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[[help:start|NITRO Wiki]] » [[help:contabilidad_completo|Contabilidad]] » **Importar asientos desde Excel**

====== Importar asientos desde Excel (carga masiva) ======

> **En dos minutos:** usted arma sus asientos en una planilla Excel (uno debajo del otro, cada uno con sus líneas al Debe y al Haber), la sube a NITRO, revisa la vista previa y presiona **Contabilizar**. NITRO crea todos los comprobantes de una sola vez, con su numeración oficial CI/CE/CT, y guarda el lote para que pueda consultarlo o anularlo completo si se equivocó.

===== 1. ¿Para qué sirve? =====

Muchos contadores preparan sus asientos mensuales en Excel: la rendición de la caja chica, los gastos del mes, las provisiones, los ajustes. Pasarlos uno por uno al sistema toma tiempo y es donde se cuelan los errores de tipeo. La **importación de asientos** resuelve eso:

  * Se editan **todos los asientos en Excel** (varios asientos en un mismo archivo, sin límite práctico; hasta 500 por archivo).
  * NITRO **valida antes de grabar**: que la cuenta exista, que la fecha esté en una gestión abierta, que cada asiento cuadre al centavo y que no esté repetido.
  * La contabilización es **todo o nada**: si una sola línea tiene error, no se graba ningún asiento. Nunca quedan asientos a medias.
  * Cada asiento recibe su **comprobante boliviano** (CI, CE o CT) exactamente como si lo hubiera cargado a mano.
  * Queda un **historial por lote** con enlace a cada comprobante y un botón para **anular el lote entero**.

> **Datos mínimos.** Esta herramienta está pensada para cargas rápidas y efectivas. Cada línea necesita solo: número de asiento, fecha, glosa, cuenta y el importe al Debe o al Haber. Si usted usa centros de costo (dimensiones), referencias u otros detalles, impórtelos así y luego complete esos datos editando el comprobante en NITRO.

===== 2. Dónde está =====

Entre a **Contabilidad** y en la barra superior abra el menú **Comprobantes → Importar Asientos (Excel)**. También la encuentra en el menú clásico de Contabilidad, en la sección de transacciones.

{{:help:ia_00_menu.png?700|Menú Comprobantes de Contabilidad con la opción Importar Asientos (Excel)}}

La pantalla tiene tres pestañas:

^ Pestaña ^ Para qué ^
| **Importar** | Subir el archivo o pegar el texto, ver la vista previa y contabilizar. |
| **Lotes importados** | Historial de cada importación con enlace a sus comprobantes y el botón **Anular lote**. |
| **Plantilla y ayuda** | Descargar la plantilla Excel, descargar el plan de cuentas de su empresa y leer las reglas. |

{{:help:ia_01_importar.png?700|Pestaña Importar: archivo o texto}}

> **Permisos.** El administrador de la empresa ya tiene acceso. Para otro usuario, en **Configuración → Roles y accesos** marque el área "Importar Asientos (Excel)" en su rol.

===== 3. Preparar la plantilla Excel =====

Descargue la plantilla desde la pestaña **Plantilla y ayuda** (botón "Descargar plantilla Excel"). Tiene cuatro hojas:

{{:help:ia_02_ayuda.png?700|Pestaña Plantilla y ayuda con las descargas}}

==== Hoja "Instrucciones" ====

Resume cómo llenar la planilla. Léala una vez y pase a la hoja Asientos.

{{:help:ia_tpl_instrucciones.png?700|Hoja Instrucciones de la plantilla}}

==== Hoja "Plan de cuentas" ====

Aquí se pega el plan de cuentas de **su** empresa. Para obtenerlo, en la pestaña **Plantilla y ayuda** presione "Descargar plan de cuentas de esta empresa (CSV)", ábralo y copie las dos columnas (cuenta y nombre) sobre esta hoja. Gracias a esto la planilla **autocompleta el nombre de la cuenta** mientras usted escribe el código y le avisa si el código no existe.

==== Hoja "Asientos" (la que se llena) ====

Es una tabla con **una fila por línea contable**. Las celdas amarillas se escriben; las grises se calculan solas.

