traspaso); si la entrada rápida se usa en un pago o depósito bancario, el comprobante será CE o CI.

• Gestión abierta. Las fechas de cada cuota de un devengado deben caer dentro de una gestión fiscal abierta. Si va a repartir 12 meses y la gestión del año siguiente todavía no existe, créela primero en Configuración → Años fiscales (guía).
• Cuentas en el plan. Verifique que existen la cuenta de balance (por ejemplo, un Gasto pagado por anticipado dentro del activo corriente, o una cuenta de pasivo si se trata de un cobro anticipado) y la cuenta de resultado destino. Si falta, créela en el Plan de cuentas.
• Permisos. Las tres pantallas dependen de áreas de seguridad del rol: Devengados y Entradas rápidas requieren permiso de asientos en Contabilidad; la Consulta de Impuestos requiere permiso de reportes de impuestos. Si ve “No tiene permiso”, pida al administrador que revise el rol en Usuarios y roles.

Qué hace: toma un importe, lo divide en N períodos iguales y registra un comprobante de diario por cada período, con la fecha de cada cuota. Cada asiento mueve el importe de la cuenta de balance a la cuenta de resultado.

• Fecha (Primera fecha de Acumulados): fecha del primer asiento. Las siguientes se calculan solas según la frecuencia.
• Cuenta de Balance Acumulado: la cuenta de activo o pasivo donde está el importe diferido. Es la que se descarga en cada cuota.
• Cuenta de Ingresos / Costos: la cuenta de resultado que recibe cada cuota.
• Dimensión (y Dimensión 2 si su empresa usa dos niveles): centro de costo o proyecto al que se imputa el gasto o ingreso. Opcional.
• Monto: importe total a repartir. El enlace Buscar Monto abre la consulta del mayor de la cuenta de balance para copiar el saldo exacto.
• Frecuencia: Semanal, Bi-semanal, Mensual o Trimestral. Con frecuencia mensual o trimestral, cada cuota se registra el último día del mes que corresponde (si la primera fecha es 01/07/2026, los asientos salen el 31/07, 31/08, 30/09…); con frecuencia semanal o bi-semanal, cada 7 o 14 días exactos.
• Períodos: cantidad de cuotas. Monto ÷ Períodos = importe de cada asiento (NITRO ajusta los centavos en la última cuota para que la suma cierre exacta).
• Glosa (Memo): texto que llevará cada asiento. Si lo deja vacío, NITRO escribe “Devengos para 12.000,00” (con el importe).
• Mostrar Filas del Libro Mayor: previsualiza, sin grabar, la lista completa de asientos (fecha, cuenta, Debe, Haber, glosa).
• Procesar Acumulaciones: graba todos los asientos. Pide confirmación: “¿Seguro que Desea publicar acumulados?”.

La pantalla usa indistintamente las palabras devengados, acumulados y acumulaciones: son la misma operación.

1. Registre primero el pago o cobro anticipado por su camino normal (por ejemplo, la factura del alquiler anual en Compras y gastos, imputando el importe sin IVA a la cuenta Gastos pagados por anticipado en vez de a la cuenta de gasto).
2. Abra la pantalla de Devengados.
3. En Fecha, escriba una fecha del primer mes cubierto (NITRO registrará cada cuota mensual el último día de su mes).
4. Elija la Cuenta de Balance Acumulado (la del anticipo) y la Cuenta de Ingresos / Costos (la de gasto o ingreso).
5. Escriba el Monto total, la Frecuencia (Mensual, en el caso típico) y los Períodos (12 para un año).
6. Escriba una Glosa clara, por ejemplo “Alquiler oficina gestión 2026 - cuota mensual”.
7. Presione Mostrar Filas del Libro Mayor y revise la tabla: una fila de Haber en la cuenta de balance y una de Debe en la cuenta de gasto por cada fecha.
8. Si todo está bien, presione Procesar Acumulaciones y confirme. NITRO informa “Los Ingresos / Costos Acumulados han sido procesados.” y muestra el enlace a los asientos generados.

Por cada período (ejemplo con un alquiler anual de Bs 12.000 pagado por adelantado en octubre de 2026, repartido en 12 meses):

Cada asiento es un comprobante de diario independiente, con su número CT- correlativo del mes correspondiente, y aparece en la Consulta de Diario con la glosa que escribió. Si el monto no es divisible exacto, la última cuota absorbe la diferencia de centavos.

