Compras y gastos (Cuentas por Pagar)

Esta sección administra todo lo que su empresa compra o gasta: proveedores, órdenes de compra, recepciones, facturas de compra, notas de crédito, pagos y la asignación de esos pagos contra las facturas. Vive en el sidebar antpro de NITRO bajo Compras y gastos. Todo lo que se explica aquí se puede reproducir en el demo público https://nitro.com.de/demo (admin/demo).

Si busca el índice maestro de todas las transacciones del sistema (con sus asientos y anulaciones lado a lado), consulte el Recorrido transaccional; esta página es la versión detallada de su sección “Compras y gastos”.

Antes de tocar botones conviene entender el modelo mental de NITRO. NITRO es un sistema contable para Bolivia, basado en web, con el tema visual antpro; por debajo funciona con contabilidad de doble partida.

Puntos clave que debe tener claros:

• El IVA es “por dentro” al 13%. En Bolivia usted ingresa el importe con IVA incluido y el sistema separa la base gravada y el crédito fiscal automáticamente. En compras, el IVA genera crédito fiscal (a su favor). No tipee el IVA a mano: se deriva del total.
• Primero existe el proveedor, después la compra. No se puede comprar a un proveedor que no existe. El alta del proveedor tiene muchos campos, pero lo imprescindible es el NIT; las cuentas por pagar, de gasto y de descuento vienen predeterminadas.
• Hay tres caminos para registrar una compra (los verá en detalle más abajo): el flujo completo con inventario (Orden → Recepción → Factura), la factura directa para gastos, y el importador masivo compras_excel desde el Libro de Compras del SIAT/RCV.
• Las referencias son automáticas. Cada documento recibe un número tipo OC- (orden de compra), FC- (factura de compra) o PP- (pago a proveedor). Si borra ese número o escribe texto libre inválido, NITRO responde “La referencia ingresada no es válida”.
• Los comprobantes CI/CE/CT se generan solos. CI = Ingreso, CE = Egreso, CT = Traspaso. En compras verá principalmente CE (egresos) cuando pague; se numeran automáticamente por período.
• La orden de compra NO genera asiento contable. El primer impacto contable aparece recién en la recepción (GRN) o en la factura, nunca al colocar la orden.
• Anular, no borrar. Un documento equivocado nunca se borra ni se edita el asiento a mano: se anula y el sistema genera el movimiento contrario exacto. Hay un orden para hacerlo (primero lo posterior, después lo base), que se explica en la sección Anulaciones.

El proveedor es el maestro que alimenta todo el módulo. Se administra en Compras y gastos → Proveedores.

Propósito: dar de alta y mantener a quien le compra, con sus términos de pago, su grupo de impuestos y sus cuentas por defecto.

Procedimiento:

1. Abra Compras y gastos → Proveedores.
2. Complete el nombre del proveedor y, sobre todo, el NIT (número de identificación tributaria). Es el dato imprescindible para la facturación boliviana y el Libro de Compras.
3. Deje las cuentas por pagar, de gasto y de descuento como vienen: están predeterminadas por la configuración global. Solo cámbielas si sabe exactamente por qué.
4. Elija el grupo de impuestos (define cómo se aplica el IVA) y los términos de pago.
5. Guarde. Ya puede comprarle.

Consejos: los demás campos (dirección, contacto, moneda, límite de crédito) son útiles pero no bloqueantes. Si el proveedor es extranjero y la compra no lleva IVA local, márquelo como exento de impuestos.

En el sidebar antpro, la sección se llama Compras y gastos. Al abrirla verá los tres bloques clásicos:

• Transacciones (el día a día): Orden de compra, Recepción de mercadería (órdenes pendientes/GRN), Factura de compra, Factura directa, Nota de crédito de proveedor, Pago a proveedor, Aplicar pagos/notas de crédito, e Importar Compras (Excel/SIAT).
• Consultas y reportes: Consulta de órdenes de compra, Consulta de transacciones del proveedor, Consulta de asignaciones, Reportes y análisis.
• Mantenimiento: Proveedores.

Atajos útiles:

• El buscador global (arriba) encuentra proveedores y documentos por nombre o número.
• El botón “+ Nuevo” ofrece accesos rápidos, entre ellos crear una compra o un proveedor.
• El engranaje (Configuración) lleva a la configuración global de cuentas por defecto.

Piense el módulo como una pregunta simple: “Quiero registrar una compra, ¿por qué camino voy?”

