Configuración avanzada (pantallas de uso ocasional)

La configuración de NITRO tiene dos niveles:

• El nivel básico, que se usa todos los días y está en el menú ⚙ de la barra superior: datos de la empresa, usuarios, roles, años fiscales, numeración, anulación de transacciones y respaldos. Está explicado en Configuración inicial de la empresa.
• El nivel avanzado, que se configura una vez (o nunca) y que esta página documenta. Son catálogos auxiliares que alimentan otras pantallas: las condiciones de pago aparecen en la ficha del cliente y del proveedor; las empresas de transporte en pedidos y facturas de venta; los puntos de venta y las impresoras/perfiles en la ficha del usuario; las categorías de contactos en las personas de contacto de clientes y proveedores; los idiomas y el plan de cuentas instalable son de administración del sistema.

Ninguna de estas pantallas genera asientos contables. Son maestros (listas de opciones). Su efecto contable, cuando lo hay, es indirecto: una condición de pago define la fecha de vencimiento de las facturas y, por lo tanto, el envejecimiento de la cartera; un punto de venta define la cuenta de caja que se propone al cobrar al contado.

Lo que sí tienen en común es la forma de trabajo:

1. Arriba se ve la lista de registros existentes, con los botones Editar y Eliminar en cada fila y, debajo, la casilla Mostrar también inactivos.
2. Abajo está el formulario: vacío para crear, o cargado con los datos de la fila cuando presiona Editar.
3. El botón Agregar nuevo crea el registro; al editar, el botón cambia a Actualizar.
4. Si un registro ya fue usado (por ejemplo, una condición de pago asignada a un cliente), NITRO no lo deja eliminar: muestra un mensaje y lo correcto es marcarlo inactivo (columna Inactivo que aparece al marcar Mostrar también inactivos).

Estas ocho pantallas no figuran en las barras de los módulos de NITRO ni en el menú ⚙; se abren por su enlace directo (puede guardarlos como favoritos del navegador). En el demo:

En su propia instalación, reemplace «demo» en el enlace por el nombre de su empresa (es la misma dirección con la que entra a NITRO). Si al abrir una pantalla ve “Las configuraciones de seguridad de su cuenta no le permiten acceder a esta función”, su rol no tiene esa área: pida al administrador que la habilite en ⚙ → Roles y accesos (ver Usuarios y roles).

Un punto de venta (PDV) representa un lugar físico de venta: la caja de una tienda, una sucursal, un mostrador. Define desde qué almacén sale la mercadería y con qué cuenta de caja se propone cobrar cuando la venta es al contado. Cada usuario tiene asignado un punto de venta en su ficha (⚙ → Usuarios); por eso, cuando un vendedor factura, NITRO ya sabe de qué almacén descontar y a qué caja llevar el dinero.

No confunda esta pantalla con el Terminal POS (la pantalla táctil de venta rápida con catálogo y carrito). Esa herramienta tiene su propia guía: Punto de venta (POS). Lo que se define aquí es el maestro clásico de “cajas de venta” que usan las facturas de venta normales.

1. Escriba el nombre del punto de venta.
2. Marque si permite ventas a crédito, al contado o ambas. Lo normal es marcar las dos.
3. Elija la cuenta de efectivo (por ejemplo Caja Chica o Caja Moneda Nacional).
4. Elija el almacén.
5. Presione Agregar nuevo. Verá “Un nuevo punto de venta se ha agregado”.
6. Vaya a ⚙ → Usuarios y asigne el punto de venta a cada usuario que venda desde ese lugar.

• Si la pantalla muestra la nota “Para tener efectivo en el PDV defina primero al menos una cuenta bancaria de efectivo”, es que su empresa no tiene ninguna cuenta de tipo caja. Créela en Cajas y bancos → Cuentas bancarias / cajas con tipo Caja y vuelva.
• Una empresa pequeña funciona perfectamente con un solo punto de venta. Cree más solo si tiene varias cajas o sucursales y necesita que cada vendedor trabaje con su propio almacén y caja.