• “El monto no puede ser 0.” No escribió el importe o quedó en cero.
• “Los períodos deben ser mayores que 0.” Falta la cantidad de cuotas.
• “La fecha introducida no es válida.” Escriba la fecha en el formato dd/mm/aaaa.
• “La fecha ingresada está fuera del año fiscal o está cerrada para más entradas de datos.” La primera cuota cae en una gestión cerrada o inexistente.
• “Algunas de las fechas del período están fuera de la gestión o están cerradas para más registros. ¡Cree primero una nueva gestión!” Alguna cuota posterior cae fuera de las gestiones abiertas (por ejemplo, 12 cuotas desde octubre llegan hasta septiembre del año siguiente). Cree la gestión siguiente en Configuración → Años fiscales y vuelva a intentar, o reduzca los períodos.
• Procesé los devengados dos veces. No hay “deshacer” masivo: cada asiento duplicado se anula uno por uno desde Anular una transacción o reversándolo. Por eso la previsualización es obligatoria antes de procesar.
• Las cuotas futuras aparecen ya en el Balance. Es el comportamiento esperado: los asientos quedan grabados con fecha futura. Los reportes con fecha de corte anterior no los muestran; la Consulta de Diario sí, si el rango las incluye.

Qué hace: administra plantillas que reparten un importe base entre varias cuentas según porcentajes, importes fijos o impuestos. La plantilla se elige después, dentro de la pantalla donde se registra la operación: aparece como un desplegable Ingreso Rápido con un campo de importe y el botón Ir.

Cabecera de la plantilla

• Descripción: nombre que verá en el desplegable (por ejemplo, “Alquiler con IVA por dentro”).
• Uso: texto de ayuda para quien la use (qué importe escribir, cuándo aplicarla).
• Tipo de Entrada: uno de los cinco tipos de la tabla anterior. Define en qué pantalla aparecerá.
• Balance Base (solo para Comprobante de Diario): si marca Sí, el importe base no lo escribe el usuario sino que se toma del saldo de una Cuenta que usted elige, del Período Mensual o Anual. Sirve para traspasos automáticos del tipo “lleva el saldo de esta cuenta a tal otra”.
• Descripción de Monto Base: etiqueta del campo de importe que verá el usuario (por ejemplo, “Total de la factura con IVA”).
• Monto Base Predeterminado: importe sugerido; puede quedar en 0.
• Botón Agregar nuevo (o Actualizar si está editando).

Líneas de la plantilla (aparecen al seleccionar una plantilla con Editar)

• Enviado: cómo se calcula la línea. Las opciones son Restante (lo que falte para cuadrar), Monto (importe fijo), % De monto de base (porcentaje del importe base) y las variantes con Impuestos agregados o Impuestos Incluidos, además de la línea de impuesto en sí.
• Cuenta/Tipo de Impuesto: la cuenta contable destino o, en las líneas de impuesto, el tipo de impuesto (IVA 13 %).
• Monto o Parte (%): el importe fijo o el porcentaje, según la opción anterior.
• Memo de la línea: glosa de esa línea.
• Dimensión (y Dimensión 2): imputación analítica opcional.

El caso típico boliviano: paga un alquiler de Bs 2.000 con factura; el 87 % es gasto y el 13 % crédito fiscal.

1. Abra Entradas Rápidas. En Descripción escriba Alquiler con IVA por dentro; en Uso, Escriba el total de la factura con IVA.
2. En Tipo de Entrada elija Pago Bancario. Deje Balance Base en No.
3. En Descripción de Monto Base escriba Total factura. Presione Agregar nuevo.
4. En la lista, presione Editar en la plantilla recién creada: se abre la sección Líneas de Entrada Rápida.
5. Primera línea: Enviado = % De monto de base, Cuenta = Alquileres (gasto), Parte = 87. Presione Agregar nuevo.
6. Segunda línea: Enviado = % De monto de base, Cuenta = Crédito fiscal IVA, Parte = 13. Presione Agregar nuevo.
7. Listo. Al registrar el pago en Cajas y bancos → Pago, elija la plantilla en Ingreso Rápido, escriba 2.000 en el importe y presione Ir: NITRO agrega las dos líneas (1.740 y 260) y la cuenta de banco se completa sola por 2.000.

Comprobante CE (egreso), numerado automáticamente. Recuerde que la plantilla por sí sola no contabiliza nada: el asiento nace cuando guarda el pago, depósito, comprobante de diario o factura donde la aplicó.

• “La descripción de la Entrada Rápida no puede estar vacía.” Falta el nombre de la plantilla.
• “La descripción de la cantidad base no puede estar vacía.” Falta la etiqueta del importe base.
• “Solo puede usar Saldo de Balance junto con Asientos de Diario”. Marcó Balance Base en una plantilla que no es de tipo Comprobante de Diario. Cambie el tipo o desmarque la opción.
• “Debe seleccionar una cuenta del Libro Mayor.” Una línea quedó sin cuenta destino.
• “La entrada rápida tiene líneas de entrada rápida. No puede ser borrada.” Elimine primero las líneas (botón Eliminar en cada una) y después la plantilla.
• La plantilla no aparece en el desplegable de la pantalla donde la quiero usar. Revise el Tipo de Entrada: una plantilla de Pago Bancario no aparece en el Comprobante de diario, y viceversa.
• El asiento no cuadra al aplicar la plantilla en un Comprobante de diario. En ese tipo no hay contrapartida automática: la suma de las líneas debe dar cero o debe existir una línea Restante que absorba la diferencia.
• El demo no tiene plantillas. Es normal: la lista está vacía hasta que usted crea la primera. NITRO ya ofrece una forma más cómoda para asientos repetitivos: los Modelos del Asiento rápido.