                 +---------------------------+
   ¿Manejo       |  A) FLUJO COMPLETO        |
   inventario?   |  Orden (OC-) -> Recepción |
   SÍ  --------> |  GRN -> Factura (FC-)     |
                 +---------------------------+

   ¿Es un        +---------------------------+
   gasto simple? |  B) FACTURA DIRECTA       |
   (luz, alquiler|  Factura (FC-) directa    |
    servicios)   |  (la GRN se crea sola)    |
   ------------> +---------------------------+

   ¿Ya tengo el  +---------------------------+
   Libro de      |  C) IMPORTAR COMPRAS      |
   Compras       |  compras_excel / SIAT ->  |
   del SIAT?     |  contabiliza en lote      |
   ------------> +---------------------------+

   Los tres terminan en:  PAGO (PP-/CE)  ->  APLICAR pago contra factura

Elija el camino según el caso, registre, y luego pague y asigne el pago a la factura. Ese es todo el ciclo.

Use este camino cuando compra artículos que entran a stock y quiere trazabilidad completa. Son tres etapas.

Menú: Compras y gastos → Órdenes de compra

Registrar en el sistema lo que va a pedir al proveedor: qué artículos, en qué cantidad y a qué precio. Es un compromiso de intención, no un hecho contable. No genera ningún asiento contable ni mueve inventario; solo queda como pedido pendiente de recibir.

1. Seleccione el proveedor. Si no existe, dele de alta primero.
2. El número de Referencia llega propuesto (formato OC-). Déjelo como está.
3. Complete la Referencia del proveedor (el número que el proveedor usa en su documento): suele ser obligatoria.
4. Elija cada artículo, indique cantidad y precio, y presione Agregar ítem.
5. Cuando termine, presione Colocar orden.

El crédito que muestra la pantalla no es el saldo del proveedor, sino el límite de compra disponible (límite de crédito menos saldo actual). NITRO no maneja un documento de solicitud de cotización (RFQ); si necesita cotizar, hágalo por otro medio.

• Ninguno. La orden de compra no impacta el Libro Mayor. El primer asiento nace en la recepción (GRN) o, si no hay recepción, en la factura. Para dejarla sin efecto no se anula un asiento: simplemente se cierra o cancela la orden pendiente.

Menú: Compras y gastos → Órdenes pendientes / Recepción

Recibir la mercadería de una orden pendiente y generar la Nota de Recepción de Mercadería (GRN). Aquí sí se actualizan inventario y costos: el stock entra físicamente aunque todavía no haya factura del proveedor.

1. Ubique la orden de compra pendiente en la lista.
2. Registre las cantidades realmente recibidas (pueden ser parciales).
3. Confirme. Se genera la GRN y el stock sube según costo promedio ponderado.

Puede recibir en varias entregas parciales contra la misma orden; cada recepción es una GRN independiente. Reciba solo lo que llegó: lo que quede pendiente sigue disponible en la orden para una próxima recepción.

Genera comprobante CI (ingreso de mercadería):

• Débito: Inventario / Compras (según la categoría del ítem) — entra el stock.
• Crédito: Cuenta puente “Compras por facturar” (mercadería recibida pendiente de facturar). Este saldo se cancela después con la factura.

La factura de compra es el documento donde nace la deuda formal en Cuentas por Pagar y el IVA crédito fiscal. NITRO la puede registrar de varias maneras según de dónde venga la compra. Todas producen el mismo tipo de asiento (contra Cuentas por Pagar), pero cambian el débito y la forma de cargarla. Estas son las variantes:

• (a) Directa — gasto sin orden ni inventario (servicios, gastos generales).
• (b) Contra una recepción (GRN) — factura los ítems ya recibidos.
• © Con inventario — la compra entra a stock (es el desenlace del Camino A).
• (d) Importada masivamente del SIAT/RCV — el importador de Compras Excel contabiliza muchas facturas de golpe.
• (e) Al contado — factura + pago + asignación en el mismo momento.

Menú: Compras y gastos → Factura de compra

Convertir en factura los ítems ya recibidos y aún no facturados (la GRN del Camino A). Aquí nace la deuda formal en Cuentas por Pagar y se cancela la cuenta puente que había dejado la recepción. Cuando los ítems son de inventario, esta es también la variante © con inventario: el stock ya entró en la recepción y la factura solo formaliza la deuda y el crédito fiscal.

1. Seleccione el proveedor y busque en “Ítems recibidos pendientes de facturar”.
2. Verifique el precio de cada línea y presione Agregar para incluirla.
3. Use Quitar solo si está seguro de que ese ítem nunca se facturará; si lo deja, podrá facturarlo más tarde.
4. Ingrese la Referencia del proveedor y guarde. La referencia interna será FC-.

