Activos fijos en NITRO: tutorial completo

Un activo fijo (o bien de uso) es un bien que la empresa compra para usarlo durante varios años, no para venderlo: vehículos, computadoras, muebles, maquinaria, edificios. Contablemente no se lleva al gasto de una vez: se deprecia, es decir, se reparte su costo a lo largo de su vida útil.

NITRO resuelve tres cosas por usted:

1. Lleva el padrón: una ficha por cada bien, con su código, categoría, fecha, valor y depreciación acumulada. Es el auxiliar de activos fijos que exige cualquier auditoría y el SIAT.
2. Calcula y contabiliza la depreciación de todos los bienes con un clic, activo por activo, por el método de línea recta del DS 24051, con días exactos de uso.
3. Controla que el padrón cuadre con la contabilidad: la suma de las fichas debe coincidir con el saldo de las cuentas de activo fijo del Mayor. Si no cuadra, no lo deja depreciar y le dice qué falta.

Dónde está: en la barra de la aplicación Contabilidad, menú Activos Fijos:

El mismo menú aparece también en Contabilidad → Procesos → Pasos cierre EEFF → 4. Depreciación, porque depreciar es uno de los pasos del cierre.

• Padrón versus Mayor. El Mayor tiene una cuenta por tipo de bien (por ejemplo 123003001 Vehículos) con un saldo total. El padrón tiene una ficha por bien. NITRO exige que la suma de las fichas de cada cuenta sea igual al saldo de esa cuenta (y lo mismo para la depreciación acumulada, cuentas 124). A eso se le llama cuadre. Sin cuadre no hay depreciación por ítem.
• Valor que se capitaliza. En Bolivia el IVA está “por dentro” (13 %). Cuando compra un activo, el crédito fiscal no forma parte del costo del bien: al activo entra el neto. Ejemplo: factura de Bs 69.600 → crédito fiscal Bs 9.048 → al activo van Bs 60.552.
• Línea recta, DS 24051. Cada tipo de bien tiene una vida útil y un porcentaje anual fijado por el Decreto Supremo 24051. NITRO ya trae la tabla completa:

• Días exactos. NITRO no deprecia “por mes completo”: cuenta los días que el bien estuvo en uso dentro del período (desde su fecha de inicio de uso hasta la fecha de corte) y aplica la proporción días ÷ 365. Un vehículo que empezó a usarse el 15 de septiembre deprecia 108 días en la gestión, no cuatro meses.
• Depreciación acumulada y valor neto. Cada corrida suma a la depreciación acumulada del bien. Valor neto = valor del bien − depreciación acumulada. Cuando el neto llega a cero, el bien pasa a estado Depreciado y deja de depreciar (NITRO no deja que la depreciación supere el valor del bien).
• Estados de un activo: Activo (en uso, deprecia), Depreciado (totalmente depreciado, ya no deprecia) y Baja (salió del balance; se conserva en el padrón para auditoría).

Configuración (engranaje) → Configuración de la empresa → Ver más opciones → Módulos opcionales → casilla “Activos Fijos” → Actualizar.

Con la casilla encendida:

• aparece el menú Activos Fijos en Contabilidad y la clase de reportes;
• en Compras Excel el selector de cuenta muestra el grupo Activos Fijos y el botón “detallar activos”;
• la depreciación se calcula por activo y exige el cuadre padrón–Mayor.

Con la casilla apagada, NITRO deprecia “por cuenta” (sobre el saldo de cada cuenta 123, sin padrón). Este tutorial trata el modo con padrón, que es el recomendado.

Contabilidad → Activos Fijos → Configuración → Categorías y Tasas de Depreciación.

La pantalla muestra, para cada cuenta de bienes de uso del plan (123xxx): vida útil, % anual y la cuenta de depreciación acumulada (124xxx) asociada. Vienen precargadas según el DS 24051; solo edite si su empresa usa otra tasa (botón Editar → Guardar; mensaje “Configuracion guardada para cuenta …”).

Al pie está la Cuenta de Gasto por Depreciación (por defecto 524001001 Depreciación bienes de uso). Debe estar configurada; si no, el asistente de depreciación queda bloqueado con el aviso “Cuenta de Gasto No Configurada”.