{{:help:ia_tpl_asientos.png?750|Hoja Asientos con dos asientos de ejemplo}}

^ Columna ^ Qué se escribe ^ Obligatoria ^
| **N° asiento** | Un número que agrupa las líneas de un mismo comprobante: todas las líneas del primer asiento llevan 1, las del segundo 2, y así. NITRO asigna después el número oficial. | Sí |
| **Fecha** | Fecha del asiento (AAAA-MM-DD o DD/MM/AAAA). Se repite en cada línea del asiento. | Sí |
| **Tipo (opcional)** | CI, CE o CT. Es solo informativo: NITRO determina la clase por las cuentas (ver sección 7). | No |
| **Glosa principal** | Concepto del asiento. Se repite en cada línea (copie hacia abajo). | Sí |
| **Cuenta** | Código de la cuenta del plan de cuentas (por ejemplo 511008001). | Sí |
| **Nombre de cuenta (auto)** | Se completa solo desde la hoja Plan de cuentas. Si muestra "CUENTA NO EXISTE", corrija el código. | — |
| **Debe / Haber** | Importe en una sola de las dos columnas. Escriba 2350 o 2350,50; la celda es numérica. | Una de las dos |
| **Glosa particular** | Detalle de la línea (número de recibo, proveedor). Si se deja vacía, se usa la glosa principal. | No |
| **Control del asiento (auto)** | CUADRADO o DESCUADRE con la diferencia. | — |
| **Estado línea (auto)** | OK o la alerta concreta: falta cuenta, cuenta inválida, sin importe, Debe y Haber a la vez, falta fecha. | — |

Al final de la tabla hay un **resumen**: cantidad de asientos, total Debe, total Haber, líneas con alerta, asientos descuadrados y la señal **LISTO PARA IMPORTAR: SÍ / NO**. No suba la planilla hasta que diga SÍ.

> **Consejos de llenado**
>   * No deje filas vacías entre las líneas de un mismo asiento.
>   * Puede tener varias cuentas al Debe y varias al Haber en el mismo asiento; lo único que importa es que la suma de ambos lados coincida.
>   * Si una cuenta no aparece en el plan, créela primero en NITRO (Contabilidad → Plan de cuentas) y vuelva a descargar el CSV.
>   * Borre los dos asientos de ejemplo que trae la plantilla antes de usarla.

==== Hoja "Pegar en NITRO" ====

Se genera sola a partir de la hoja Asientos: una línea de texto por fila, con los campos separados por una barra vertical. Es la alternativa para quienes prefieren **copiar y pegar** en vez de subir el archivo: copie toda la columna A y péguela en el cuadro de texto de la pestaña Importar.

{{:help:ia_tpl_pegar.png?750|Hoja Pegar en NITRO: texto generado automáticamente}}

===== 4. Caso práctico paso a paso =====

Vamos a registrar dos asientos de fin de mes de la empresa de ejemplo:

^ N° ^ Fecha ^ Glosa ^ Cuenta ^ Debe ^ Haber ^
| 1 | 30/09/2026 | Rendición de caja chica de septiembre | 511008001 Gasto transporte, encomiendas y courrier | 180,00 | |
| 1 | 30/09/2026 | Rendición de caja chica de septiembre | 511001001 Costo de venta | 420,00 | |
| 1 | 30/09/2026 | Rendición de caja chica de septiembre | 112013001 Fondos a rendir | | 600,00 |
| 2 | 30/09/2026 | Pago en efectivo de transporte de mercadería | 511008001 Gasto transporte, encomiendas y courrier | 95,50 | |
| 2 | 30/09/2026 | Pago en efectivo de transporte de mercadería | 111001001 Caja MN | | 95,50 |

El primer asiento tiene **dos cuentas al Debe y una al Haber** (600 = 180 + 420). El segundo es un pago en efectivo.

==== Paso 1. Subir o pegar ====

En la pestaña **Importar**, elija el archivo con "Choose File" **o** pegue el texto de la hoja "Pegar en NITRO" en el cuadro. Luego presione **Analizar y previsualizar**.