Qué hace: suma, por tipo de impuesto y para un rango de fechas, el impuesto cargado en las ventas (débito fiscal) y el pagado en las compras (crédito fiscal), y muestra el neto a pagar o a favor. Es una consulta de solo lectura.

• Desde / Hasta: rango de fechas. Por defecto trae los últimos días según su preferencia de usuario; cámbielo al mes a declarar y presione Mostrar.
• Por cada tipo de impuesto (en una empresa boliviana normalmente uno solo, IVA 13 %) muestra tres filas:
  • Cargado en las ventas (Débito fiscal): importe del impuesto en facturas de venta y notas de crédito del rango.
  • Pagado en Compras (Crédito fiscal): importe del impuesto en facturas de compra y notas de crédito de proveedor.
  • Neto a pagar o recaudable: débito menos crédito. Positivo = a pagar; negativo = saldo a favor.
• La columna Salidas/Entradas muestra la base imponible (el importe neto sin impuesto) sobre la que se calculó cada fila.
• Al pie, Total a pagar o reembolsar suma todos los tipos de impuesto.

Sobre la tasa que ve en pantalla. Junto al nombre del impuesto puede aparecer una tasa como 14,94 % en vez de 13 %. No es un error: es la forma en que NITRO configura el IVA “por dentro” (13 ÷ 87) para que, partiendo del total con IVA, el impuesto resulte exactamente el 13 % del total. El importe del impuesto es correcto.

1. Abra la Consulta de Impuestos.
2. Escriba Desde el primer día del mes y Hasta el último día, y presione Mostrar.
3. Lea la fila Neto a pagar o recaudable del IVA: si es positiva, es un anticipo de lo que tendrá que pagar; si es negativa, acumula saldo a favor.
4. Compare la cifra con los Libros de Compras y Ventas IVA: son los que mandan para la declaración, porque consideran las reglas del SIAT (facturas anuladas, códigos de control, importaciones).

• La consulta sale en cero aunque hay facturas. Solo suma documentos registrados con un grupo de impuestos (facturas de venta y de compra nativas). Las compras y ventas importadas desde Excel/SIAT contabilizan el IVA directamente en las cuentas de débito y crédito fiscal y pueden no reflejarse aquí. Para esos casos consulte el Mayor de las cuentas de IVA o los Libros IVA.
• La cifra no coincide con el Formulario 200. Esta pantalla no aplica mantenimiento de valor, ni saldo a favor del mes anterior, ni el tratamiento de facturas sin derecho a crédito. Úsela como control, no como declaración.
• “No tiene permiso”. El rol no tiene habilitada el área de reportes de impuestos. Pida al administrador que la active en Roles.

¿Para qué usaría Devengados si ya tengo el Asiento rápido con modelos? El Asiento rápido registra un asiento a la vez. Devengados graba de una vez las 12 (o las que sean) cuotas con sus fechas, sin que tenga que volver cada mes. Si prefiere controlar mes a mes, el modelo del Asiento rápido es igual de válido.

¿Puedo devengar un ingreso en vez de un gasto? Sí. Use como Cuenta de Balance Acumulado la cuenta de pasivo donde está el cobro anticipado (por ejemplo, Ingresos diferidos) y como Cuenta de Ingresos / Costos la cuenta de ingreso. Cada cuota debitará el pasivo y acreditará el ingreso.

¿Las Entradas Rápidas reemplazan a los grupos de impuestos? No. El IVA de facturas de venta y compra se calcula con los grupos de impuestos. Las entradas rápidas son plantillas de reparto para asientos y movimientos de banco, donde no interviene el motor de impuestos de las facturas.

¿La Consulta de Impuestos sirve para el Formulario 200? Sirve como verificación rápida. La declaración se arma con los Libros de Compras y Ventas IVA, que siguen las reglas del SIAT.

¿Puedo ocultar estas pantallas a mis usuarios? Ya están fuera del menú. Si además quiere impedir el acceso por enlace directo, quite al rol las áreas de asientos o de reportes de impuestos correspondientes en Usuarios y roles.

• Contabilidad paso a paso (comprobante de diario, cierre, anulaciones)
• Asiento rápido y sus modelos
• Cajas y bancos (pagos y depósitos donde se aplican las entradas rápidas)
• Libro de Compras IVA · Libro de Ventas IVA
• Impuestos · Grupos de impuestos
• Configuración inicial (años fiscales)