Arriba de la tabla, la pantalla le dice si el módulo está ACTIVADO y si el padrón cuadra con el Mayor. Si no cuadra, le muestra la tabla de diferencias (ver sección 8).

• El asistente de depreciación muestra las UFV de inicio y de cierre si están cargadas (se cargan en el Paso 1 o Paso 3 del cierre). Si faltan, verá “Sin Ajuste UFV (Opcional)”: puede depreciar igual.
• Revise que el año fiscal activo esté bien definido (Configuración de la empresa → Año fiscal): el asistente propone las fechas de la gestión a partir de él.

Contabilidad → Activos Fijos → Operación → Padrón de Activos Fijos.

• Tarjetas: Total activos, En uso, Tot. depreciados, Valor original (suma de los valores de adquisición) y Dep. acumulada (suma de la depreciación acumulada de todos los bienes).
• Filtros: por Estado (Todos / En uso / Totalmente depreciado / Dado de baja) y por Categoría. Botón Filtrar y enlace Limpiar.
• Tabla: una fila por bien: Código / Descripción (con la fecha de adquisición), Categoría (con su % anual), Valor (valor de adquisición y, debajo en verde, el neto), Depreciación (barra de avance y monto acumulado), Estado y Acciones.
• Acciones por fila: el lápiz abre la ficha para editarla; el tacho da de baja el bien con asiento (solo si no está dado de baja).
• Botones de cabecera: Calcular Depreciación (va al asistente) y Nuevo Activo (alta manual).

Lea la fila M1 Silla metal color verde del demo: valor Bs 382,99, categoría Maquinaria y Equipo 12,5 %, depreciación acumulada Bs 13,64, neto Bs 369,35, estado Activo. Más abajo verificaremos ese 13,64 a mano.

Vamos a seguir la vida de tres bienes de la empresa INDUMET SRL del demo. Cada paso indica qué hace usted, qué hace NITRO y qué asiento queda.

Es el camino habitual cuando la empresa compra un bien y tiene la factura del proveedor.

Datos: factura de TOYOSA S.A. del 15/09/2026 por Bs 69.600 (camioneta Toyota Hilux). Crédito fiscal 13 % = Bs 9.048. Neto capitalizable = Bs 60.552.

1. Importe el libro de compras del mes en Compras y gastos → Importar Compras (Excel/SIAT) (o use el archivo SIAT del mes ya subido).
2. En la fila de TOYOSA, en la columna Cta Gasto (el Debe), elija la cuenta de activo 123003001 Vehículos (está en el grupo Activos Fijos del selector). En Cta Proveedor deje la cuenta por pagar (compra a crédito) o una caja/banco (contado).
3. Al reconocer una cuenta de activo fijo, la fila muestra el botón naranja “detallar activos”. Presiónelo.

1. En la ventana Detallar activos fijos, cargue una fila por bien: Código (por ejemplo VEH-HILUX-01), Descripción (Camioneta Toyota Hilux 2026), Cantidad (1) y Subtotal Bs (69.600, el importe de la factura). Si la factura trajera dos bienes, cargue dos filas: la suma de subtotales debe ser igual al importe de la factura; el pie le muestra “✓ cuadra” o “✗ no cuadra”.
2. Guardar detalle → mensaje “Detalle guardado. Al contabilizar esta compra se creará el padrón de activos.”
3. Presione Contabilizar en la fila.

Qué hace NITRO: contabiliza la compra como cualquier otra y, en el mismo acto, crea la ficha del bien en el padrón con la categoría de la cuenta (Vehículos, 20 %), la fecha de la factura como fecha de adquisición e inicio de uso, y el neto como valor (si hubiera varios bienes, reparte el neto en proporción a los subtotales).

Asiento de la compra (lo genera Compras, comprobante de compra o CE si fue contado):

Padrón después: VEH-HILUX-01 · Vehículos 20 % · Bs 60.552,00 · Neto Bs 60.552,00 · Activo.

Consejo: si contabiliza la compra sin presionar “detallar activos”, el Mayor recibe los Bs 60.552 pero el padrón no; la depreciación quedará bloqueada por descuadre (sección 8). Cárguelo entonces con Nuevo Activo con la misma fecha y valor neto.