Si el precio de la factura difiere del de la orden, corríjalo en la línea: la diferencia ajusta el costo o va a una cuenta de diferencia de precio, según la configuración. Puede facturar recepciones parciales; lo no facturado queda pendiente para otra factura.

Genera comprobante de Compra:

• Débito: Cuenta puente “Compras por facturar” (cancela la recepción) + IVA crédito fiscal (13% por dentro).
• Crédito: Cuentas por Pagar (la deuda con el proveedor).

Nota: si en su empresa se factura sin pasar por recepción y el ítem es de inventario, el débito va directo a Inventario en lugar de a la cuenta puente. El efecto neto para Cuentas por Pagar es el mismo.

Menú: Compras y gastos → Factura directa

Registrar un gasto o compra sin haber hecho orden ni recepción. Es el camino típico para servicios (luz, agua, alquiler, honorarios) y gastos que no entran a inventario. NITRO genera la GRN por detrás automáticamente, así que en un solo paso quedan hechos la recepción y la factura.

1. Abra Factura directa y seleccione el proveedor.
2. Agregue líneas: pueden ser ítems de servicio (sin stock) o líneas de cuenta directas a una cuenta de gasto.
3. Indique cantidad, precio (con IVA incluido) y presione Agregar.
4. Ingrese la Referencia del proveedor y guarde.

Para gastos recurrentes como luz o alquiler, preconfigure la cuenta de gasto del proveedor o cree una entrada rápida. Si necesita corregir una factura directa, no la edite línea por línea: anúlela (ver Anulaciones) y vuelva a cargarla.

Genera comprobante de Compra:

• Débito: Cuenta de Gasto (o Inventario si es ítem de compra) + IVA crédito fiscal.
• Crédito: Cuentas por Pagar.

Menú: Compras y gastos → Importar Compras; Descarga del SIAT

Este es un módulo propio de NITRO. Toma el Libro de Compras del SIAT/RCV (archivo Excel) y contabiliza todas las facturas en lote, ahorrando la carga una por una. Además aprende la cuenta de gasto por proveedor: la próxima vez ya la sugiere sola. Su equivalente en ventas es el importador de ventas. Cada fila termina generando una factura de compra idéntica a la que cargaría a mano.

1. Importar: obtenga su Libro de Compras en Excel. Puede bajarlo directo con “Descarga del SIAT” o exportarlo del portal. Abra Importar Compras y cargue el archivo.
2. Revisar cuentas por proveedor: el sistema muestra la propuesta fila por fila (proveedor, NIT, importe con IVA por dentro y la cuenta de gasto sugerida, aprendida de importaciones previas). Ajuste las cuentas donde haga falta; los proveedores nuevos vendrán sin cuenta asignada y hay que elegírsela.
3. Contabilizar en lote: cuando la propuesta esté revisada, confirme para contabilizar todas las facturas de una vez. Cada una queda como factura de compra con su IVA crédito fiscal separado.

El importador es la vía más rápida para poner al día meses de compras. Como cada importación “enseña” la cuenta por proveedor, la primera corrida requiere más ajuste manual y las siguientes son casi automáticas. Los tipos de cambio USD/BOB son variables desde 2026 (antes fijo 6,96): NITRO importa los tipos de cambio del día para valuar correctamente.

Si al contabilizar aparece “error de conexión”: casi nunca es un problema de red. En el importador ese mensaje suele significar un problema de datos o de cuenta faltante en alguna fila: un proveedor sin cuenta de gasto asignada, un NIT que no resuelve a un proveedor, una cuenta que no existe en el plan, o un importe/fecha mal formados. Revise la fila que quedó a medias, complete la cuenta de gasto o el proveedor que falta, y vuelva a contabilizar. No repita la carga entera antes de corregir el dato: arréglelo y reintente.

Cada fila genera un asiento idéntico al de una factura de compra (comprobante de Compra):

• Débito: cuenta de Gasto (o Inventario) de la fila + IVA crédito fiscal.
• Crédito: Cuentas por Pagar del proveedor.

Registrar en un mismo momento una compra que se paga de inmediato, sin dejar deuda abierta. No es un documento aparte: es la combinación de factura de compra + pago a proveedor + asignación, hecha de corrido.

1. Registre la factura (directa o contra recepción) como siempre, con su Referencia del proveedor.
2. Vaya a Pago a proveedor, elija el mismo proveedor y la caja/banco de donde sale el dinero, por el importe total de la factura.
3. En esa misma pantalla (o luego en Aplicar pagos/NC) asigne el pago contra la factura recién creada. Así la factura queda saldada y no aparece como pendiente.