• “El nombre del PDV no puede estar vacío.” — falta el nombre.
• “El punto de venta … ya existe” — ya hay uno con ese nombre; NITRO no acepta duplicados.
• “No se puede eliminar este PDV ya que se utiliza en la configuración de los usuarios.” — hay usuarios con ese punto asignado. Reasígnelos o marque el punto como inactivo.
• “El punto de venta seleccionado ha sido actualizado / eliminado” — confirmación de la operación.

Las condiciones (o términos) de pago le dicen a NITRO cuándo vence una factura. Se asignan en la ficha del cliente (Ventas → Clientes) y del proveedor (Compras → Proveedores) y se proponen automáticamente al facturar. Con ellas NITRO calcula la fecha de vencimiento, clasifica la cartera por antigüedad (al día / vencida) y decide si una venta es al contado (se cobra en el acto) o a crédito (queda por cobrar). La pantalla se titula Términos de Pago.

1. Escriba la descripción.
2. Elija el tipo de pago. Si elige un tipo con plazo, aparecerá el campo de días: complételo.
3. Presione Agregar nuevo. Verá “Los nuevos términos de pago se han añadido”.
4. Asigne la condición en la ficha de los clientes o proveedores que corresponda. Al facturar, NITRO la propone y calcula el vencimiento.

• Tenga al menos una condición de tipo Efectivo y una a crédito: el Terminal POS y la factura de venta las necesitan para distinguir ventas al contado de ventas a cuenta.
• No borre condiciones que ya usó: si cambia un cliente de “30 días” a “contado”, edite la ficha del cliente, no la condición. Cambiar la condición afecta a todos los que la tienen.
• El plazo no se puede corregir en una factura ya emitida; si se equivocó de condición, anule y vuelva a facturar.

• “La descripción de los términos debe ser introducida.” — falta la descripción.
• “El número de días o el día en el próximo mes deben ser numéricos.” — escribió letras en el campo de días.
• “La condición de pago … ya existe” — descripción duplicada.
• “No se puede eliminar el término de pago, porque se han creado cuentas de clientes que referencian este término.” (o …cuentas de proveedores…) — está en uso. Márquelo inactivo.

Catálogo de transportistas (empresas de envío, couriers, flotas propias). Al registrar un pedido, una entrega o una factura de venta, el campo Compañía de transporte (en algunas pantallas Enviar vía) se elige de esta lista y queda impreso en el documento. Es un dato informativo y logístico: no mueve inventario ni contabilidad. Si su empresa entrega en mostrador, basta con el registro por defecto.

1. Complete al menos el nombre y presione Agregar nuevo. Verá “Nueva compañía de transporte se ha agregado”.
2. En un pedido o factura de venta, elija el transportista en el campo correspondiente antes de guardar.

• “El nombre de la compañía de transporte no puede estar vacío.”
• “La empresa de transporte … ya existe” — nombre duplicado.
• “No se puede eliminar la compañía de transporte porque se han creado pedidos que usan a la misma.” o “…porque se han creado facturas que usan este transportista.” — está en documentos; márquela inactiva.

Un perfil de impresión es una tabla que dice, para cada reporte del sistema, a qué impresora se envía. Por defecto todos los reportes se generan como PDF en el navegador (destino soportado por el navegador), que es lo que usa el 99 % de las empresas: el PDF se abre y se imprime desde ahí. Los perfiles tienen sentido solo cuando se definieron impresoras de red en la pantalla siguiente y se quiere que, por ejemplo, las facturas salgan directo por la impresora de caja. Cada usuario tiene un perfil asignado en su ficha (⚙ → Usuarios).

• Arriba, Seleccione perfil de impresión: elija un perfil existente o Nuevo perfil de impresión para crear uno.
• Nombre del perfil de impresión: solo al crear.
• La tabla Id del Reporte / Descripción / Impresora lista todos los reportes disponibles (facturas, recibos, listados, balances…). La primera fila (-, Destino de impresión predeterminado) es el destino general; cada reporte puede tener su propia impresora o quedar en Por defecto (hereda la fila general).
• Botones: Agregar Nuevo Perfil (al crear) o Actualizar Perfil / Eliminar Perfil (al editar).