Datos: factura 456 de Computadoras ASUS del 22/09/2026 por Bs 6.896,55. Crédito fiscal Bs 896,55. Neto Bs 6.000,00. Cuenta 123006001 Equipo de computación (categoría 25 %).

Mismo procedimiento: cuenta de activo en el Debe → “detallar activos” → una fila AF-002 Equipo de computación marca ASUS subtotal 6.896,55 → Guardar detalle → Contabilizar. Ficha resultante: Bs 6.000, 25 % anual, inicio de uso 22/09/2026.

Cuando empieza a usar NITRO, sus bienes viejos ya están en el balance de apertura (con su depreciación acumulada). Esos no se compran de nuevo: se cargan al padrón para que cuadre con el Mayor.

Datos: silla metálica M1 comprada el 01/06/2026 por Bs 382,99, categoría Maquinaria y Equipo Industrial (12,5 %).

1. Padrón → Nuevo Activo.

1. Complete: Código M1, Categoría Maquinaria y Equipo Industrial (12,50 %), Descripción, Fecha adquisición e Inicio de uso 01/06/2026, Valor adquisición 382,99, Dep. acumulada inicial (si el bien ya venía depreciado de gestiones anteriores, el monto que figura en su balance; si no, 0), Cantidad 1, Unidad PZA. Opcionales: número de factura, NIT del proveedor, ubicación, notas.
2. Guardar.

Qué hace NITRO: crea la ficha. No genera ningún asiento: el bien ya está en el Mayor por el asiento de apertura del balance. Por eso este camino es solo para aperturas o para corregir un padrón incompleto, nunca para registrar una compra nueva (una compra nueva sin asiento deja el Mayor sin el débito y el padrón descuadrado).

Para corregir una ficha use el lápiz de su fila (ventana Editar Activo Fijo, botón Actualizar). Atención: si cambia el Valor adquisición, la depreciación calculada a partir de ese momento usará el nuevo valor.

Contabilidad → Activos Fijos → Operación → Depreciación (rango + UFV) (o el botón Calcular Depreciación del padrón).

El asistente muestra primero los requisitos: categorías configuradas (verde), UFV disponibles (informativo) y cuenta de gasto configurada (verde). Debajo, el modo (Padrón por ítem) y, si hubiera un problema de cuadre, el aviso rojo (sección 8). Si ya hay asientos de depreciación en la gestión, los lista con sus referencias DEP-… para que los revise antes de generar otro.

1. Fecha inicial (saldo activos): el último día de la gestión anterior (31/12/2025). El cálculo arranca al día siguiente.
2. Fecha final (cierre): la fecha de corte (31/12/2026 al cierre, o la fecha de hoy si quiere una depreciación parcial).
3. Calcular y Previsualizar.

La previsualización trae una fila por activo: código, fecha de adquisición, valor base, %, días depreciados, depreciación del período, acumulada después y valor neto; el total; y el asiento contable a generar por cuenta. Revise los días (son la clave) y el total.

1. Si está de acuerdo, Aplicar Asiento → confirma “¿Aplicar el asiento de depreciación del período?” → NITRO contabiliza y responde “✓ Depreciación contabilizada · N activo(s) · Gasto Bs X · Asiento #n (DEP-AAAAMMDD-n)”.
2. Descargar Excel (detalle por ítem) le da la hoja de trabajo con el detalle por categoría, el asiento, la verificación y el detalle por activo. Descárguela antes de aplicar si quiere guardar el papel de trabajo del cálculo.

El demo ya tiene una depreciación aplicada del 31/12/2025 al 12/09/2026. Tomemos la silla M1: valor Bs 382,99, 12,5 %, inicio de uso 01/06/2026.

• Días de uso en el rango: del 01/06 al 12/09 = 30 (junio) + 31 (julio) + 31 (agosto) + 12 (septiembre) = 104 días.
• Depreciación = 382,99 × 12,5 % × 104 ÷ 365 = 47,87 × 0,28493 = Bs 13,64.

Es exactamente el monto de la fila M1 del padrón y de la línea Dep. Acum. Maquinaria y Equipo del asiento:

Las tres herramientas (H1, ME14, ME15) suman 3,10 + 6,14 + 1,84 = 11,08, la otra línea del Haber. Y el gasto total 24,72 = 13,64 + 11,08. Todo cuadra.