Si no asigna el pago, la factura seguirá figurando como “abierta” aunque el dinero ya haya salido. Para compras chicas de contado, hacer los tres pasos seguidos evita que queden saldos sueltos. Recuerde que el importador de Compras Excel siempre genera facturas a crédito (Cuentas por Pagar); si esas compras fueron al contado, regístreles el pago y la asignación después.

La compra al contado produce dos asientos encadenados:

• La factura (comprobante de Compra): D: Gasto/Inventario + IVA crédito fiscal · H: Cuentas por Pagar.
• El pago (comprobante CE): D: Cuentas por Pagar · H: Banco/Caja.
• La asignación empareja ambos; no genera asiento propio. El neto es que Cuentas por Pagar queda en cero para esa factura.

Menú: Compras y gastos → Nota de crédito de proveedor

Registrar devoluciones o ajustes a la baja de una factura de proveedor (mercadería devuelta, descuento posterior, error de facturación). Reduce la deuda con el proveedor y reversa el crédito fiscal proporcional.

1. Seleccione el proveedor y la factura que corrige.
2. Cargue los ítems o líneas de cuenta a acreditar, con su importe (IVA incluido).
3. Guarde. Luego, en Aplicar pagos/NC, asigne la nota de crédito contra la factura correspondiente.

Si la nota de crédito es por devolución de mercadería de inventario, reingresa (baja) el stock según corresponda. Recuerde asignarla contra la factura: una NC sin asignar reduce el saldo global del proveedor pero deja la factura original figurando como pendiente.

Genera comprobante de Compra:

• Débito: Cuentas por Pagar (baja la deuda).
• Crédito: Inventario / Gasto + reversa del IVA crédito fiscal.

Menú: Compras y gastos → Pagos a proveedores

Registrar la salida de dinero hacia un proveedor. La referencia interna es PP- y se genera el comprobante de Egreso (CE).

1. Seleccione el proveedor y la cuenta bancaria/caja de donde sale el dinero.
2. Indique el importe y la fecha.
3. Opcionalmente, asigne el pago a una o varias facturas en la misma pantalla.
4. Guarde.

Un pago puede ser total o parcial, y puede quedar como anticipo (sin asignar a ninguna factura todavía). Si paga en moneda extranjera, verifique el tipo de cambio del día. Lo que sale por aquí impacta la caja/banco elegida, así que use la cuenta correcta.

Genera comprobante CE:

• Débito: Cuentas por Pagar (baja la deuda con el proveedor).
• Crédito: Banco / Caja (sale el dinero).

Menú: Compras y gastos → Aplicar pagos/NC

Conciliar los pagos y notas de crédito contra las facturas que cancelan. Un pago sin asignar deja la factura “abierta” aunque el dinero ya salió; una NC sin asignar deja el crédito flotando sin bajar la factura correcta.

1. Elija el proveedor.
2. Verá la lista de pagos y notas de crédito sin asignar y las facturas pendientes.
3. Marque contra qué factura(s) aplica cada pago/NC y confirme. Un pago grande puede repartirse entre varias facturas, y una factura puede saldarse con varios pagos/NC.

Este paso no genera asiento (el asiento ya ocurrió en el pago o en la NC); solo empareja saldos. Manteniendo las asignaciones al día, la Consulta de transacciones del proveedor siempre le muestra el saldo real. La asignación además es la que habilita o bloquea ciertas anulaciones: para anular una factura que ya tiene un pago aplicado, primero hay que deshacer esa asignación.

NITRO genera automáticamente los comprobantes bolivianos:

• CI (Comprobante de Ingreso): entradas de dinero o de mercadería (en compras aparece en la recepción/GRN).
• CE (Comprobante de Egreso): salidas de dinero. Es el que ve al pagar a un proveedor.
• CT (Comprobante de Traspaso): movimientos sin efectivo (asientos, traspasos).

Se numeran automáticamente por período y se producen solos desde compras, ventas y bancos. No hace falta crearlos a mano.

• Consulta de órdenes de compra — qué ordenó, qué está pendiente de recibir.
• Órdenes pendientes — la cola de recepciones por hacer.
• Consulta de transacciones del proveedor — facturas, pagos, notas de crédito y saldo por proveedor. Es también el punto de partida más cómodo para anular una transacción: desde aquí abre el documento y lo da de baja.
• Consulta de asignaciones — qué pagos quedaron sin aplicar.
• Reportes y análisis — informes de compras por proveedor, ítem y período.