{{:help:ia_04_pegar_texto.png?700|Texto pegado en el cuadro antes de analizar}}

==== Paso 2. Revisar la vista previa ====

NITRO lee el archivo, agrupa las líneas por número de asiento y valida cada una contra su plan de cuentas y su gestión fiscal. Arriba verá el resumen: asientos encontrados, total Debe = Haber, cuántos tienen errores (bloquean) y cuántos tienen avisos (posibles duplicados). Debajo, cada asiento con sus líneas: fila de origen, cuenta, nombre, Debe, Haber y glosa particular. La barra de color de la izquierda es verde cuando el asiento está bien.

{{:help:ia_05_preview_ok.png?700|Vista previa correcta: 2 asientos, 0 errores, botón Contabilizar}}

> Compare la vista previa con su planilla antes de seguir. Lo que ve aquí es exactamente lo que se va a grabar.

==== Paso 3. Contabilizar ====

Presione **Contabilizar N asientos**. NITRO graba todos los asientos en una sola operación y lo lleva a la pestaña **Lotes importados**, donde el lote nuevo aparece arriba con el enlace a cada comprobante creado.

{{:help:ia_06_lotes.png?700|Lote contabilizado con sus dos comprobantes CT-09-014 y CE-09-012}}

En el ejemplo, el asiento 1 recibió el comprobante **CT-09-014** (traspaso: no toca caja ni banco) y el asiento 2 el **CE-09-012** (egreso: sale dinero de Caja MN). Al hacer clic en el enlace se abre el comprobante tal como quedó en el Libro Diario:

{{:help:ia_07_asiento.png?700|Comprobante generado por la importación}}

Y en **Contabilidad → Libro Diario** los asientos aparecen junto a los demás, sin ninguna diferencia con los cargados a mano:

{{:help:ia_08_libro_diario.png?700|Libro Diario con los asientos importados}}

===== 5. Qué asiento genera =====

Exactamente el que usted escribió. NITRO no agrega IVA, retenciones ni líneas automáticas: cada fila de su planilla es una línea del comprobante, con su glosa particular como detalle. Para el caso práctico:

^ Comprobante ^ Cuenta ^ Debe ^ Haber ^
| CT-09-014 | 511008001 Gasto transporte, encomiendas y courrier | 180,00 | |
| | 511001001 Costo de venta | 420,00 | |
| | 112013001 Fondos a rendir | | 600,00 |
| CE-09-012 | 511008001 Gasto transporte, encomiendas y courrier | 95,50 | |
| | 111001001 Caja MN | | 95,50 |

===== 6. Si algo está mal: errores y avisos =====

La vista previa distingue dos niveles:

  * **Errores (rojo)**: bloquean la contabilización. Corrija la planilla y vuelva a analizarla.
  * **Avisos (naranja)**: no bloquean, pero exigen que marque "Importar de todos modos". Hoy el único aviso es el de posible duplicado.

{{:help:ia_03_preview_errores.png?700|Vista previa con errores: cuentas que no existen en esta empresa}}

^ Mensaje ^ Qué significa ^ Qué hacer ^
| La cuenta 113005001 no existe o está inactiva | El código no está en el plan de cuentas de esta empresa (o está desactivado). | Corrija el código o cree la cuenta en Contabilidad → Plan de cuentas. |
| Fecha inválida o vacía | La celda de fecha está vacía o no es una fecha. | Escriba la fecha en AAAA-MM-DD o DD/MM/AAAA en todas las líneas del asiento. |
| La fecha … está fuera de la gestión fiscal activa o en un período cerrado | El asiento es de un año no abierto o de un mes ya cerrado. | Abra la gestión en Configuración → Años fiscales, o cambie la fecha. |
| Descuadre: Debe … / Haber … (diferencia …) | La suma del Debe no coincide con la del Haber en ese asiento. | Revise los importes; la planilla lo marca en la columna Control. |
| Un asiento necesita al menos 2 líneas | Solo hay una fila con ese número de asiento. | Verifique que todas las líneas tengan el mismo N° de asiento. |
| Fila N: Sin importe | La línea no tiene Debe ni Haber. | Escriba el importe en una de las dos columnas o borre la fila. |
| Fila N: Debe y Haber en la misma línea | Hay importe en ambas columnas. | Deje solo una. |
| Falta la glosa principal del asiento | Ninguna línea del asiento tiene glosa. | Escriba el concepto en la columna Glosa principal. |
| Posible duplicado: ya importado … / ya existe el asiento … | Hay un asiento igual (misma fecha, glosa y total) en el sistema o en un lote anterior. | Si es un reintento por error, descarte. Si realmente es otro asiento, marque "Importar de todos modos". |
| No se encontraron asientos | NITRO no reconoció el encabezado de la hoja. | Use la plantilla sin cambiar los títulos de las columnas, o el formato por bloques (sección 8). |
| Máximo 500 asientos por archivo | El archivo es demasiado grande. | Divídalo en dos. |