• Días: del 15/09 (inicio de uso) al 31/12 = 16 (septiembre) + 31 + 30 + 31 = 108 días.
• Depreciación = 60.552,00 × 20 % × 108 ÷ 365 = 12.110,40 × 0,29589 = Bs 3.583,35.
• Equipo ASUS: 101 días (del 22/09 al 31/12) → 6.000 × 25 % × 101 ÷ 365 = Bs 415,07.

Asiento que generará NITRO al 31/12/2026 (referencia DEP-20261231-n):

(más las líneas de los demás bienes del padrón). Después de aplicar, la ficha de la camioneta muestra acumulada 3.583,35, neto 56.968,65.

Regla de oro de las fechas: la siguiente corrida debe empezar donde terminó la anterior. Si ya depreció al 12/09/2026, la próxima va del 12/09/2026 al 31/12/2026. Si vuelve a poner 31/12/2025 como fecha inicial, NITRO volverá a contar los días de junio a septiembre y duplicará la depreciación de esos bienes.

Cuando vende, descarta o pierde un bien: Padrón → tacho de su fila → “Dar de baja (con asiento)“. NITRO pide la fecha de baja (formato AAAA-MM-DD) y confirma “Se generará el asiento de baja del activo X. ¿Continuar?”.

Ejemplo: baja de la herramienta ME15 (valor 26,10, depreciación acumulada 1,84, neto 24,26) el 30/09/2026.

Referencia BAJA-20260930-n. La ficha pasa a estado Baja, guarda la fecha y el valor de baja, deja de depreciar y ya no cuenta para el cuadre. Mensaje: “Activo dado de baja. Asiento BAJA-… (neto Bs 24,26).”

Si el bien se vendió: NITRO registra la baja contra pérdida por el neto. La venta (factura al comprador, cobro) se registra aparte en Ventas; el resultado de la operación queda como ingreso por venta menos la pérdida registrada en la baja.

• Asiento: desde el asistente, botón Ver asiento (ojo) junto a la referencia DEP-…, o en Contabilidad → Reportes → consulta del diario. Los asientos del módulo llevan referencia DEP-fecha-número y BAJA-fecha-número y glosa “Depreciación NITRO dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa”.
• Reportes: Activos Fijos → Reportes → Inventario de Activos Fijos (SIAT) abre la clase de reportes con tres informes (PDF o Excel):

• Bienes que entran: los de estado Activo cuya fecha de inicio de uso es anterior o igual a la fecha de corte.
• Días: desde la fecha de inicio de uso (o desde el día siguiente a la fecha inicial, lo que sea posterior) hasta la fecha de corte, ambos inclusive. Siempre sobre 365.
• Depreciación del período = valor base × (% anual ÷ 100) × (días ÷ 365), redondeada a dos decimales.
• Tope: si la depreciación acumulada más la del período supera el valor del bien, se deprecia solo lo que falta. El neto nunca baja de cero y el bien pasa a Depreciado. NITRO no maneja valor residual.
• Sin repetir: al aplicar, NITRO salta los bienes que ya tienen una depreciación registrada con la misma fecha de corte. Por eso el control real de duplicados es suyo: use siempre cortes consecutivos (sección 5.4).
• UFV: el asistente muestra las UFV de inicio y cierre, pero en el modo padrón por ítem la depreciación se calcula sobre el costo histórico, sin revalúo; el período dice “Sin ajuste UFV”. El ajuste por inflación de los bienes de uso (AITB) no se genera automáticamente desde este asistente en la versión actual; si su empresa lo aplica, consúltelo con soporte antes del cierre.

Los asientos DEP- y BAJA- son comprobantes de diario. Si su empresa usa la numeración boliviana CI/CE/CT, la Renumeración de comprobantes los clasifica como CT (traspaso).