1. Elija Nuevo perfil de impresión y escriba el nombre (por ejemplo Caja mostrador).
2. En la fila Destino de impresión predeterminado deje soportado por el navegador (PDF).
3. Solo en los reportes que deban salir por una impresora de red, elija esa impresora en la columna Impresora.
4. Presione Agregar Nuevo Perfil. Verá “Un nuevo perfil de impresión se ha creado”.
5. Asigne el perfil a los usuarios en ⚙ → Usuarios.

• Si nunca definió impresoras de red, no necesita tocar esta pantalla: el perfil por defecto ya envía todo al navegador.
• Si un reporte aparece con ??? en la descripción, es un reporte agregado por un complemento al que le falta título; se puede configurar igual.

• “El nombre del perfil de impresión no puede estar vacío.”
• “El perfil de impresión se ha actualizado” / “El perfil seleccionado de impresión ha sido eliminado”.
• El perfil por defecto del sistema (nombre vacío) no se puede eliminar, y tampoco uno que algún usuario tenga asignado.

Define impresoras de red a las que el servidor de NITRO puede enviar documentos directamente (sin pasar por el PDF del navegador). Es una función para instalaciones con impresoras compartidas en red local (protocolo de cola de impresión) y requiere que el servidor “vea” la impresora. En NITRO en la nube, lo habitual es no usarla e imprimir desde el PDF. La pantalla se titula Ubicación de Impresoras.

1. Complete nombre, host/IP, puerto y cola, y presione Agregar nuevo. Verá “Nueva definición de la impresora se ha creado”.
2. Luego asígnela a los reportes en Perfiles de impresión.

• “Nombre de la impresora no puede estar vacío.”
• “Tiempo de espera no puede ser menor a cero o mayor a 60 (seg).”
• “La impresora … ya existe” — nombre duplicado.
• “No se puede eliminar esta definición de la impresora, ya que se han creado perfiles de impresión con ella.” — primero quite la impresora de los perfiles.

Cada cliente, sucursal de cliente y proveedor puede tener varias personas de contacto (pestaña Contactos de su ficha). Las categorías de contactos clasifican para qué sirve cada persona: quién recibe las facturas, quién confirma los pedidos, quién coordina las entregas o el contacto general. NITRO las usa, por ejemplo, para elegir el correo al que se envía una factura. El sistema trae 12 categorías (4 por cada tipo: cliente, sucursal, proveedor) marcadas como del sistema: se pueden editar su nombre y descripción, pero no se pueden eliminar.

Normalmente no hace falta crear categorías: las 12 del sistema cubren el uso habitual. Si necesita una propia (por ejemplo Cobranzas para el proveedor), escriba tipo, subtipo, nombre corto y descripción, y presione Agregar nuevo. Verá “Una nueva categoría de contacto ha sido añadida.”

• “La descripción de la categoría no puede estar vacía.”
• “No se puede eliminar esta categoría porque existen contactos en ella.” — hay personas de contacto con esa categoría; márquela inactiva.
• Las categorías del sistema no muestran el botón Eliminar.

Lista los idiomas instalados en el sistema y permite elegir el idioma por defecto con el que ven NITRO los usuarios nuevos. NITRO se entrega con Español (Bolivia, es_BO), que es el idioma en que están todas las pantallas y mensajes, y con Inglés. Cada usuario puede elegir su propio idioma en ⚙ → Preferencias de pantalla.

Botones: Editar (cambiar nombre, codificación o marcar como por defecto), Eliminar, Instalar / Actualizar (idiomas del repositorio), Actualizar predeterminado y Agregar nuevo idioma manualmente (subir un paquete de traducción propio: archivos PO y MO).

• No cambie el idioma por defecto a es_ES ni a en_US: perdería los textos bolivianos (NIT, crédito fiscal, CI/CE/CT, etc.) y las ayudas contextuales.
• Si un usuario ve pantallas “en inglés”, el problema no está en esta pantalla: revise su idioma en Preferencias de pantalla o consulte Recuperar acceso y preferencias.
• La casilla Mostrar además los idiomas no soportados por las “locales” del servidor solo agrega filas informativas.

• “Nombre del Idioma, código o codificación no pueden estar vacíos” — al agregar manualmente.
• “El paquete estándar para este idioma ya está instalado. Si desea instalar manualmente este idioma, desinstale primero el paquete de idioma estándar.”
• Al eliminar, NITRO pide confirmación: “Está a punto de eliminar el idioma '…'. ¿Desea continuar?”