{{:help:ia_09_duplicados.png?700|Aviso de posibles duplicados al reimportar el mismo texto}}

===== 7. Numeración CI / CE / CT =====

NITRO asigna la clase del comprobante mirando las cuentas del asiento, igual que en el resto del sistema:

  * **CI (ingreso)**: entra dinero a una cuenta de caja o banco.
  * **CE (egreso)**: sale dinero de una cuenta de caja o banco.
  * **CT (traspaso o diario)**: el asiento no toca caja ni banco, o lo toca por los dos lados.

La columna "Tipo" de la planilla es solo una ayuda para usted; si no coincide con lo que NITRO determina, manda NITRO. La numeración es correlativa por clase y por mes, así que un asiento importado con fecha de un mes anterior toma el siguiente número libre de ese mes.

===== 8. Otros formatos aceptados =====

Además de la plantilla, el importador entiende:

  * **Planilla por bloques**: cada asiento como un bloque con una fila "Fecha de transacción", una fila "Glosa principal", un encabezado "Número de cuenta / Nombre de cuenta / Debe / Haber / Glosa particular" y sus líneas hasta la fila TOTAL. Es el formato que algunos contadores ya usan; se puede subir tal cual.
  * **Texto pegado**: una línea por fila con 8 campos separados por barra vertical, en este orden: asiento | fecha | tipo | glosa | cuenta | debe | haber | glosa particular. También se aceptan punto y coma o tabulador como separador.
  * **Archivo .csv** con las mismas columnas de la plantilla.

Los importes aceptan punto o coma decimal (2350.50 y 2.350,50 valen lo mismo).

===== 9. Anular un lote =====

Si después de contabilizar descubre que el archivo estaba mal, no hace falta anular asiento por asiento. En **Lotes importados** presione **Anular lote**: NITRO revierte todos los comprobantes de esa importación (quedan como anulados en el Libro Diario, con la fecha de anulación) y marca el lote en rojo.

{{:help:ia_10_lote_anulado.png?700|Lote anulado: sus comprobantes quedaron revertidos}}

> Anular un lote es definitivo para ese lote. Si solo un asiento estaba mal, es más simple anular ese comprobante desde Configuración → Anular una transacción y volver a cargarlo.

===== 10. Preguntas frecuentes =====

**¿Puedo subir varios meses en un archivo?** Sí, mientras cada asiento tenga su fecha correcta y las gestiones estén abiertas.

**¿Qué pasa si subo dos veces el mismo archivo?** La vista previa marca cada asiento como posible duplicado y no deja contabilizar sin que usted lo confirme.

**¿Se guarda mi Excel en NITRO?** No. NITRO solo lo lee al momento de importar; lo que queda son los asientos, iguales a los que se cargan a mano. Por eso no importa si su archivo tiene fórmulas o formatos: se leen los valores.

**¿Puedo usar dimensiones o referencias propias?** No desde la planilla. Importe el asiento y luego edítelo en el Libro Diario para completar esos campos.

**¿Y las columnas con nombre de cuenta?** Solo se usa el código. El nombre de la plantilla es una ayuda visual.

===== 11. Lista de verificación antes de importar =====

  - Plan de cuentas actualizado en la hoja "Plan de cuentas".
  - Todas las líneas con N° de asiento, fecha y glosa.
  - Ningún "CUENTA NO EXISTE" en la columna de nombre.
  - Columna Control en CUADRADO para todos los asientos.
  - Resumen: LISTO PARA IMPORTAR = SÍ.
  - Asientos de ejemplo borrados.

===== Ver también =====

  * [[help:contabilidad_completo|Contabilidad: comprobantes, libros y cierre]]
  * [[help:guia_plan_cuentas|Guía del plan de cuentas]]
  * [[help:recorrido_transaccional|Recorrido transaccional: qué asiento genera cada operación]]