Es el problema más frecuente y el asistente le da el diagnóstico completo: para cada cuenta de activo, el saldo del Mayor, la suma del Padrón y la Diferencia. Lea la tabla así:

• Mayor 0,00 / Padrón 6.000,00 / Diferencia −6.000,00 (como el equipo de computación del demo): hay una ficha en el padrón sin su asiento en el Mayor. Ocurre cuando se carga una compra nueva con “Nuevo Activo” (que no genera asiento). Solución: registre la compra por Compras Excel con “detallar activos” (y borre o edite la ficha manual), o, si el bien sí está en el balance de apertura, revise que el asiento de apertura tenga el débito en esa cuenta.
• Mayor 60.552 / Padrón 0 / Diferencia +60.552: hay saldo en la cuenta pero ningún bien en el padrón. Ocurre cuando una compra se contabilizó sin “detallar activos” o al empezar a usar NITRO con bienes viejos. Solución: Ir al Padrón para cargar saldos iniciales → Nuevo Activo con la fecha del balance anterior (o de la compra) y el valor neto, e indique la depreciación acumulada inicial si corresponde.
• Diferencia pequeña (centavos): prorrateo de una factura con varios bienes. Edite la ficha y ajuste el valor para que la suma iguale al Mayor.
• Mayor −1,00 (como Vehículos en el demo): un asiento de prueba o erróneo en la cuenta. Anúlelo o corríjalo desde el diario.

El mismo aviso aparece en Categorías y Tasas como “El padrón NO cuadra con el mayor”. Cuando todo iguala, verá “El padrón cuadra con el mayor. Ya puede depreciar por ítem en el Paso 4.”

Falta uno de los requisitos: “Configurar las categorias de activos fijos” o “Configurar la cuenta de Gasto por Depreciacion”. Vaya a Categorías y Tasas, complete la cuenta de gasto (Guardar) y verifique que las cuentas de activo tengan su % y su cuenta de depreciación acumulada.

• La casilla Activos Fijos de la configuración está apagada (sección 3.1), o
• la cuenta elegida en el Debe no es una cuenta de activo fijo (123xxx). Elija una del grupo Activos Fijos del selector.
• El botón aparece solo en filas pendientes de contabilizar. Si ya contabilizó la fila, anúlela, detalle y vuelva a contabilizar.

En la ventana de detalle, los subtotales de las filas deben sumar exactamente el importe de la factura (con IVA, tal como está en el libro). Corrija los subtotales hasta ver “✓ cuadra”. Si el mensaje es “Agregue al menos un activo.”, cargó filas sin subtotal.

Faltó un campo obligatorio o puso 0 en un campo que no admite cero (valor, cantidad, fechas, código, categoría). Complete y vuelva a guardar.

Cada bien tiene un código único. Cambie el código (por ejemplo VEH-HILUX-02).

• Su fecha de inicio de uso es posterior a la fecha de corte (todavía no empezó a usarse), o
• la categoría tiene 0 % (terrenos), o
• el bien ya está totalmente depreciado (neto cero), o
• el bien ya tiene depreciación registrada con esa misma fecha de corte (no se repite).

No es un error: el asistente le avisa que en la gestión ya hay asientos DEP-… y le deja verlos (ojo) o anularlos (tacho) antes de generar otro. Úselo para no depreciar dos veces el mismo tramo.

Pasa cuando se repite la fecha inicial en dos corridas con distinta fecha de corte. Anule el asiento duplicado desde el asistente (tacho junto a la referencia DEP-…, confirmación “¿Seguro que desea ANULAR el asiento X?”). Importante: anular el asiento corrige el Mayor, pero no descuenta la depreciación acumulada de las fichas del padrón; corrija a mano la acumulada de cada bien afectado (lápiz) para que el padrón vuelva a cuadrar con el Mayor y no quede bloqueado.

Si todavía no lo depreció y no tiene asiento (alta manual), edite la ficha o pida a soporte que la elimine. Si nació de una compra, anule la compra desde Compras Excel: NITRO borra del padrón los bienes de esa factura que aún no se depreciaron. Si ya se depreció, primero anule su depreciación.

Los bienes creados desde Compras se guardan con la unidad genérica each. Edite la ficha y ponga PZA (o la unidad que use su empresa) antes de imprimir el inventario SIAT.