Esta pantalla administra los paquetes de plan de cuentas que el sistema ofrece al crear una empresa nueva. No modifica el plan de cuentas de su empresa actual. Para agregar, editar o borrar cuentas de su empresa use Contabilidad → Archivos → Plan de cuentas (guía: Guía del Plan de Cuentas (PUC Bolivia)).

NITRO trae instalado el PUC Bolivia (plan de cuentas boliviano con IVA por dentro, crédito/débito fiscal, UFV, etc.), que es el que se usa en todas las empresas. Los otros planes que se listen (por ejemplo planes genéricos en inglés) son de referencia y no deben usarse para una empresa boliviana.

Si no hay paquetes opcionales, la pantalla muestra “No hay plan de cuentas opcional disponible actualmente.”

• Es una pantalla de administración del sistema: en NITRO en la nube la gestiona el equipo de soporte. No elimine el plan boliviano instalado: las empresas nuevas lo necesitan.
• La creación de empresas se explica en Crear/actualizar empresas.

• “Las configuraciones de seguridad de su cuenta no le permiten acceder a esta función”: su rol no incluye el área de esa pantalla. Un administrador debe marcarla en ⚙ → Roles y accesos (sección Configuración → Misceláneos o Mantenimiento) y usted debe salir y volver a entrar.
• No encuentro la pantalla en el menú: es normal; estas opciones no están en las barras de NITRO X. Use los enlaces de la sección Dónde están estas pantallas.
• No me deja eliminar: el registro está en uso (clientes, proveedores, pedidos, facturas, usuarios o perfiles). Marque Mostrar también inactivos y use la casilla Inactivo de la fila: el registro deja de ofrecerse sin romper lo histórico.
• “… ya existe” al agregar: NITRO valida duplicados por nombre/descripción. Edite el existente en lugar de crear otro.
• Al cobrar una venta no aparece mi caja: revise la Cuenta de Efectivo Predeterminada del punto de venta asignado al usuario y que esa cuenta sea de tipo caja.
• Las facturas vencen mal: revise el tipo de la condición de pago. “Día en el Mes Siguiente” con 30 significa fin del mes siguiente, no “30 días”.
• Veo pantallas en inglés: no cambie el idioma por defecto aquí; revise las preferencias del usuario.
• Quiero cambiar cuentas del plan: no es en Instalar plan de cuentas; vaya a Contabilidad → Plan de cuentas.

• ¿Necesito más de un punto de venta? Solo si tiene varias cajas o sucursales con almacén y caja distintos. Una empresa típica usa uno.
• ¿La condición de pago cambia el asiento de la factura? No. El asiento es el mismo; cambia la fecha de vencimiento y, con ella, los reportes de antigüedad de saldos. En el POS, la condición “Efectivo” hace que la venta se cobre en el acto; “Crédito” la deja por cobrar.
• ¿Puedo borrar «Transporte por defecto»? Si ningún pedido ni factura lo usa, sí; pero conviene dejar al menos un transportista, porque el campo es obligatorio en algunos documentos.
• ¿Para qué sirve un perfil de impresión si imprimo desde el PDF? Para nada: déjelo en soportado por el navegador. Solo tiene sentido con impresoras de red.
• ¿Puedo agregar un idioma, por ejemplo quechua? Técnicamente sí, con Agregar nuevo idioma manualmente y un paquete de traducción; es un trabajo de traducción completo, no una opción de un clic.
• ¿“Instalar plan de cuentas” cambia mis cuentas? No. Solo administra plantillas para empresas nuevas.

• Configuración inicial de la empresa — datos de la empresa, gestiones, numeración, cuentas por defecto y respaldos.
• Usuarios y roles — asignar punto de venta, perfil de impresión, idioma y permisos a cada usuario.
• Punto de venta (POS) — el terminal de venta rápida.
• Ventas paso a paso — clientes, condiciones de pago y transportistas en la factura.
• Compras y gastos paso a paso — condiciones de pago del proveedor.
• Guía del Plan de Cuentas (PUC Bolivia).
• Índice de Configuración (⚙).