En NITRO un documento equivocado no se borra ni se edita el asiento a mano: se anula. La anulación genera el movimiento contrario exacto del asiento original, de modo que el inventario, los saldos del proveedor y el IVA vuelven a su estado previo. Puede anular desde la Consulta de transacciones del proveedor (abriendo el documento) o desde Configuración → Anular una transacción, buscando por su número.

• Anular una factura de compra: revierte la deuda en Cuentas por Pagar y el IVA crédito fiscal; si la factura movió inventario o canceló una recepción, deshace también ese efecto (el saldo de “Compras por facturar” vuelve a quedar pendiente).
• Anular una nota de crédito de proveedor: vuelve a subir la deuda que la NC había bajado y reingresa el IVA crédito fiscal que había reversado; si movió stock, lo repone.
• Anular un pago a proveedor: devuelve el dinero a la caja/banco (revierte el CE) y vuelve a dejar la factura como pendiente de pago. Antes hay que deshacer la asignación del pago.
• Anular una recepción (GRN): saca del stock la mercadería que había ingresado y reversa el asiento de recepción (baja el débito a Inventario y el crédito a “Compras por facturar”).
• Cancelar una orden de compra: no es una anulación contable (la orden no tenía asiento); simplemente se cierra/cancela la orden pendiente.

Hay reglas que impiden anular algo que ya fue “consumido” por un documento posterior. Deshaga siempre lo posterior primero y después el documento base:

• Período cerrado: no se puede anular en un período contable cerrado. Primero se reabre la gestión, o se anula con una fecha dentro de un período abierto. Esto vale para facturas, pagos, notas de crédito y recepciones.
• Recepción ya facturada: no se puede anular una recepción (GRN) si ya se emitió la factura que la consumió. Anule primero la factura y recién entonces la recepción.
• Factura con pago asignado: no se puede anular una factura que ya tiene un pago o una nota de crédito aplicados. Vaya a Aplicar pagos/NC, desasigne el pago/NC (o anúlelo), y luego anule la factura.
• Orden con recepción: una orden de compra que ya generó una recepción no se puede cancelar sin antes deshacer esa recepción (y su factura, si existe).

Cuando el importador de Compras Excel muestra “error de conexión” al contabilizar, trátelo como un problema de datos o de cuenta faltante, no de red: típicamente una fila con proveedor sin cuenta de gasto, un NIT que no resuelve a un proveedor, una cuenta inexistente en el plan, o un importe/fecha mal formados. Corrija la fila señalada (asigne la cuenta o el proveedor que falta) y reintente la contabilización; no vuelva a cargar el archivo entero antes de arreglar el dato.

• “La referencia ingresada no es válida”: borró el número OC-/FC-/PP- o escribió texto libre inválido. Deje la referencia que propone NITRO o corríjala al formato correcto.
• La orden de compra no aparece en la contabilidad: es lo esperado. La orden no genera asiento; el efecto contable nace en la recepción (GRN) o en la factura.
• El proveedor no figura al cargar la compra: todavía no lo dio de alta. Vaya a Proveedores y cree al menos su nombre y NIT.
• Necesito corregir una factura ya guardada: no se edita línea por línea. Anúlela (ver Anulaciones): primero desasigne pagos/NC, luego anule la factura y, si corresponde, la recepción; después vuelva a cargarla.
• No me deja anular una recepción: seguramente ya está facturada. Anule primero la factura.
• No me deja anular una factura: seguramente tiene un pago o NC asignados. Desasígnelos o anúlelos primero.
• Pagué pero la factura sigue abierta: faltó Aplicar pagos/NC. Asigne el pago contra la factura.
• El IVA no cuadra: recuerde que es por dentro al 13%. Ingrese el importe con IVA incluido; el sistema separa base y crédito fiscal. No tipee el IVA aparte.
• Importé muchas compras y las cuentas de gasto salen mal: el importador aprende por proveedor. Corrija la cuenta en las primeras filas; las próximas importaciones ya la sugerirán bien.
• “Error de conexión” al contabilizar el importador: es dato/cuenta faltante, no red. Vea la sección Anulaciones → “Error de conexión”.
• Compra en USD con importe raro: verifique que el tipo de cambio del día se haya importado; desde 2026 el TC es variable, no 6,96.

• Recorrido transaccional — índice maestro de todas las transacciones, sus asientos y anulaciones.
• Productos y servicios (ítems, categorías y cuentas GL)
• Cajas y bancos (pagos, cuentas y monedas)
• Contabilidad (asientos, comprobantes, diario)
• Guía del Plan de Cuentas (PUC Bolivia)
• Configuración (empresa, cuentas por defecto, referencias)