El porcentaje que usa el padrón es el de la categoría que ve en la ficha de cada bien (Equipos de Computación (25,00 %)); la tabla de “Categorías y Tasas” configura las cuentas para el modo por cuenta. Si necesita una tasa distinta a la del DS 24051 para una categoría del padrón, solicítelo a soporte.

En la versión actual esa acción no está disponible. El historial real de un bien está en su ficha (depreciación acumulada), en el asiento DEP-… de cada corrida y en el reporte Depreciación de Activos Fijos (por activo).

El reporte Depreciación de Activos Fijos (por activo) recalcula con las fechas que usted elige; no lee el historial. Para el papel de trabajo del asiento ya aplicado use el Excel (detalle por ítem) descargado en el momento de aplicar. Y el Inventario de Activos Fijos (SIAT) muestra los valores vigentes de las fichas, no una reconstrucción a la fecha de corte: imprímalo al cierre, antes de seguir depreciando.

• ¿Puedo depreciar mes a mes? Sí: corra el asistente con fecha inicial = último corte y fecha final = fin de mes. Los cortes deben ser consecutivos.
• ¿Qué fecha pongo si empiezo en NITRO a mitad de año? Cargue las aperturas con la fecha del balance anterior (por ejemplo 31/12/2025) y la depreciación acumulada a esa fecha; luego deprecie desde esa fecha hasta el corte.
• ¿Un terreno se carga al padrón? Sí, para el inventario, con la categoría Terrenos (0 %): figura en el padrón y no deprecia.
• ¿Qué pasa con un bien totalmente depreciado que sigo usando? Queda en estado Depreciado con neto cero; sigue en el padrón y en el inventario hasta que lo dé de baja.
• ¿Puedo dar de baja parcialmente (una de tres sillas)? No en una sola ficha. Cargue las sillas como fichas separadas (una por bien) cuando las compre; así podrá dar de baja cada una.
• ¿El crédito fiscal se capitaliza? No. Al activo va el neto; el crédito fiscal va a su cuenta de IVA, como en cualquier compra.
• ¿Cómo registro mejoras de un bien? Como un nuevo bien en el padrón (por Compras, con “detallar activos”) con su propia fecha; se deprecia por separado.

Al empezar a usar el módulo

1. Casilla Activos Fijos encendida.
2. Categorías y Tasas revisadas; cuenta de gasto configurada.
3. Todos los bienes del balance de apertura cargados con Nuevo Activo (valor neto + depreciación acumulada a la fecha del balance).
4. Categorías y Tasas dice: “El padrón cuadra con el mayor”.

Cada mes (o al cierre)

1. Toda compra de bien de uso contabilizada con “detallar activos” (una fila por bien).
2. Bajas del período registradas con su fecha.
3. Asistente: fecha inicial = último corte; previsualizar; revisar días y total; descargar el Excel; aplicar.
4. Ver el asiento DEP-… y archivar el Excel como papel de trabajo.

Al cierre de gestión

1. Imprimir Inventario de Activos Fijos (SIAT) y Bajas de Activos Fijos al 31/12.
2. Verificar en Categorías y Tasas que el padrón cuadra con el Mayor después de la última depreciación.

• Bien de uso / activo fijo: bien tangible que la empresa usa por más de un año.
• Padrón (auxiliar): lista de fichas, una por bien, con su valor y depreciación.
• Depreciación: reparto del costo del bien a lo largo de su vida útil; en Bolivia por línea recta según el DS 24051.
• Depreciación acumulada: todo lo depreciado hasta la fecha; cuenta regularizadora (124xxx) que resta al activo.
• Valor neto (en libros): valor del bien menos su depreciación acumulada.
• Cuadre: igualdad entre la suma del padrón y el saldo del Mayor, cuenta por cuenta.
• UFV / AITB: Unidad de Fomento a la Vivienda y Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes: el mecanismo boliviano de actualización por inflación de las partidas no monetarias.
• DEP- / BAJA-: referencias con las que NITRO identifica sus asientos de depreciación y de baja.

• Compras y gastos — de dónde nacen las compras de activo fijo.
• Contabilidad (asientos y comprobantes) · Recorrido transaccional
• Inventario (existencias, kardex y costo) — el “espejo” de este módulo para mercadería.
• Guía del Plan de Cuentas (PUC Bolivia) · Ajustes por UFV